ИТ помогают фармацевтам. Налаживать диалог с заказчиками

Медико-фармацевтическая фирма "Аконит" основана в 1993 году. Главные офисы, складские помещения и производство компании расположены в Петербурге. Филиалы находятся в Москве, Нижнем Новгороде и Екатеринбурге. В настоящее время "Аконит" входит в первую двадцатку дистрибьюторов, работающих на российском фармацевтическом рынке. Компания является партнером более 100 производителей и предлагает покупателям по всей России более 4 тыс. наименований лекарственных препаратов и изделий медицинского назначения. В состав холдинга «Аконит» входит также компания «Интерфарма», которая специализируется на поставках биологически активных добавок и лечебной косметики, и «Фармпроект» - производитель лекарственных препаратов.

Всего на фарм-рынке Петербурга представлено порядка пятнадцати программ для осуществления электронных заказов. Ранее холдинг «Аконит» общался с клиентами с помощью системы электронных заказов «Сезам», которая была разработана собственными силами ИТ-отдела компании и запущена в 2002 году. «Сезам», подобно большинству аналогов, позволял клиентам «Аконита» только получать прайс-лист компании и делать заказ товаров. В 2004 году в отдел пришла новая команда, которая начала развивать ИТ не только внутри компании, но создавать новые ИТ-сервисы клиентам холдинга. Работы по созданию более совершенного программного продукта начались в августе 2004 года. Они велись в рамках нового направления деятельности отдела ИТ холдинга «Аконит» - проекта совершенствования бизнес-процессов взаимоотношений с поставщиками и клиентами путем их автоматизации.

Сейчас с помощью системы обмена информации (СОИ) «Провизор» клиенты "Аконита" смогут оформить заявку на товар, имея данные о наличии и количестве конкретной позиции товарного ассортимента и о сроках его реализации. Возможность фильтрации в прайс-листе упрощает процедуру формирования заявки. В СОИ имеется электронный каталог, который включает фотографии и подробные описания товаров. Кроме того, система предоставляет возможность получить электронные накладные для последующего импорта в базу данных учетной системы клиента. Пользователю СОИ «Провизор» доступны для просмотра списки платежей, оплаченных и неоплаченных накладных, кредитных задолженностей, сроков оплат. Чтобы сократить телефонные переговоры при формировании заказа, в СОИ «Провизор» предусмотрена возможность обмена текстовыми сообщениями между менеджерами холдинга и клиентами.

Над созданием «Провизора» работала группа из пяти специалистов «Аконита». Все программное обеспечение системы было разработано с использованием современного языка программирования С++ в среде разработки Microsoft Visual Studio.NET 2003. Интерфейс программы реализован с использованием стандартных элементов интерфейса операционной системы Windows. Благодаря этому решению длительное обучение и специальная подготовка для работы с системой не требуется. Установка программы на рабочие места клиентов производится при помощи Installation Wizard. «Мастер установки» построен таким образом, чтобы даже не подготовленный пользователь ПК мог ее произвести. При необходимости специалисты ИТ-службы «Аконита» могут предоставить консультации по телефону или выехать к клиенту. Подключение к серверу СОИ «Провизор» возможно посредством сети Интернет с использованием VPN-подключения, либо с помощью прямого модемного соединения. Авторизация в системе осуществляется по индивидуальному логину и паролю, которые каждый заказчик получает с программой. В СОИ «Провизор» добавлена функция автоматического обновления, т.е. при появлении дополнительных функционалов программы не потребуется ее переустановка, а пользовательские настройки СОИ останутся нетронутыми.

В марте компания начала тестирование бета-версии СОИ «Провизор» в десяти аптеках Петербурга. Как показали испытания, программный продукт в целом вполне соответствует профессиональным требованиям сотрудников аптек. Пожелания по совершенствованию системы будут учтены разработчиками при выпуске второй версии. Проверка на отказоустойчивость системы продлится до 1 июня.

В настоящее время СОИ «Провизор» проходит регистрацию в Федеральном органе исполнительной власти по интеллектуальной собственности как программа для ЭВМ. Логотип программы «Провизор» зарегистрирован патентным бюро как товарный знак. При этом коммерческого использования программы не будет. Она и связанный с нею ИТ-сервис предоставляется клиентам холдинга «Аконит» абсолютно бесплатно. Цель ее распространения – снижение издержек клиентов и холдинга за счет автоматизации процессов взаимодействия. "Наша задача - создать клиентам максимально удобные условия для сотрудничества с холдингом. А это невозможно сделать, не используя современные информационные технологии", - прокомментировал президент холдинга "Аконит" Вардан Сафарян.

Директор по ИТ фармацевтического холдинга «Аконит» Максим Белоусов ответил на вопросы корреспондента spbIT.su.

Максим, насколько популярны системы электронных заказов на фарм-рынке?

- Системы, которые обеспечивают удобный контакт между менеджерами по продажам и провизорами (то есть сотрудниками аптеки или медицинского учреждения, которые осуществляют закупку товаров), есть у любого уважающего себя поставщика. В том числе ими пользуются главные российские игроки – компании ЦВ «Протек», «СИА», «ШРЕЯ», «Генезис» и др.

Для среднего фармдистрибьютера доля в обороте электронных заявок составляет около 40%, из них 10% приходится на собственные системы электронных заявок, а 30% заявок приходит через российские электронные торговые площадки (ЭТП), такие как "РОСБИ", "Кросс-Маркет", "Медлайн". Остальные заявки принимаются операторами и менеджерами устно, по факсу или по электронной почте. Наша задача состояла в том, чтобы создать такую комплексную систему, которая, по возможности, заменит ЭТП и уменьшит количество заявок, принимаемых устно, что значительно сократит издержки холдинга на содержание центров дистрибуции.
Когда мы проводили исследования рынка, выяснилось, что подобных программ в Петербурге порядка двенадцати. Но, изучая потребности аптек, мы пришли к выводу, что мало просто работать с заявками. Необходимо осуществлять дополнительный документооборот и предоставлять более широкий ИТ-сервис клиентам. И мы создали программу, которая практически полностью обеспечивает взаимодействие между поставщиком и клиентом. Потому и назвали ее системой обмена информацией, а не системой электронных заказов.

Как проходит программа развертывания новой системы?

- Этим занимается отдел маркетинга. Целевая аудитория – директора и владельцы аптек, а также лица, ответственные за закупки. Им рассылаются информационные письма. Кроме того, по всей России проводится рекламная кампания по продвижению СОИ «Провизор», проводятся маркетинговые акции.

Уже есть неплохие результаты. С начала апреля, то есть всего за три недели, «Провизор» появился у 150 клиентов, из которых 74 уже активно пользуются системой. В очереди на установку «Провизора» стоят еще 150 клиентов, а в целом желание установить у себя новый программный продукт высказало около 500 организаций. Однако наши технические возможности пока несколько ограничены - в месяц мы можем выпустить лишь 200 экземпляров системы.

Каким образом осуществляется сопровождение СОИ «Провизор»?

- Обеспечение ИТ-сервиса холдингу и его клиентам - основная задача нашего отдела. Мы считаем, что и сопровождение «Провизора» нам удалось организовать на хорошем уровне. Наши клиенты могут дозваниваться до сервера СОИ через модем по многоканальному телефону. Второй вид связи, через выделенный цифровой канал в Интернете, особенно удобен удаленным клиентам, т.к. снижаются их затраты на междугородные переговоры. В отделе ИТ холдинга организована специальная группа поддержки пользователей, в которой ежедневно с 8.00 до 22.00 работает «горячая линия» поддержки «Провизора». Связь с консультантами осуществляется по многоканальному телефону или по электронному адресу. Дополнительная информация доступна на специальном сайте.