В Москве обсудили цифровизацию архивов

На мероприятии собрались банковские специалисты, уже работающие с электронными документами и имеющие опыт их цифровизации,  а также  представители крупных производственных и ИТ-компаний, сотрудники служб документационного обеспечения управления и архивов, профессиональные управляющие документами и  эксперты Гильдии. 

Экспертное сообщество сделало вывод, что основная проблема, препятствующая полному отказу от бумажных документов - невозможность их долгосрочного или постоянного хранения в статусе аутентичных оригиналов и стоимость хранения.

Высказывались разные точки зрения: нужно ли сохранять юридическую значимость электронных документов при их хранении, т.к. она зачастую зависит не от самого документа, а от управленческой ситуации и его правового окружения. Должна ли электронная подпись обеспечивать аутентичность электронных документов или она - всего лишь инструмент для защиты оперативной передачи документов, а при хранении электронных документов необходимо использовать доверенную среду?

Был затронут и актуальный  вопрос об обработке и защите персональных данных. В оперативной деятельности банков они обрабатываются и защищаются в соответствии  с утвержденной политикой. А действие Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (п. 2 ) не распространяется на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации. Каким образом и в досье какой формы должны храниться обезличенные и подвергшиеся декомпозиции в работе с клиентами их персональные данные в электронном архиве?

Дискуссию вызвал вопрос об реальном отставании нормативно-правовой базы от практики организации электронных архивов. Юристы считают, что сначала должны сложиться соответствующие правовые отношения и практика, которая затем обобщается и закрепляется законодательством. А практики сетуют на отсутствие законодательных норм, обеспечивающих юридическую значимость действий при работе с электронными документами. 

 С.И Афанасьев, исполнительный директор «Гильдии Управляющих Документацией», открывая мероприятие, говорил о важности цифровизации, и не только для банковской деятельности :

«Деловая деятельность основана на документах, документальном обосновании подтверждения управленческих действий и операций. В цифровую эпоху главной функцией документа является функция доказательства. Цифровизация – это не просто перевод колоссального объема бумажных документов в электронный вид с целью уменьшения расходов на их хранение и оптимизацию документооборота, но прежде всего необходимость их создания собственно в электронном виде в статусе оригинала. Это обеспечит и эффективный документооборот, и аналитическую обработку по технологии "больших данных", использование и архивное хранение».

Спикером, с которым было интересно и полезно пообщаться на саммите, был председатель совета директоров ЭОС, член «Гильдии Управляющих Документацией» Баласанян В.Э. Он рассказал о проблемах долгосрочного хранения электронных документов, о зарубежном опыте и некоторых практических  решениях компании ЭОС. «При современной тенденции заменять удостоверяющие документы (паспорт, свидетельство на право собственности и т.д.) выписками из централизованно ведущихся реестров встает вопрос об архивировании баз данных, при решении которого возможно использовать и зарубежные разработки».

На саммите было произведено  награждение ПАО "Росбанк" как лауреата конкурса, который ежегодно проводится «Гильдией Управляющих Документацией», в номинации «Инновационное решение в управлении электронными документами».

Участники дискуссионного саммита  положительно оценили новую форму проведения профессиональной встречи, т.к. на ней появилось больше возможностей  обсудить с коллегами наболевшие практические и острые методические вопросы не только в прениях и на круглых столах, но и в личных беседах, т.к. благодаря «Гильдии Управляющих Документацией» мероприятие собрало ключевых специалистов и ведущих экспертов по  управлению документами и организации электронных архивов.