Документооборот в осенних цветах

Нынешнее мероприятие собрало без малого 400 участников, среди которых были представители государственных структур и ведомств, аналитики, партнеры ЭОС, а также пользователи СЭД. Кроме того, активное участие в мероприятии приняли представители корпорации Microsoft и компании SIAV.

Под знаменем МЭДО

Хотя конференция была посвящена проблемам организации СЭД в целом, почти всю первую ее часть заняло обсуждение вопросов создания системы МЭДО в России.

Целями создания системы МЭДО являются повышение оперативности доставки документов, циркулирующих в федеральных органах исполнительной власти, обмен документами в электронной форме, удобной для их автоматизированной обработки (регистрации, согласования, исполнения, контроля исполнения, поиска), контроль за прохождением документов в подведомственных организациях и снижение затрат на подготовку, пересылку и обработку документов в бумажном виде. При этом необходимыми условиями для организации МЭДО называют такие факторы, как единый формат представления документа (стандарт обмена), единая среда обмена электронными документами, а также наличие адаптеров преобразования форматов СЭД в единый формат. Напомним, что ЭОС является одним из инициаторов создания и участником подкомитета по стандартизации ПК6, занимающегося вопросами разработки стандартов электронного документооборота. Как уже упоминалось, единые стандарты наиболее необходимы именно при организации обмена электронными документами в рамках межкорпоративного и межведомственного документооборота.

Говоря о том, на каком этапе находится работа по внедрению системы МЭДО в России, генеральный директор компании ЭОС и председатель технического подкомитета по стандартизации электронного документооборота ПК6 Владимир Баласанян сообщил: «Сейчас опубликованы несколько правительственных документов, связанных с системой МЭДО. Так, обновились Правила делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти, в которых появился раздел об электронном документообороте, вышло Положение о системе межведомственного электронного документооборота, которое делает ясными ответы на очень многие вопросы в этой сфере, а также появились Технические требования к системе электронного документооборота. Фактически, эти документы были созданы в процессе реализации пилотного проекта с участием двух ведомств: Министерства сельского хозяйства и Аппарата Правительства РФ. Пока в рамках этого проекта предполагается при обмене документами отправлять электронный образ документа, который в автоматизированном режиме регистрируется в системе документооборота, в дальнейшем проходит рассмотрение внутри организации и может быть не напечатан ни разу. Тем самым решается, на мой взгляд, очень важная проблема размножения, транспортировки документов и последующего их сканирования. Такой шаг потребовал огромного объема технической и нормативной работы. Сейчас процесс создания системы МЭДО идет быстрыми темпами. До середины следующего года к системе должно быть подключено до 36 ведомств. Таким образом, круг задействованных документов и объем содержащейся в них информации будут расширяться».

Отдельно г-н Баласанян отметил эволюцию в отношении регуляторов и участников МЭДО к этой системе: «Если раньше речь шла о внедрении МЭДО только в федеральных органах исполнительной власти, то теперь в положении о системе МЭДО появилось просто упоминание о федеральных органах власти вообще. Таким образом, сделан гигантский шаг вперед, была четко проявлена политическая воля при реализации этого проекта. На мой взгляд, многие ведомства сейчас активно включаются в работу по созданию системы МЭДО. До последнего времени единой работы не было – каждый строил свою систему документооборота так, как он хотел».

Разумеется, организация межведомственного и межкорпоративного документооборота требует новых технологических решений. В этом направлении также ведется определенная работа: «Мы создаем коробочное решение для межведомственного или межкорпоративного документооборота – его пользователи смогут иметь «обратную связь» и видеть, как проходит их документ в СЭД другой организации. Например, отправив договор на согласование, можно видеть, на какой стадии он находится – разумеется, для этого нужно будет иметь допуск», - пояснил Владимир Баласанян.

Комментируя последнюю деятельность технического подкомитета по стандартизации электронного документооборота ПК6, Владимир Баласанян сообщил, что ПК6 сейчас разрабатывает Стандарт по взаимодействию систем управления электронными документами. В частности, на днях были проанализированы поступившие от организаций и частных лиц предложения.

«Также мы внесли в подкомитет предложения по двум новым стандартам: во-первых, это стандарт по терминологии в области систем управления электронным документооборотом – это фактически пустое поле в настоящее время, и пока здесь у каждого свои термины. Второе предложение – это стандарт по требованиям к системам документооборота. Мы получили поддержку ведущих производителей СЭД, которые готовы работать над этими двумя стандартами. Предложение двух новых стандартов - это не инициатива ЭОС, как компании, здесь мы хотим представить интересы всего сообщества», - говорит г-н Баласанян.

Однако участники конференции отметили и минусы в организации отечественной системы МЭДО. Так, ведущий  эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International Наталья Храмцовская считает, что Правила ведения делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти (ФОИВ), вступившие в силу летом 2009 года, содержат «Мучительные попытки «подработать» правила делопроизводства прошлого века, чтобы хоть как-то учесть существование ИКТ и электронных документов». Кроме того, г-жа Храмцовская отметила наличие в документе излишнего количества технологических подробностей, относящихся к устаревшим чисто бумажным технологиям. По ее мнению, государственным органам обеспечены неприятности в судах, поскольку требования Правил (в т.ч. неразумные) будут обязательны для всех ФОИВ.

При решении проблемы межведомственного взаимодействия в сфере организации МЭДО Наталья Храмцовская рекомендует руководствоваться необходимостью синхронизации законодательно-нормативной базы таким образом, чтобы электронные документы, созданные в любом из органов власти, признавались везде, где они должны быть использованы другими органами власти. При этом она отмечает, что проблема не в замене бумаги на электронные документы, а в изменении стиля и методов взаимодействия. Здесь г-жа Храмцовская видит два пути: создание централизованных систем МЭДО или объединение разнородных систем на основе единых требований и стандартов. По мнению Натальи Храмцовской, возможен и смешанный подход: тех, у кого пока ещё ничего нет, оснащать централизованно, а с остальными – организовывать взаимодействие на основе общих стандартов.

«Дело» живет

В рамках конференции был анонсирован новый продукт ЭОС – система Дело Live.

Заместитель генерального директора компании ЭОС Юрий Назаров сообщил: «Кардинальное отличие нового продукта в том, что он очень легко и удобно адаптируется к нуждам конкретной организации, в первую очередь в части описания информационных объектов и обслуживания информационных объектов».

Анализируя причины появления нового продукта, Юрий Назаров отметил: «В процессе своей деятельности компания обрастает колоссальным количеством документов, причем совершенно разных форматов. И хотя для обслуживания бухгалтерских и кадровых документов есть специализированные системы, все равно остается огромный пласт документации, который ничем не обслуживается. В разных компаниях состав и объем этого пласта разнится, равно как и правила оформления таких документов. Например, процедура ухода в отпуск или направление в командировку – в различных организациях есть свои требования к оформлению документов по таким случаям. Состав реквизитов управленческой документации слабо регламентирован, а кроме того, он очень сильно варьируется от компании к компании. Мы поняли, что клиенту нужно предоставить возможность адаптировать систему под себя».

Пользователь Дело Live может самостоятельно конструировать документ любой сложности: это может быть договор с календарным планом и вложенными таблицами, инвентаризационная ведомость и т.д. «Наш новый продукт дает пользователю возможность без написания единой строчки кода рассказать об объекте все, что нужно. Каждый объект, который создал пользователь, становится полноправным документом, и по отношению к нему выполняются все необходимые процедуры – его можно отправить на согласование, исполнение, визирование, утверждение и пр», - говорит Юрий Назаров.

СЭД по-итальянски

Пожалуй, наиболее необычной для отечественной практики стала обнародованная на конференции информация о том, что итальянская компания-разработчик СЭД SIAV проявляет интерес к организации разностороннего сотрудничества с ЭОС. Как сообщил исполнительный директор компании SIAV S.p.A. Джованни Сено (Giovanni Seno), ЭОС и SIAV - весьма похожи по своей структуре и целям (это сходство отмечали и другие участники итальянской делегации, а также Владимир Баласанян). По словам Джованни Сено, в рамках сотрудничества возможны обмен технологиями и совместная с ЭОС разработка продуктов. Пока же компании планируют обмениваться опытом, а также присматриваться друг ко другу, чтобы понять, чем именно каждый из партнеров может быть полезен. Сейчас SIAV имеет собственные представительства, а также партнерскую сеть, в Индии, Греции, Швейцарии, Франции и др. странах. Однако партнерство с ЭОС предусматривает сотрудничество в более широком диапазоне, а такой практики, по словам г-на Сено, у SIAV раньше не было. Одним из направлений, где опыт итальянцев может пригодиться, является как раз организация МЭДО – по мнению Джованни Сено, Россия сейчас проходит тот этап создания системы МЭДО, который Италия миновала несколько лет назад. Представители ЭОС также нацелены на сотрудничество с SIAV. Резюмируя свои впечатления от общения с итальянскими коллегами, Владимир Баласанян сказал: «Нам показалось, что мы и SIAV очень похожи, как компании, и, объединив наши усилия, мы сможем предложить новые решения не только в Италии и России, но и на рынке третьих стран».