Энергетикам подправили документооборот

В состав ОАО «ОГК-2» входят Псковская ГРЭС, Серовская ГРЭС, Ставропольская ГРЭС, Сургутская ГРЭС-1, Адлерская ГЭС и Троицкая ГРЭС. Общая установленная мощность ОГК-2 составляет 8 707 МВт. Контролирующий акционер компании – ООО «Газпром энергохолдинг» (100% дочернее общество ОАО «Газпром»).

В ОГК-2 уже использовали систему электронного документооборота на платформе EMC Documentum почти 3 года. При этом некоторые аспекты внедрения системы документооборота не устраивали ОГК-2. «Прежде всего, мы были недовольны реализацией интерфейса: пользователю приходилось совершать слишком много действий, чтобы выполнить операцию в системе. Были сложности с оперативностью адаптации настроек системы при изменении бизнес-процессов компании, а настройка механизма безопасности перестала соответствовать обновившимся недавно требованиям. Это сочетание и привело к решению модернизировать систему», – отмечает руководитель Дирекции службы заказчика ИТ-услуг ОАО «ОГК-2» Глеб Лигачев.

Реализовать проект помогло использование типового решения на платформе EMC Documentum, разработанного «КОРУС Консалтинг». Типовое решение позволяет максимально быстро развернуть EMC Documentum в требуемой конфигурации: программа умеет обрабатывать любые процессы документооборота, в которые входят этапы создания, согласования, подписания и регистрации документа. При этом сведение к минимуму «демократии» в проекте позволило четко идти к намеченной цели без типичной ревизии требований и пожеланий по ходу проекта.

«Задача внедрения за 4 месяца системы электронного документооборота в крупной компании первоначально казалась трудновыполнимой. Но тесное взаимодействие в рамках проектной команды специалистов «КОРУС Консалтинг», функциональных, а также технических специалистов ОГК-2 позволило избежать основных рисков проекта», - отмечает Алексей Леонтьев, руководитель проектов департамента Documentum «КОРУС Консалтинг». Во время работы пристальное внимание уделялось использованию решений, снижающих сетевой трафик при взаимодействии исполнительного аппарата ОГК-2 с филиалами компании. Это позволило выполнить проект в установленный срок: через четыре месяца с момента старта проекта все работающие с документами сотрудники ОГК-2 начали активно использовать систему.

В ближайших планах ОГК-2 - развитие системы документооборота, в ходе которого предполагается расширение функционала. Исключительно в системе будут согласовываться договоры, доверенности, предполагается внедрение инструментов для совместной работы над документами, а также создание архивов финансовых документов, проектной документации и документации системы менеджмента качества. При этом число пользователей системы вырастет до 1200 сотрудников.

«Проект в ОГК-2 был получен в результате сложного тендера, который мы выиграли благодаря компетенции в автоматизации документооборота и отраслевой экспертизе в энергетике», - комментирует заместитель генерального директора «КОРУС Консалтинг» Татьяна Ильичева. «КОРУС Консалтинг» реализовывал подобные проекты в крупных компаниях энергетического комплекса. Наиболее известные из них - проекты в компаниях «РусГидро», «ТГК-14», «Газпром центрремонт», «Газавтоматика», «Газпром Нефть», «Сибур Холдинг», Буровая компания «Евразия», «Neste».

Кроме того, за последнее время в портфеле «КОРУС Консалтинг» оказалось еще несколько завершенных или идущих внедрений систем электронного документооборота на платформе EMC Documentum. Так, в апреле 2010 года системный интегратор завершил проект по внедрению системы электронного документооборота в одной из крупнейших телекоммуникационных компаний уральского региона России – ОАО «Башинформсвязь». Особенностью проекта стал «быстрый старт» – от принятия решения о внедрении до опытной эксплуатации системы прошло 2 месяца. При этом генеральным подрядчиком по проекту внедрения являлась компания «Техносерв», а «КОРУС Консалтинг» выступил в качестве субподрядчика «Техносерва».

В июне этого года «КОРУС Консалтинг» стал победителем тендера, организованного Министерством труда и социальной защиты населения Азербайджанской Республики при финансовой поддержке Всемирного Банка на право реализации проекта автоматизации организационно-распорядительного документооборота в Министерстве Труда и социальной защиты населения Азербайджанской Республики. Система электронного документооборота в государственном ведомстве создается на платформе EMC Documentum. В рамках проекта автоматизируются основные бизнес-процессы документационного обеспечения деятельности Министерства.

А с конца июля в ОАО «ВолгаТелеком» реализуется проект по масштабному внедрению централизованной системы электронного документооборота на платформе EMC Documentum, где партнером по внедрению также выступает «КОРУС Консалтинг». Цель проекта - объединение систем электронного документооборота в области организационной и договорной деятельности в централизованную систему электронного документооборота (СЭД) на основе EMC Documentum с последующим распространением на филиалы компании. На момент начала проекта в нескольких филиалах «ВолгаТелеком» использовались различные СЭД, но отсутствовала автоматическая передача документов между генеральной дирекцией и филиалами. Основное требование «ВолгаТелеком» к проекту было определено как объединение систем организационно-распорядительного документооборота и договорного документооборота в единую централизованную систему для унификации документооборота во всей компании.