Завершен первый этап внедрения DIRECTUM в ООО "ПетербургГаз"

Газораспределительная организация "ПетербургГаз" занимается комплексным развитием систем газоснабжения и бесперебойным, устойчивым обеспечением природным газом потребителей Санкт-Петербурга. Компания выполняет важные работы по транспортировке газа, управлению системой газоснабжения Санкт-Петербурга, эксплуатации, реконструкции и проектированию объектов газораспределительной системы.

С 2008 года, в связи с расширением спектра услуг, в ООО "ПетербургГаз" произошли изменения организационной структуры и перестройка культуры бизнеса предприятия. В рамках данных изменений руководством компании был взят курс на внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. В качестве поставщика и интегратора была выбрана компания "Авис Эксперт" – партнер компании DIRECTUM.

На сегодняшний день завершен первый этап проекта. Целью первого этапа являлась автоматизация работы отдела канцелярии по регистрации корреспонденции, а также организация контроля за движением входящих и исходящих документов. Для этого специалисты компании "Авис Эксперт" внедрили Базовые модули DIRECTUM, модуль Канцелярия, службы ввода и преобразования DIRECTUM Capture and Transformation Services и набор средств интеграции DIRECTUM Integration Toolset.

В ходе первого этапа внедрения были автоматизированы ключевые процессы документооборота и взаимодействия в ООО "ПетербургГаз", благодаря чему сотрудники предприятия получили ряд новых возможностей, таких как:

° Автоматизированный ввод документов. Благодаря специальным службам DIRECTUM реализован захват входящих документов, поступающих в компанию по электронной почте или по факсу: электронные образы автоматически заносятся в архив системы и отправляются по типовому маршруту ответственным сотрудникам для классификации и регистрации. Все входящие документы, поступающие в бумажном виде, сканируются и также сохраняются в архиве электронных документов.

° Создание общего информационного пространства с системой 1С. Настроена интеграция справочников организационной структуры систем DIRECTUM и 1С:УПП 8.1. Это позволит автоматически актуализировать в системе документооборота данные об организационной структуре, подразделениях и сотрудниках компании, необходимые для корректной работы механизма разграничения прав доступа и workflow-механизма маршрутизации электронных документов.

° Миграция данных из существующей информационной системы. Произведена миграция учетных данных регистрационных карточек из системы, ранее используемой для регистрации документов, в DIRECTUM.

° Маршрутизация документов между сотрудниками. Настроены общие маршруты движения входящих и исходящих, внутренних документов при их согласовании и отправке в работу.

° Регламентация и формализация работы сотрудников. Разработан комплект регламентной документации по автоматизированным бизнес-процессам и инструкций для типовых рабочих мест.

° Построение системы оперативного контроля и отчетности. Настроена система напоминаний и уведомлений о ключевых этапах бизнес-процессов, реализованы детализированные и сводные отчеты для руководителей различного уровня.

Система успешно прошла опытную эксплуатацию в ключевых отделах предприятия: в Управлении делами и Управлении по имущественным отношениям. Сегодня к объектам в системе могут обратиться одновременно более 50 специалистов предприятия. По мере расширения автоматизации, это число будет расти.

Итоги первого этапа получили одобрение руководства ООО "ПетербургГаз", и в настоящее время в рамках карты стратегического развития системы документооборота, составленной проектной группой компании "Авис Эксперт", проходит последовательное масштабирование уже реализованного функционала на остальные отделы компании и удаленные подразделения.