Компания «ПроБюро» создана в 1994 году в Москве. На данный момент в «ПроБюро» работает более 800 сотрудников, есть два офиса и разветвленная дилерская сеть, охватывающая всю Россию. «ПроБюро» представляет на российском рынке более 5 тыс. наименований канцелярских принадлежностей школьно-письменного ассортимента и товаров для офиса, в том числе таких производителей, как Koh-I-Noor, Centropen, proOFFICE, Korona (Чехия), Reynolds, AD Class, Agipa, Herlitz, Uni и Protégé (Франция), Helit, M+R, Rotring (Германия), Universal (Италия), Neusiedler SCP (Австрия/Словакия), StoraEnso (Финляндия), Rapid (Швеция), Tombow (Япония). Кроме того, компания вывела на рынок новые торговые марки, адаптированные к условиям российского рынка - Boom (товары детского и школьного ассортимента) и Proff (офисные принадлежности).

С момента основания компании «ПроБюро» большая часть бизнес-процессов была автоматизирована. Однако активный рост компании и расширение линейки предоставляемых услуг привело к тому, что в компании появилось несколько информационных систем, каждая из которых отвечала за часть бизнес-процессов. Часто функции информационных систем дублировались, и с каждым годом поддерживать и развивать весь информационный комплекс становилось все сложнее. Именно поэтому в начале 2007 года руководством компании было принято решение о необходимости внедрения единой информационной системы, которая автоматизирует основные бизнес-процессы компании. Одной из основных задач новой информационной системы должно было стать обеспечение поддержки эффективного управления деятельностью компании не только в центральном офисе в Москве, но и во всей филиальной сети с учетом планов интенсивного роста компании на ближайшие 10 лет.

«Не секрет, что рынок канцелярских товаров не относится к числу высокомаржинальных. Поэтому умение управлять издержками, оптимизировать бизнес-процессы, контролировать каждый этап работы с клиентами и поставщиками, является на нашем рынке важнейшим конкурентным преимуществом. ERP-система — этот тот инструмент, без которого невозможно решение подобных задач», - прокомментировала финансовый директор компании «ПроБюро» Алена Бенуа.

В марте 2007 года был объявлен тендер, в ходе которого компания «ПроБюро» рассматривала 4 различные интеграционные платформы. Одновременно происходил и выбор будущего подрядчика по внедрению продукта. Победителем тендера была признана система Microsoft Dynamics AX, а внедрять ее было поручено компании Columbus IT. «Мы выбрали Columbus IT, так как эта компания доказала свою стабильность, о чем говорят ее опыт работы, оборот, количество внедренных решений. Кроме того, компания имеет в наличии персонал, обладающий соответствующей квалификацией и опытом работы, а также использует строгую и хорошо документированную методику внедрения», - пояснил IT-директор «ПроБюро» Константин Рыгалов.

Как рассказали в пресс-службе Columbus IT, на момент старта проекта в «ПроБюро» находятся в эксплуатации более 10 отдельных «самописных» систем, каждая из которых решает функционально законченный блок бизнес задач логистики, финансового управленческого и фискального учета, расчетов с персоналом и т.д. Часть из этих систем будет находиться в эксплуатации и поле запуска Axapta, поэтому в объеме работ проекта появились дополнительные задачи интеграции Axapta с этими системами.

По предварительным оценкам проект рассчитан на 8 месяцев. «Точное количество этапов в настоящее время не определено, - рассказали в Columbus IT. - На первом этапе будут автоматизированы подразделения компании, работающие в Московском регионе. На последующих этапах будут автоматизированы региональные подразделения «ПроБюро». Первый этап будет завершен в сентябре 2008». После завершения первого этапа проекта в системе будут работать до 300 пользователей, в дальнейшем их количество будет увеличено.

Автоматизации подвергнутся основные бизнес-процессы компании «ПроБюро», в частности - управление цепочками поставок, расчеты с контрагентами, управление запасами, движение денежных средств, управление отгрузками и учет основных средств. На последующих этапах внедрения возможности ERP-системы будут расширены CRM- модулем и модулем кадрового учета и расчета зарплаты. На разных этапах проекта со сторону Columbus IT будут участвовать от 4 до 9 сотрудников.

«Для ускорения процесса внедрения и повышения его качества перед началом проекта был проведен совместный тренинг, что позволило нам с заказчиком «говорить на одном языке». Для нас было очень важно обеспечить эффективное взаимодействие консультантов и экспертов со стороны заказчика, поскольку параллельно с внедрением новой информационной системы в компании «ПроБюро» происходит перестройка и оптимизация бизнес-процессов», - поясняет менеджер проекта со стороны Columbus IT Сергей Сидоров.

После первого этапа в системе будет работать 200-300 пользователей, после подключения региональных представительств общее количество пользователей может быть доведено до 600. Как рассказали в Columbus IT, после завершения внедрения дополнительного обучения персонала не потребуется, обучение будет проводиться в процессе внедрения. Точное количество персонала, которое будет обучено, в настоящее время не известно, возможно, речь идет о 100-200 человек. Сроки обучения будут определены после получения данных о численности учащихся, процесс обучения может занять 1-1,5 месяца.

Представители компании-интегратора рассказали, что в процессе внедрения понадобятся определенные доработки: не менее 1,1 тыс. человекочасов программирования, что обусловлено необходимостью реализации в решении специфические требования клиента. В ходе проекта потребуется выполнить дополнительные работы по проверке возможностей решения работать с требуемой производительностью при максимально возможном количестве одновременно работающих пользователей и, вероятно, потребуются дополнительные работы по оптимизации производительности.

Отметим, что Columbus IT давно выполняет проекты для компаний, обладающих территориально-распределенной филиальной сетью. Так, еще в 2004 году петербургская фирма ГСК, специализирующаяся на поставках инженерных комплектующих, в качестве интегратора ERP-системы Microsoft Axapta выбрала Columbus IT (см. новость от 24 ноября 2004 г.). В текущем, 2007, году интегратор акже осуществлял подобные проекты. Так, в мае петербургским представительством компании Columbus IT была реализована первая фаза проекта по внедрению системы бюджетирования и анализа бизнес-процессов на базе системы Cognos для управляющей компании холдинга «Содружество Северо-Запад», включающего ряд торговых и промышленных компаний. В рамках проекта были использованы решения линейки Cognos BI и Cognos Planning. Окончание проекта намечено на конец 2007 года (см. новость от 29 мая 2007 г.). Летом Columbus IT завершил в Петербурге проект по внедрению новой версии ERP-системы Microsoft Dynamics NAV версии 4.0 в «Росмарк-Сталь», предприятии, занимающемся поставками оборудования для обработки металла. В «Росмарк-Сталь» переход на новую версию называют первым шагом к централизованному управлению бизнес-процессами всей группы «Росмарк» (см. новость от 4 юля 2007 г.).