Компания Digital Design автоматизирует документооборот ООО "Трансойл"

Как и большинство транспортных компаний ООО «Трансойл» работает с объемным и разнородным документопотоком. Процессы документооборота компании очень длительны по времени, и для их обработки приходится привлекать большое количество трудовых ресурсов. Автоматизация такой сложной системы документооборота требует использования самых современных и эффективных решений в этой области.

Специалисты ООО «Трансойл» рассмотрели ряд предложенных на рынке решений и остановили свой выбор на системе DocsVision (www.docsvision.com), программном продукте компании Digital Design (www.digdes.ru). Система DocsVision - это комплексная платформа автоматизации бизнес-процессов, разработанная на базе технологии .Net и интегрированная с платформой Microsoft.

Предпочтение было отдано именно DocsVision, поскольку, как стало известно руководству ООО «Трансойл», система хорошо зарекомендовала себя в ряде крупных организаций, в том числе в Министерстве Экономического Развития России, где на базе DocsVision специалисты Digital Design автоматизировали документооборот Министерства и в настоящий момент продолжают проводить работы по оптимизации электронного документооборота Минэкономразвития России в рамках ФЦП «Электронная Россия».

Кроме того, компания Digital Design имеет большой опыт реализации проектов по автоматизации бизнес-процессов на базе системы DocsVision в компаниях, работающих в транспортной отрасли, такими как Евросиб, Новошип, ОАО «РЖД» (в том числе с Октябрьской и Горьковской железными дорогами), а также с рядом предприятий, которые арендуют или владеют собственными парками железнодорожных составов. Например, для «Пивоваренной компании «Балтика»» специалисты Digital Design разработали систему учета подвижного состава.

Договор между ООО «Трансойл» и Digital Design был заключен в июне 2005 года. Общая стоимость договора составляет около 10 000 долларов. В рамках соглашения компания Digital Design поставит систему DocsVision и 25 пользовательских лицензий,  специалисты компании проведут установку системы, обучат пользователей и администраторов работе с программным продуктом. Работы по проекту будут закончены через месяц.

По словам Андрея Петровича Гомона, заместителя директора по экономике и финансам: «В DocsVision особенно привлекает возможность появления шлюзов в другие системы,  например, в 1С. Шлюзы в дальнейшем позволят нашей компании объединить данные, находящиеся в разных программах, в единую, универсальную систему управления документооборотом предприятия.  Кроме того, в DocsVision заложена возможность процентной оценки обработки документов и мониторинга всех документационных потоков. Такая функциональность позволит разработать четкую и прозрачную систему мотивации и премирования сотрудников компании, работающих с документооборотом».

В рамках проекта на базе системы DocsVision будут автоматизированы такие стандартные задачи канцелярии, как регистрация входящих, исходящих и внутренних распорядительных документов, рассылка входящей корреспонденции внутри организации, осуществление контроля исполнения резолюций по входящим документам. Система также позволит сократить время прохождения документов, обеспечит доступность и уменьшит время поиска документов за счет построения единого электронного архива.

По словам Ларисы Александровны Скиридовой, менеджера проекта со стороны ООО «Трансойл»: «Мы рассчитываем в течение месяца реализовать первый этап работ, который заключается во внедрении системы DocsVision на 25 лицензий. Установив систему, мы сможем глубже ознакомиться с ее функциональностью и рассмотреть возможность применения DocsVision в качестве платформы для решения других задач делопроизводства компании. В ближайшие планы входит внедрение системы управления согласованием договоров  - приложения на платформе DocsVision, а так же автоматизация исковой работы и работы по претензиям».