Документооборот для судостроителей

ФГУП "Адмиралтейские верфи" – старейшее судостроительное предприятие России, и его основные направления деятельности - это проектирование, производство и модернизация различных типов судов гражданского и военного назначения. Внедрение ИТ происходило одновременно во всех основных службах предприятия. Так, в 90-х годах прошлого века «Адмиралтейские верфи» первыми в отрасли создали современный компьютерный парк. В 1993 году при технической поддержке компании «Consistent Software/Бюро ESG» были реализованы проекты локальных вычислительных сетей (ЛВС) по важнейшим направлениям деятельности «Адмиралтейских верфей». Далее был разработан ряд локальных и сетевых автоматизированных подсистем для конструкторско-технологической подготовки производства. Проектирование на предприятии выполняется в средах Tribon и AutoCAD.

Компания-интегратор «Амтэл» выросла из петербургского представительства «Диджитал Эквипмент Корпорейшн». Начиная с 1995 года «Амтэл» осуществляет крупномасштабные проекты по созданию и поддерживанию информационной инфраструктуры предприятий на рынке комплексных информационных и сетевых технологий Петербурга, Москвы, Северо-Запада и ряда других регионов России. Решения «Амтэл» используются в сферах транспорта, связи, промышленного производства, торговли и финансов. В числе крупных клиентов «Амтэл» - ГУП «Московская железная дорога», Главный вычислительный центр МПС РФ, Департамент управления перевозками МПС РФ, ГУАП «Пулково», операторы "ПетерСтар", "МегаФон Северо-Запад". Недавно "Амтэл" запустила в тестовую эксплуатацию для Октябрьской железной дороги новый для российского рынка продукт компании Lucent – Vital Suite – ПО контроля за работой сети и приложений (см. выпуск новостей от 12 октября 2005 г.).

Система автоматизации процессов управления и организации электронного документооборота TilosDoc –относительно новая система на рынке. Она разработана компанией «Амтэл» специально для «Адмиралтейских верфей» с помощью интегрированного набора веб-компонент COSA Product Suite (ранее Tilos Suite) германской компании Cosa. Пока что других крупных внедрений TilosDoc в России не было. В 2005 году «Амтэл» представлял систему на отраслевых выставках DocFlow в Москве и Украине. «Интерес был достаточно большой, поскольку система отличается от других представленных на рынке решений удачным и эргономичным интерфейсом. Кроме того, это полноценное веб-ориентированное приложение с возможностью самостоятельной модификации и развития», - прокомментировала директор управления корпоративных информационных систем компании «Амтэл» Татьяна Копнина.

Проект внедрения TilosDoc на «Адмиралтейских верфях» был рассчитан на 2 года и разбит на три этапа. На первом, предварительном этапе компанией «Амтэл» были выполнены работы по формализации требований к системе, предложены конкретные варианты решений поставленных задач и обоснована экономическая целесообразность рекомендованных решений. На втором этапе была создана система TilosDoc, на основе которой был разработан и запущен пилотный проект системы автоматизации организационно-распорядительного документооборота ФГУП «Адмиралтейские верфи». В результате такого подхода работы по внедрению пилотного проекта системы заняли всего четыре месяца. За это время было автоматизировано 15 подразделений и 3 уровня подчинения. На базе учебного центра ФГУП была развернута учебная версия системы TilosDoc – обучение новых пользователей проводится силами заказчика.

Особенностью проекта являются используемые в нем средства контроля исполнения. Как рассказали специалисты «Амтэл», в частности, функция «упреждающий контроль» позволяет сотруднику, ответственному за исполнение документа в целом, сделать запрос исполнителям отдельных заданий о текущем состоянии работ и получить от них ответ. «Ручной мониторинг» позволяет на основании результатов работы упреждающего контроля назначить новый срок исполнения по каждому заданию, назначить нового исполнителя или отменить любое задание. С помощью функции «автомониторинга» можно автоматически отслеживать в реальном времени наступление контрольных сроков исполнения, рассылать исполнителям уведомления об отсылке им задания. Функция «процессный контроль» при наступлении предварительного срока исполнения автоматически запускает процессы, включающие функциональность «ручного мониторинга» и «упреждающего контроля», и отсылает соответствующие задачи лицам, осуществляющим контроль за исполнением документов. «Отчеты» позволяют исполнителям и контролерам быстро получать исчерпывающую информацию о документах и процессах в удобной для них форме.

Еще одно интересное решение, используемое в проекте, – это динамическая маршрутизация. «Сотрудники компании «Амтэл» создали систему на расширенной концепции WorkFlow c динамической маршрутизацией. В соответствии с ней все процессы имеют «управляющую» часть и подчиненную. В рамках «управляющей» части все переходы прорисовываются в графическом редакторе и имеют фиксированное количество узлов маршрута. Подчиненные процессы создаются внутри «управляющих» процессов и состоят из управляющей части и подчиненной. Таким образом, разные экземпляры одного и того же шаблона подчиненного процесса могут иметь разное количество узлов и разные методы обхода этих узлов», - сообщила Татьяна Копнина.

Внедрение TilosDoc позволило ФГУП «Адмиралтейские верфи» автоматизировать процессы документационного обеспечения управления и процесс контроля за ходом исполнения документов, организовать внутренний электронный документооборот, а также создать хранилища электронных документов. По словам начальника отдела делопроизводства Елены Стукаловой, раньше распорядительные документы доставлялись в типографию для тиражирования, после чего направлялись в подразделения по графику доставки документов. "С внедрением системы появилась возможность зарегистрировать документ и, "подцепив" сканированную копию, разослать его для исполнения сразу после регистрации. Теперь всегда можно выяснить, в какой стадии находится исполнение задания. В систему заложена функция контроля исполнения, есть встроенный генератор отчетов, которые дают полную информацию по документу".

В четвертом квартале 2005 года начался третий этап работ по внедрению системы TilosDoc - в масштабе всего предприятия. На этом этапе проекта электронный документооборот должен охватить более 60 подразделений и все уровни подчинения, включая всех сотрудников, которым могут быть адресованы или «расписаны» документы.

В будущем, возможно, проект получит развитие в сторону наращивания функциональных возможностей системы и расширения электронного информационного пространства. Как пояснила Татьяна Копнина, сейчас электронный документооборот охватывает только потоки организационно-распорядительных документов, а в дальнейшем затронет и другие документопотоки.