1С для выставочного комплекса

Внедренческий центр «СофтБаланс» был образован в 1993 году и работает в области создания информационных систем различных масштабов. Основная деятельность внедренческого центра - автоматизация процессов учета и управления на предприятиях, работающих во всевозможных отраслях бизнеса. С 1997 года «СофтБаланс» является партнером фирмы «1С» («1С:Франчайзи») и в настоящее время имеет ряд ее других статусов, другие партнеры компании – производитель компьютерного оборудования Depo и Microsoft. Среди клиентов компании - ЗАО "Талосто", ОАО "Питер-Лада", "Петербургский метрополитен", ЗАО «СлавНефть-СПб» и т. д.

Выставочная компания "Примэкспо", официальный партнер британской компании ITE Group Plc, была основана в 1996 году. В настоящее время является одним из ведущих организаторов международных специализированных выставок в Санкт-Петербурге и Москве. В 2004 году "Примэкспо" стала членом Международного союза выставок и ярмарок. ООО «Примэкспо» организует специализированные выставки и конференции в области строительства ("Балтийская строительная неделя"), здравоохранения ("Больница, фармация, стоматология"), компонентов и оборудования для электронной и электротехнической промышленности ("ЭкспоЭлектроника", "ЭлектронТехЭкспо", "Силовая электроника"), чистоты и гигиены ("КлинЭкспо") и другие. Компания входит в группу наиболее крупных налогоплательщиков Петербурга.

К необходимости автоматизации компанию «Примэкспо» привел рост бизнеса. Перед специалистами ВЦ «СофтБаланс» была поставлена задача разработать систему, в которой можно было бы вести и наглядно отображать оперативную деятельность «Примэкспо». Выбранным решением стало «1С:Управление Торговлей 8.0» на базе платформы «1С:Предприятие 8.0».

Внедренная информационная система состоит из нескольких условных подсистем. Это базовая подсистема «Управление взаимоотношением с клиентами, база знаний», подсистемы «Управление продажами», «Управление службой маркетинга», «Управление бюджетами доходов и расходов. Планирование», а также подсистема «Вспомогательные задачи», предназначенная для выполнения вспомогательных операций обмена конфигурации с другими программными продуктами, в т. ч. оригинальной выгрузки объектов в систему «1С:Бухгалтерия 7.7».

Система позволила менеджерам и руководителям выставочной компании реализовать персонифицированный подход в работе с клиентами. В системе хранится база знаний о клиентах, история взаимоотношений с ними, отражаются факты продаж выставочных площадей и других предоставляемых услуг. Это дает возможность менеджерам компании анализировать историю взаимоотношений с клиентами и планировать свою работу с ними. Предусмотрена возможность планирования будущих затрат по маркетинговым мероприятиям, необходимым для проведения выставок. Формируются бюджеты доходов и расходов, а также отчеты по исполнению бюджетов.

При разработке конфигурации специалистами ВЦ «СофтБаланс» был решен ряд неординарных задач. Например, оригинальная обработка «Универсальный подбор контрагентов» позволяет пользователю вести работу только с отобранным им по набору критериев списком контрагентов. При этом используются методы подбора, включающие условия «И» и «ИЛИ». Также разработаны системы массовых электронных рассылок и загрузки базы данных заказчика в конфигурацию из СУБД Access. Раньше в компании использовались 4 разновидности баз данных большого объема (порядка 200 тыс. клиентов в базе). Загрузка этих данных помогла избежать повторного ввода первичной информации и сохранить максимум наработанной за годы существования компании необходимой информации. Для отображения графиков проведения выставок применена «Диаграмма Ганта». Кроме того, персонал «Примэкспо» имеет возможность при формировании «Контактов» и других документов внешнего характера вызывать шаблоны «Договоров» и других документов в формате Word, что существенно ускоряет процесс оформления необходимой документации.

Предполагается, что в «Примэкспо» будут масштабировать систему по мере роста компании и объемов решаемых задач.