Пути и решения: сопроводительная документация через Arbortext

«Документы сопровождают весь жизненный цикл изделий – от их проектирования и изготовления до отправки к заказчику или продажи, - рассказывает Дмитрий Царев, ведущий специалист департамента внедрения решений компании «Ирисофт». - Эти рамки значительно расширяются, если учитывать презентации для коммерческих предложений, а также послепродажное обслуживание. При этом на протяжении всего этого периода в документацию вносятся правки, дополнения, кроме того, зачастую сопроводительная документация должна существовать в разных форматах. Для тех предприятий, где номенклатура выпускаемых изделий достаточно широка, ее ведение становится зачастую настоящей головной болью. К сожалению, немногие руководители компаний в нашей стране на данный момент знают, как решить эту проблему».

В действительности рынок решений, способных «закрыть» наибольший функционал при работе с документацией, не слишком широк: большинство решений предполагают выполнение лишь нескольких необходимых задач. Компания PTC в свое время разработала стратегию по выводу на рынок решений, которые должны обеспечить единую информационную среду, способную сопровождать изделие на всех этапах его жизненного цикла. Таким образом, решение по автоматизации сопроводительной документации было вписано в общую стратегию компании. Для реализации такого подхода несколько лет назад была приобретена компания Arbortext, разработавшая программный комплекс для подготовки технической документации, и компания LBS с набором решений по обеспечению интегральной логистической поддержки изделий. На базе продуктов Arbortext и LBS, PTC разработала и представила концепцию Системы Динамичесих Публикаций – Arbortext Dynamical Publishing System.

Arbortext Dynamical Publishing System обеспечивает весь жизненный цикл публикации – от создания до ее распространения.  Ведущее отличие этого решения – использование единого источника данных о документах: на предприятии создается единая база данных, в которой хранится вся сопроводительная информация, на основе которой можно формировать публикации различного формата  и содержания - для отправки в печать, для публикации в Интернете, для создания интерактивных электронных технических руководств или рекламных буклетов и так далее. Единая база строится по определенной структуре, которая определяется либо в ходе внедрения Arbortext, либо заранее задана и соответствует какому-либо стандарту – например, S1000D.

Документ, создаваемый с помощью Arbortext, представляет собой систему «блоков», причем, каждый «блок» может быть, как создан «с нуля», так и заимствован из уже существующих данных через указание ссылки на другой фрагмент. У такого подхода есть ряд преимуществ, и, пожалуй, самое значимое таково: если в данные вносятся какие-либо изменения, то они автоматически отображаются и во всех остальных «блоках», связанных с модифицированным. В результате значительно сокращается время, затрачиваемое на обновление данных, и снижается влияние так называемого «человеческого фактора», т.е. компания получает «страховку» от ошибок. Именно наличие такой системы позволяет создавать персонифицированные публикации: отбор данных для такой публикации может осуществляться по специально заданным параметрам.

Кроме того, в основе Arbortext лежит разделение содержимого документа и его оформления. Как показывает статистика, специалисты, в чьи обязанности входит написание сопроводительной документации, около 30 % времени тратят на форматирование документов – на расстановку переносов, подгонку и выравнивание строк и так далее. Arbortext позволяет вносить новые текстовые данные, не задумываясь о том, как будет выглядеть финальный вариант текста: форматирование происходит автоматически, согласно шаблонам, заданным определенным стандартом либо заранее созданным в соответствии с корпоративными требованиями. 

Отметим, что если в компании уже используется PDM или ECM-система, появляются расширенные возможности создания, управления и сопровождения документацией за счет интеграции Arbortext с этой системой. Ключевыми преимуществами такой интеграции являются: возможность совместной разработки документации: если один пользователь вносит изменения, то они видны всем остальным автоматически, а, кроме того, нет необходимости ждать, когда один из сотрудников закончит работу с этим документом – несколько специалистов могут вести ее параллельно, что значительно сокращает время на создание технической документации. Кроме того, за каждым пользователем могут быть закреплены те или иные права доступа. При этом созданные документы или изменения могут проходить заранее определенные этапы согласования: в системе прописываются регламенты, необходимые для каждой компании, или используются универсальные шаблоны.

Особой разновидностью решения является Arbortext S1000D, который позволяет организовать выпуск документации в соответствии со стандартом  S1000D. Напомним, что на данный момент этот стандарт является фактически мировым и используется многими организациями, работающими в оборонной и аэрокосмической промышленности, авиационной и судостроительной отраслях. «Стандарт S1000D начал развиваться в Европе в 80-е годы, - рассказывает Дмитрий Царев, ведущий специалист департамента внедрения решений компании «Ирисофт». - В то время все больше компонентов, необходимых в оборонной промышленности, делалось сторонними предприятиями, и, соответственно, возникла необходимость обеспечить единый стандарт создания сопроводительной документации – за основу был взят стандарт, который использовался в США в гражданской авиации. В результате в 90-х годах стандарт стал достаточно развернутым и мощным: на него стали обращать внимание не только европейские организации, имеющие отношение к аэрокосмической или оборонной промышленности. Сейчас этот стандарт используется практически повсеместно. Интересно, что если изначально стандарт был преимущественно авиационным, то по мере развития к нему стали подключаться предприятия, ориентированные на судостроение и наземный транспорт. Соответственно, если российская компания работает с западным поставщиком или заказчиком, она вынуждена выпускать документацию в таком виде, чтобы он соответствовал стандарту S1000D». Таким образом, использование Arbortext S1000D может позволить предприятиям выйти со своим продуктом на зарубежные рынки, которые без документации в стандарте S1000D были для них закрыты. В настоящее время решение Arbortext S1000D уже используется на предприятиях авиационной промышленности России.

Если у компании нет необходимости использования S1000D, то документация может разрабатываться в соответствии со стандартами DITA, ГОСТ или СТП.

Использование Arbortext дает значительную экономию времени и затрат. Например, при использовании документации на нескольких языках сокращение времени на перевод составит около 20-25 %. Время на форматирование документов в зависимости от формата снизится от 30 до 35 %, на обновление зависимой информации – примерно на 30 %.

«Большинство производственных компаний, так или иначе, сталкиваются с необходимостью стандартизации сопроводительной документации и пытаются решать эту проблему собственными путями, но, по-моему, нет необходимости изобретать велосипед, если он уже создан, - прокомментировал Дмитрий Царев. - У Arbortext, на мой взгляд, довольно большой потенциал на российском рынке – он может заинтересовать многие компании. Однако то, что решение мало известно на рынке, ставит перед нами довольно серьезную задачу: мы должны, прежде всего, вести просветительскую деятельность – именно поэтому мы проводим и будем проводить семинары, посвященные решению Arbortext, так как это наиболее действенный и удобный для потребителя способ ознакомления с продуктом».

Что еще почитать по этой теме:

26 марта 2009 г. PLM Windchill обеспечит качество экспорта

13 марта 2009 г. РТС и "Ирисофт" предложили судостроителям мировой опыт

24 февраля 2009 г. Жизненный цикл изделий под контролем. Перспективы внедрения PLM

28 января 2009 г. Дела инженерные. «Звезда-Энергетика» автоматизирует управление