Образцовое ERP-внедрение для дистрибьютора. «Алсель» и «КОРУС Консалтинг» оценили совместный проект/Блиц-интервью

ЗАО «Алсель СПб» - дочерняя компания шведского концерна Ahlsell, которая является крупнейшим поставщиком материалов и оборудования в области инженерных систем. Предприятия концерна работают на территории Швеции, Норвегии, Дании и Финляндии, и его акционерами являются Goldman Sachs и Cinven. «Алсель СПб» была основана в 1995 году и поставляет товары от более чем 100 производителей. В ассортименте дистрибьютора более 15 тыс. наименований продукции. В 2004 году состоялось открытие первого филиала «Алсель» в Екатеринбурге, что стало первым шагом на пути к созданию филиальной сети в России. Сегодня филиалы «Алсель» расположены также в Новосибирске, Самаре и Москве, и на данный момент фирма располагает 6 складами в России, из которых три, включая недавно запущенный распределительный склад и два склада-магазина, расположены в Северной столице. Оборот по всему концерну Ahlsell (в целом он располагает 150 складами) составляет $2 млрд. Стоит отметить, что на некоторых рынках, например в соседней Финляндии, Ahlsell развивался за счет приобретения местных крупных игроков. При этом, по признанию руководства компании, российский рынок является стратегическим для нее. В частности, ее бизнес здесь растет в среднем на 30% в год, а в 2007 году, благодаря активному региональному развитию, ожидаются и более высокие результаты. Штат компании «Алсель» в России сегодня насчитывает порядка 120 человек.

Как отметил генеральный директор российского «Алсель» Антон Сандевалль, еще до организации первого представительства «Алсель» в Екатеринбурге в 2004 году компания задумалась об обновлении своей системы управления предприятием. Ранее в компании использовалось учетное ПО отечественной разработки «Фолио», которое постоянно дорабатывалось с учетом изменений в компании. Однако после открытия второго склада, который расположен в отдаленном регионе, оказалось, что действующая система перестала справляться с задачами бизнеса. «Предыдущая система, которая хорошо работала для одного склада и небольших отделов продаж и логистики, не смогла обеспечить одновременную работу в реальном времени с двумя складами. Этот факт дал понять, что использование существующей системы не позволит эффективно проводить дальнейшее региональное развитие компании, что противоречило ее бизнес-планам. Поэтому было решено внедрить новое более мощное решение», - рассказывает администратор информационных систем компании «Алсель СПб» Юрий Иванов. Базовые задачи, которые была призвана решать новая система, - обеспечение консолидации бизнес-процессов в едином информационном поле, безопасность данных в территориально распределенной сети и гибкой системы отчетности.

В ходе тендера было рассмотрено три системы, и выбран поставщик услуг - «КОРУС Консалтинг».

Проект по внедрению стартовал в октябре 2005 года. При этом изначально были определены сроки завершения проекта – май 2006 года. Это было вызвано рядом причин, включая планируемое на тот момент открытие филиалов еще в нескольких городах России. Реализация проекта шла при активном участии будущих ключевых пользователей системы – топ-менеджеров, а также руководителей отделов продаж, логистики и бухгалтерии компании «Алсель». Со стороны компании «КОРУС Консалтинг» в работе единовременно принимало участие 3-5 человек.

Еще одна особенность проекта, помимо жестких сроков, связана с тем, что в тот момент компания-заказчик проводила реструктуризацию собственных бизнес-процессов: компания становилась территориально-распределенной. В частности, в Петербурге и Екатеринбурге филиалы ранее существовали как отдельные единицы, со своими отделами продаж, и в то же время отдел логистики существовал только в петербургском, центральном, подразделении. Кроме того, к моменту включения системы Axapta Retail&Distribution в работу был также открыт в Петербурге новый распределительный склад в Колпино. Таким образом, компании необходимо было свести в единую базу все существующие отделения, а также подготовить платформу для присоединения к ней будущих новых филиалов.

Завершено внедрение Axapta Retail&Distribution было к намеченному сроку. В начале мая 2006 года началась тестовая эксплуатация системы, а в конце мая система была запущена в промышленную эксплуатацию. При этом в Екатеринбурге было проведено обучение специалистов, что позволило запустить систему в работу одновременно в обоих открытых на тот момент филиалах. Летом прошлого года филиальная сеть значительно расширилась: открылись представительства «Алсель» в Москве, Новосибирске и Самаре, а в октябре в Петербурге появился склад-магазин. Причем, как отметил Юрий Иванов, при открытии нового филиала «местная» Axapta Retail&Distribution настраивается за один день (локальные пользователи получают доступ через удаленный доступ, при этом на местах в основном автоматизируются рабочие места продавцов, функции логистики и склада сосредоточены в Петербурге). На данный момент в системе насчитывается 60 рабочих мест.

Сегодня на базе решения Axapta Retail&Distribution в компании «Алсель» автоматизированы процессы закупок, продаж, складской логистики и взаиморасчетов с контрагентами, управленческая отчетность и управление цепочками поставок. В системе реализована возможность «жесткого» или «мягкого» резервирования, что обеспечивает возможность «брони» товара под определенного заказчика, даже если он еще не поступил на склад. Это позволяет обеспечить гарантированные поставки товаров из центрального логистического центра. Особенностью системы является то, что продавцы «видят», какие продукты имеются на складе, на какие продукты были сделаны заказы, какие товары находятся на пути к клиенту и в регион, и какие должны вскоре прийти со стороны зарубежных складов. При этом в систему встроена функция разганичения прав доступа на уровне филиалов компании. По словам Антона Сандевалля, это было сделано в целях обеспечения безопасности коммерчески важных данных компании. Кроме того, руководители отделов могут видеть работу своих подчиненных. Благодаря такой системе идет начисление бонусов, которые видны руководителям, но в то же время не видны продавцам.

Внедренная система интегрирована с используемым в компании бухгалтерским ПО («Турбо Бухгалтер»). Для анализа, планирования закупок и складских перемещений, контроля над закупками товара и реализации отчетности - в компании «Алсель» было внедрено BI-решение Axcision - специализированный продукт, разработанный «КОРУС Консалтинг». Данное решение консолидирует данные из Axapta Retail&Distribution и «Турбо Бухгалтер» и позволяет руководству компании получать оперативные аналитические отчеты по заранее заданным срезам. Кроме того, в течение внедрения продукта была модернизирована и вычислительная инфраструктура, в частности, обновлен серверный парк (аппаратный узел, находящийся в Петербурге, построен на оборудовании Intel).

«Тот факт, что наш клиент является дочерним предприятием крупного европейского концерна, предъявлял особые требования к предоставлению отчетности. По желанию заказчика в систему были загружены отчетные данные за предыдущие периоды. И сейчас созданная в компании «Алсель» информационная система позволяет предоставлять руководству компании детальную историю продаж и значения финансовых показателей за текущий и предыдущий годы», - комментирует внедрение координатор проекта со стороны компании «КОРУС Консалтинг» Михаил Бурачков. «Несмотря на ряд сложностей, возникших после запуска Axapta Retail&Distribution в промышленную эксплуатацию по причине изменения схемы работы со складами, проект был завершен успешно», - отметил Антон Сандевалль.

Еще одна особенность этого проекта с точки зрения интегратора в том, что он стал базой для развития собственного вертикального решения, которое ранее позиционировалось в основном для розницы, а сейчас – также и для дистрибьюции (см. выпуск новостей от 30 января 2007 г.).

На вопросы корреспондента spbIT.su отвечает генеральный директор компании «Алсель» Антон Сандевалль

Как происходило развитие компании «Альсель» в России и почему было принято решение об открытии филиалов?

- Идея об открытии филиалов созрела достаточно давно. Еще в 1997 году было принято решение о начале деятельности в Москве, но после кризиса 1998 года наш учредитель стал осторожно относиться к инвестициям в Россию. В 2004 году был открыт филиал в Екатеринбурге, поскольку на тот момент там нами уже велись продажи, причем в более- менее приличных объемах, уже были налаженные контакты. Соответственно, открыв филиал именно там, мы могли проверить, какие участки нам необходимо отработать для расширения сети по всей России. В 2005 году в компании был принят план развития, согласно которому в течение нескольких ближайших лет предполагалось создание крупной филиальной сети. Сегодня каждый региональный филиал организован таким образом, что в нем располагаются отдел продаж и офис-менеджер, а все административные структуры компании расположены только в Петербурге.

Как проходило развитие инфраструктуры компании согласно новому плану развития?

- В 2003 году нами были предприняты первые попытки модернизации инфраструктуры предприятия – разделения отделов продаж и логистики. В целом нам было нужно обеспечить ИТ-инфраструктуру, которая бы минимизировала человеческое взаимдействие при заказе продукта. Изначально, когда мы поняли, что «Фолио» не отвечает нашим новым требованиям, была идея поставить на предприятии шведскую систему управления складами – это была Vivaldi, к внедрению которой наши европейские коллеги на тот момент сами приступили недавно. Но это оказалось невозможно, поскольку она была не адаптирована для российского рынка. Поэтому здесь выбрали российского поставщика, которым и оказалась компания «КОРУС Консалтинг». С точки зрения эффективности работы филиалов, затраты на внедрение информационной системы фактически сразу же оправдали себя. О точных цифрах трудно говорить, но вот пример из того, что, как говорится, лежит на поверхности: сегодня нет необходимости набирать персонал для администрирования работы филиалов, что экономит до €12 тыс. на каждый филиал. Кроме того, с точки зрения учета и аналитики созданное решение дает еще ряд преимуществ. Например, мы можем отслеживать, как менялись потребительские предпочтения наших ключевых клиентов, отслеживать насколько эффективно справляются со своей работой наши поставщики. Самый главный итог с точки зрения базовых бизнес-процессов таков: у нас разделены продавцы и склад. Если ранее была возможна ситуация, когда продавец в случае возникновения проблемных ситуаций мог, как говорится, «кивать» на склад, и наоборот, то сейчас это невозможно: мы знаем о том, когда ушла заявка от менеджера, когда она была принята в обработку на складе с точностью до минуты.

Как в целом построена ИТ-служба компании? Какие другие системы используются?

- Сегодня ИТ-отдел компании – это два человека, которые обеспечивают поддержку для системы Axapta Retail&Distribution. Также в штате предусмотрено по одному человеку в филиалах – для поддержания технической инфраструктуры; в ряде случаев эта задача передается на аутсорсинг. В целом в Петербурге сегодня имеется порядка 50 рабочих мест, также по 5-6 ПК установлено в каждом из филиалов. Телекоммуникационная инфраструктура для нас обеспечивается компанией «ПетерСтар». Также сегодня нами строится корпоративная сеть по технологии VPN. Предположительно она будет запущена в работу в течение двух месяцев. В наших планах – более активное использование возможностей ИТ для повышения эффективности нашего бизнеса, включая организацию видеоконференцсвязи, создание специального раздела на нашем сайте, где наши существующие покупатели могли бы самостоятельно проверять наличие продукта на складе.

Подробности

«КОРУС Консалтинг» предоставляет услуги консалтинга в области информационных технологий, создает и сопровождает корпоративные системы управления бизнесом. Компания основана в 2000 году, и на данный момент имеет два офиса: в Москве и в Санкт-Петербурге. Численность персонала - порядка 600 человек. В активе «КОРУС Консалтинг» более 150 реализованных проектов в России, СНГ и Европе в таких отраслях, как строительство, транспорт, розничная торговля, дистрибуция, логистика, металлургия, химия, телекоммуникации. Компетенции «КОРУС Консалтинг»: комплексные системы управления производством, системы управления логистикой и складскими комплексами, автоматизация розничной торговли, бюджетное и стратегическое управление, автоматизация бухгалтерского и налогового учета, управление персоналом и расчет заработной платы, электронный документооборот, технологии EDI.