ST наводит порядок

Петербургская компания ST (до ноября 2006 года называлась STATUS technology) образована в 2002 году. Специализация компании - поставка решений в области электронного документооборота. Компания провела более 60 внедрений в Москве, Петербурге, Новгороде, Петрозаводске и других городах. Основные партнеры ST - ООО «Директум» (система электронного документооборота Directum), ГК «Современные технологии управления» (система визуального бизнес-моделирования Business Studio), ООО «ИДС Шеер» (IDS Sheer, средства моделирования и анализа бизнес-процессов ARIS). В конце 2006 года ST открыла новый московский офис, где размещается служба поддержки (структурное подразделение Service Desk) для Московского региона, инженерная группа и группа обучения. Всего в штате компании ST, по данным на начало 2007 года, работает 100 человек, из них 60 – в петербургском офисе.

Очередной проект, реализуемый на базе системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum, компания ST проводит в петербургском государственном унитарном предприятии «Ленгипроинжпроект». Основная сфера ГУП «Проектный институт по проектированию городских инженерных сооружений «Ленгипроинжпроект» включает проектирование  городских инженерных сооружений, сетей и коммуникаций. Ключевую функцию в работе организации играет оборот документации - институт является подразделением Комитета по градостроительству и архитектуре Санкт-Петербурга и призван обеспечивать высококачественной проектно-сметной документацией объекты строительства и реконструкции коммунальной и инженерно-транспортной инфраструктуры города.

По мере наращивания деятельности, в институте назрела необходимость оптимизации документооборота и приведения бизнес-процессов предприятия к единым корпоративным стандартам. Для этого был взят курс на выбор и внедрение системы электронного документооборота. В конце 2007 года, в результате проведенного тендера, в роли поставщика решения и интегратора была выбрана компания ST, а в качестве платформы – решение Directum.

На предварительном этапе проекта сотрудники направления Consulting & Business Analysis компании ST, при участии ведущих инженеров института, провели экспертизу бизнес-процессов заказчика. В результате проект комплексного внедрения системы документооборота в «Ленгипроинжпроекте» был разделен на два потока: административный документооборот и технический. Каждый из потоков реализуется индивидуально. 

В результате экспертизы были выявлены узкие места административного документооборота «Ленгипроинжпроекта». Во-первых, это высокая степень разобщенности: несмотря на то, что в институте ведется централизованная регистрация входящей и исходящей корреспонденции, многие документы попадают в подразделения, не будучи зарегистрированными. Также на предприятии существует ряд проблем при согласовании документов: процессы чрезвычайно сложны и запутаны, регламентирующая документация давно устарела, полной информацией о них владеют только сотрудники «Канцелярии». В рамках автоматизации административного документооборота рабочей гурппой запланированы такие этапы, как создание единого хранилища электронных документов, а также автоматизация регистрации внешней и внутренней корреспонденции, что исключит хождение «неопознанных» документов. Кроме того, планируется автоматизация процессов согласования ОРД и нормативной документации, процессов управления проектами и договорной работы.
  
К техническому документообороту института относится проектно-чертежная документация. Ежегодно институтом «Ленгипроинжпроект» проектируется более 500 объектов, в ряду которых практически все наиболее значимые градообразующие объекты. Такой объем работ порождает колоссальный объем сопровождающей документации, технология управления которой должна соответствовать динамике проектной работы. В момент обследования специалистами ST, вся проектная документация разрабатывалась в программе AutoCAD, а чертежи хранились в файловой системе на общем жестком диске. В таких условиях было весьма неэффективно обеспечить поддержку версионности и разграничения прав доступа, что, естественно, вызывало постоянные проблемы, включая потерю документов, их несанкционированное удаление и изменение, а также затрудненный поиск.  Еще одной особенностью технического документооборота института является длительность реализации проекта - в среднем, проект длится от полугода до трех и более лет и состоит из десятков этапов. Поэтому одной из первоочередных задач стало создание единого информационного пространства проекта с доступом ко всем проектным документам.

Таким образом, этапами автоматизации технического документооборота «Ленгипроинжпроект» станут создание хранилища технической документации согласно структуре проекта; автоматизация всего жизненного цикла работы с проектом - начиная с поступления заявки и заканчивая актом сдачи-приемки работ. В рамках проекта специалистами ST будет налажен экспорт проекта в цифровом виде для последующего переноса на внешние носитель и передачи контрагенту. Кроме того, развитие проекта будет отображаться посредством дерева проекта, которое будет реализовано в системе документооборота. В результате, каждый проект в можно будет открыть в классической древовидной структуре PDM систем, где можно будет увидеть горизонтальные и вертикальные связи элементов всего проекта, например, подсборки, подложки, спецификации, ТЗ, акты, договора, протоколы, результаты совещаний.

Как отмечают в ST, внедрение системы Directum в ГУП «Ленгипроинжпроект», позволит, во-первых, упорядочить административный и технический документооборот, а также использовать в делопроизводстве института современный инструмент повышения эффективности управления предприятием.

Напомним, что ижевская компания Directum, представляющая на рынке одноименную систему электронного документооборота является крупнейшим партнером компании ST (см. новость от 11 декабря 2006 г.). Directum была создана в 2003 году на базе подразделений российского разработчика программного обеспечения НПО «Компьютер». Сотрудничество Directum и ST длится 3,5 года, и сейчас на ST приходится 30 % всего оборота Directum. За это время интегратор реализовал более 60 проектов, из них порядка 40 внедрений приходится на Северо-Запад. Здесь наиболее крупные заказчики компании – Северо-Западный филиал РАО ЕЭС, «ЛенСпецСму», корпорация «Строймонтаж», ЗАО «Чистый свет», «Светлана-Оптоэлектроника», Международный Банк и др. Отметим, что в Петербурге помимо ST, которая отвечает еще за несколько регионов кроме СЗФО, у ижевской компании в свое время был еще один локальный партнер – «Рена Компьютерс». Помимо Directum, в Петербурге среди наиболее популярных систем документооборота  можно также отметить DocsVision, Documentum, из систем начального («коробочного») уровня – «Евфрат: Документооборот» и «Кодекс».