Docflow нацелился на регионы

Вчера, 23 сентября 2008 года, в Петербурге прошел форум Docflow, это была вторая по счету конференция, проводимая в Северной столице. Теперь помимо столичных сессий организаторы, компания ABBYY, нацелилась на Северо-Западный федеральный округ. Форум «Docflow 2008 Санкт-Петербург» объединил на одной площадке как местных, так и федеральных участников рынка СЭД.
 
Отметим, что конференция проводилась в рамках нескольких секций. Так, на аналитической секции «Документооборот от А до Я» директор по маркетингу компании Directum Василий Бабинцев рассказал о существующих моделях зрелости, которые выделили специалисты разработчика, а также о направлениях оценки этих показателей. Г-н Бабинцев отметил, что на начальном уровне организация неактивно использует технические средства ECM (Enterprise Content Management, системы управления информационными ресурсами предприятия). В этом случае сотрудники и руководство не готовы к использованию ИТ и средств управления неструктурированной информацией, они с трудом воспринимают новые методы работы с электронными документами. В целом такие компании не стремятся к обмену документами в электронном виде. Для организаций же потенциального уровня характерно то, что она уже является заказчиком отдельных ECM-решений. В этом случае уже наблюдается готовность к использованию ИТ как со стороны руководства, так и со стороны сотрудников. Когда речь идет о стабильном уровне зрелости, то подразумевается, что в организацию уже внедрена ECM-система или отдельные ECM-приложения, которые достаточно активно используются сотрудниками, а руководство нацелено на развитие средств управления контентом и использование новых методов в этой сфере. Организация в целом характеризуется как готовая к внешним запросам, хотя регулярного взаимодействия в электронном виде с внешними организациями нет. В случае если компания ориентирована на расширение внедренных ECM-приложений и может оценить их необходимость, скорость внедрения и стоимость, то здесь можно говорить о прогнозируемом уровне. Такие организации могут прогнозировать развитие средств и методов управления неструктурированной информацией, а также имеют стратегии в данной области. На оптимизируемом уровне заказчик регулярно занимается развитием ECM-решений, а уровень их использования оценивается как высокий, при этом организация ориентирована на внешний электронный документооборот. Как рассказал специалист, оценка уровня зрелости компании зависит от трех составляющих: технического и управленческого направлений, а также от внешних факторов. Введение уровней зрелости и соответствующих метрик, по мнению Василия Бабинцева, позволяет не только формально оценить текущее состояние организации в области ECM, но и проводить анализ эффективности внедренных систем.

На данной аналитической секции также выступил партнер компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) ООО «Офис-Док». Генеральный директор компании Григорий Матвеев раскрыл проблемы выбора и внедрения СЭД. Как отметил специалист, достаточно часто интегратор да и сам заказчик сталкиваются с тем, что в процессе реализации проекта внедрение системы происходит медленно, сопровождается противодействием отдельных сотрудников организации, а иногда внедрение прекращается по инициативе заказчика. Также бывают случаи, когда система формально сдана в эксплуатацию, но не эксплуатируется в полной мере, и проект не развивается. Для выяснения причин данных проблем г-н Матвеев предлагает разделить весь персонал на группы: специалисты предметной области, ИТ-специалисты, исполнители и руководящее звено. Каждая из данных групп имеет свои мотивы и ожидания. Так, например, ИТ-специалисты, с одной стороны, могут быть сторонниками дорогостоящих проектов, что дает возможность увеличить бюджет на информатизацию, а, с другой стороны, иногда ИТ-сотрудники заинтересованы в низкой стоимости системы, так как продукт приобретается из бюджета на информатизацию. Кроме того, специалисты могут ориентироваться как на простоту в установке, администрировании, так и на технологическую сложность системы, что повысит статус подразделения в организации. Проблемы также возникают за счет того, что зачастую ИТ-специалисты игнорируют первоочередную необходимость решения прикладных делопроизводственных задач, пренебрегают в целом стандартами и нормативами в области делопроизводства и ДОУ и сложившимися правилами работы с документами в организации. Исполнители же часто нарушают регламент работы с системой, а со стороны руководства игнорируется контроль исполнительной дисциплины и участие в выборе ПО для создания системы. В целом отметим, что у разных групп персонала существуют свои мотивы, которые препятствуют развитию проектов.

В качестве путей предупреждения проблем при внедрении СЭД Григорий Матвеев отмечает необходимость повышения ответственности за выбор ПО через вовлечение всех групп персонала в процесс выбора - создание рабочей команды из ответственных представителей от каждой группы еще на этапе выбора ПО. Также необходима оценка реальных потребностей и постановка конкретных целей создания системы, четкое понимание их всеми участниками проекта и вынесение локальных проблем, связанных с внедрением, на обсуждение. Кроме того, со стороны руководства необходимо проводить организационные мероприятия на всех стадиях проекта, на которых будут назначаться ответственные лица, осуществляться разработка регламентов и т.д.

Также на секции «Документооборот от А до Я» компания-организатор мероприятия ABBYY представила доклад по экономическому обоснованию внедрения систем потокового ввода документов и электронных архивов в лице директора по корпоративным проектам Юрия Корюкина и руководителя направления корпоративных проектов Дмитрия Шушкина. Специалисты в своем выступлении заметили, что только осознание и решение таких вопросов, как стоимость хранения документов, количество времени сотрудника, затрачиваемого на поиск, а также число документов, которые пропадают в процессе, позволят повысить качество работы с документами, сократить время на внешние и внутренние запросы и затраты организации.

В рамках конференции Docflow работала секция «Система электронного документооборота. Программы и решения». На ней компания Directum представила доклад «Проектирование и контроллинг бизнес-процессов на примере Directum и Aris Toolset», а также рассказала об интеграции решения компании в ERP-системами с помощью Direcrum Integration Toolset. Подробности последнего раскрыл руководитель проекта Тимур Ришатович. Так, Direcrum Integration Toolset ориентирован на решение типовых задач интеграции Direcrum с такими ERP-системами, как SAP, «1C» и MS Dynamics AX. Кроме того, на секции свои выступления представили компании «Летограф», «Кодекс», Digital Design, TerraLink, «Промышленные информационные системы» и Microsoft.

На секции, посвященной конкретным проектам, главный архитектор информационных систем ОАО «Центр Компьютерных Разработок» Антон Мейнцер, начальник управления информационного обеспечения градостроительной деятельности Комитета градостроительства и архитектуры (КГА) Петербурга Андрей Цацаев, а также г-н Шушкин от «ABBYY Россия» рассказали о проекте создания хранилища документов информационной системы обеспечения градостроительной деятельности (ИСОГД) КГА. Разработанная ИСОГД КГА включает в себя подсистемы картографической обработки данных на базе MapInfo, системы документооборота «Кодекс: Документооборот» и хранения документов. На сегодня хранилище документов содержит более 30 тыс. документов комитета. Основой системы оцифровки документов и распознавания является модуль поточного сканирования документов «Кодекс: Поточное сканирование», использующий Abbyy FineReader Engine 8. Примечательно, что аналогичные технологии сканирования и хранения документов работают в правительстве Петербурга, где уже отсканировано более 300 тыс. документов.

Говоря о проектах «Офис-Док», отметим, что сейчас компания ведет сотрудничество с администрацией Новгородской области. Проект по внедрению системы «Дело» осуществляется уже с 2003 года. За это время автоматизировано около 20 подразделений и 500 рабочих мест администрации. Как рассказал директор ГУ «Новгородский информационно-аналитический центр» администрации Новгородской области, член президиума Совета главных конструкторов информатизации регионов РФ Петр Иванов, на начальных этапах проекту препятствовали сами чиновники, кроме того, ситуация осложнялась постоянной сменой руководства, однако систему все же удалось внедрить. Инвестиции в проект составили примерно 1-2 млн рублей, а в перспективе планируется вложить 10 млн рублей и автоматизировать 1,5 тыс. рабочих мест.

На секции, посвященной новым продуктам и решениям, аудитории была представлена функциональность новой версии системы DocsVision 4.1. Специалисты разработчика рассказали, что в состав версии 4.1 вошли два новых продукта DocsVision Service Desk (система для автоматизации службы технической поддержки компании) и DocsVision для управления архивом.

Что касается «новостей» компании ЭОС, то менеджер по продуктам компании «Электронные офисные системы» Алексей Осотов представил обновленный функционал уже имеющихся у разработчика брендовых продуктов – «Дело», «Дело-web», «Архивное дело», eDocLib и «Кадры». В основном, как отметил г-н Осотов, развитие продуктов касается web-технологий, автоматизации систем управления качеством, межкорпоратиными проектами, а также интеграции систем и защиты от НСД (несанкционированный доступ). Более того, разработчики ЭОС работают над вопросами юридически значимого и межведомственных электронных документов. Среди принципиально новых продуктов специалист отметил Enterprise Office Solution for SharePoint (EOS SharePoint). Система разработана на базе платформы Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007) и включает практически весь функционал, который имеется в СЭД «Дело», хотя и реализован без участия данного решения. EOS SharePoint позволяет разворачивать решения для заказчика на базе портальной платформы, а также, соответственно, проще интегрировать с продуктами Microsoft (см. новости раздела «ПО» от 30 мая 2008 г.). Причем Алексей Осотов отметил, что вскоре планируется внедрение данного продукта на базу одного достаточно крупного заказчика из госсектора, но, поскольку сейчас проходит процедура переговоров, подробности не раскрываются.

Помимо секций докладов в рамках конференции проходила выставка, на которой практически все компании-участницы представляли свои решения. Так, компания ЭОС в лице своего регионального партнера «Офис-Док» демонстрировала свои решения. Посетители стенда могли ознакомиться с функционалом продуктов разработчика, а также получить консультацию по вопросам интеграции. Кроме «Офи-Док» свои стенды организовали такие компании, как Directum, Digital Design, ABBYY, Promt TerraLink, Globus, а также Microsoft, издательство «Открытые системы» и Лаборатория модульной автоматизации.

Стенд компании «Офис-Док»

Усли говорить в целом о конференции Docflow, по неофициальным оценкам участников и посетителей, в этом году мероприятие имеет больший успех по сравнению с опытом 2006 года. Первоначальную оценку успешности форума дает генеральный директор компании ABBYY Россия, председатель оргкомитета Docflow Григорий Липич: «По предварительным данным, мероприятие посетило около 200 человек, что составляет 70 % зарегистрированных, что, на мой взгляд, говорит о повышении интереса аудитории к Docflow. Обычно в практике проведения конференции этот показатель равен 50 %. Однако в случае с форумом в Петербурге мы задействовали дополнительные ресурсы для привлечения внимания к мероприятию. Так, организаторы повторяли рассылки, работали с call-центрами. В итоге было осуществлено три волны контактов с потенциальными посетителями, хотя предполагалось несколько меньше.

Как показал предварительный опрос участников стенда, компаниям приходилось достаточно плотно общаться с аудиторией, проводить консультации и отвечать на различные вопросы, касающиеся продуктов. Что касается самой аудитории, то где-то 70 % посетителей составляют представители компаний - потенциальных заказчиков, а остальные – это непосредственно разработчики. По данным предварительного опроса, больше половины гостей посещают Docflow впервые, что говорит о достаточно хорошем потенциале спроса на такие мероприятия. Если сравнивать форумы этого года и 2006-го, то отмечу, что в этот раз удалось сформировать наиболее интересный для аудитории контент, который подразумевал не только выступления докладчиков и донесение какой-то рыночной информации, но и предполагал обсуждение тем в ходе работы секций. Также свою роль сыграла более удобная площадка для проведения мероприятия».

Заметим, что, несмотря на достаточно высокие предварительные оценки мероприятия, организаторы не планируют проводить Docflow ежегодно. Предполагается, что следующая конференция в Петербурге пройдет также через два года. Что касается других регионов, то в октябре специалисты ABBYY займутся формированием планов на 2009 год и будут вести переговоры с представителями регионов - потенциальных площадок Docflow. Как отмечает г-н Липич, в ракурсе интересов сейчас по-прежнему находятся Екатеринбург, в котором форум проходил также в 2006 году, кроме того, организаторы рассматривают Новосибирск в качестве площадки для проведения Docflow.