"1С:Предприятие 8" обеспечивает оперативное управление компанией "Метсо Минералз СНГ"

ЗАО "Метсо Минералз СНГ" является дочерним предприятием международного машиностроительного концерна Metso, головной офис которого находится в г.Хельсинки. Компания является российским подразделением дивизиона Metso Mining & Construction Technology, предлагающего технологические решения промышленным отраслям, занимающимся добычей минералов. Предприятие было образовано в Санкт-Петербурге в 1994 году и сегодня имеет подразделения в Москве, Екатеринбурге, Старом Осколе, Мирном (Якутия), Гае (Оренбургская область) и Петрозаводске. Деятельность компании можно разделить на три основных бизнес-процесса: продажа оборудования, продажа запчастей и сервисное обслуживание техники.

Такой крупной компании как "Метсо Минералз СНГ" важно постоянно держать под контролем работу с клиентами, немалая часть которых – крупные промышленные предприятия, входящие в известные холдинги. Для этого необходимы четко отлаженные бизнес-процессы в соответствии с функциональными задачами сотрудников, автоматизированные на основе современного программного продукта.

До внедрения информационной системы бизнес-процессы в компании не были систематизированы, отсутствовал комплексный инструмент для управления и учета. Существовавшая на тот момент "самописная" программа на платформе "1С:Предприятие 7.7" не обеспечивала эффективную работу ключевых подразделений и имела ряд недостатков:

• отсутствовала возможность контроля каждого этапа продаж в соответствии со строго регламентированными внутренними стандартами корпорации. Как следствие отсутствие контроля могло привести к ошибкам при расчете стоимости и комплектации заказа, а также нарушениям покупателями договорных графиков оплаты.
• система не отвечала корпоративным стандартам по разграничению полномочий: необходимо было распределить зоны ответственности сотрудников и разграничить права доступа к информации.
• налоговый учет велся вручную, составление регламентированной отчетности требовало немалых временных затрат, нередко возникали ошибки при обмене данными оперативного учета.

Ввиду этого было принято решение о внедрении программного продукта, который позволил бы решить указанные проблемы и повысить эффективность управления взаимоотношениями с клиентами (в том числе и взаиморасчетами) на основе четких моделей бизнес-процессов. Новая информационная система должна была также решить задачи своевременной подготовки бухгалтерской отчетности и корпоративной отчетности по правилам МСФО для головного офиса.

Для предварительного обследования и дальнейшей реализации проекта по внедрению была приглашена компания "Диалог Информационные Технологии", имеющая успешный опыт автоматизации управления и учета на известных крупных производственных предприятиях.

Специалисты "Диалог ИТ" предложили программный продукт "1С:Управление производственным предприятием 8", который позволяет создать единое информационное пространство с учетом поставленных задач и требований корпоративной политики безопасности.

В ходе проекта автоматизированы следующие функциональные области:

• Оперативный учет
  • Управление продажами,
  • Управление договорами,
  • Ценообразование;
• Формирование корпоративной отчетности в соответствии с правилами МСФО;
• Бухгалтерский и налоговый учет.

Одним из наиболее значимых результатов проекта стала систематизация и автоматизация бизнес-процессов оперативного учета. Бизнес-процесс продаж теперь упорядочен и строго регламентирован по корпоративным стандартам: информационная система не дает выполнить последующее действие без корректного завершения предыдущего. Благодаря встроенному механизму напоминаний сотрудники своевременно выполняют задачи в последовательности, соответствующей модели бизнес-процесса - в противном случае система блокирует отгрузку продукции.

Благодаря системе повысилось качество коммуникаций между отделами: полностью исключены ошибки при комплектации заказов и несанкционированные отгрузки, поскольку связка "менеджер по продажам – бухгалтер – кладовщик" переведена в автоматический режим. Менеджер в системе формирует заказ со всеми реквизитами, бухгалтер проверяет оформление документов и поступление оплаты и дает разрешение на отгрузку, а кладовщику остается лишь выполнить отгрузку. В случае отклонений от принятого порядка (если у клиента есть просроченная задолженность или превышен кредитный лимит) решение об отгрузке принимает финансовый менеджер.

Оперативное управление компанией за счет автоматизации основных бизнес-процессов перешло на новый качественный уровень – теперь высшее руководство компании может уделить больше внимания стратегическому планированию и развитию бизнеса.

После внедрения новой системы появилась возможность собирать и предоставлять информацию по требованию головного офиса о количестве и параметрах заказов за определенный период.

Бухгалтерия предприятия работает в системе, полностью соответствующей всем стандартам ведения учета. Автоматизация формирования регламентированной отчетности свела к минимуму количество ошибок и существенно сократила временные затраты бухгалтеров.

В ходе проекта была учтена специфика формирования корпоративной отчетности ЗАО "Метсо Минералз СНГ". С учетом жестких требований по срокам ее сдачи специалисты "Диалог ИТ" разработали методику формирования отчетности, основанную на трансформации данных российского бухгалтерского учета. На основе сводных данных с поправками и начислениями в соответствии с правилами МСФО готовится корпоративная отчетность. Была разработана модель расшифровки показателей отчетов по бизнес-направлениям и группам проданного оборудования. Подготовка месячной корпоративной отчетности в настоящее время занимает два-три дня с момента формирования российской бухгалтерской отчетности.

Информационная система на 40 рабочих мест полностью соответствует корпоративным стандартам по разграничению полномочий благодаря настройке прав доступа, определяющих зоны ответственности сотрудников. Теперь у руководства компании есть четкое представление о том, кто и с какими полномочиями выполнял действия по каждому из заказов покупателей, изменял критичные параметры и вводил возможные отклонения от стандартных условий заказа, какие изменения претерпевала цепочка связанных с ним документов. Это позволяет не только систематизировать работу сотрудников, но и контролировать как исполнителей, так и линейных руководителей, а следовательно – повысить управляемость компании.

В ближайшей перспективе предприятие рассматривает возможность развития информационной системы в части автоматизации логистических процессов.

На основе реализованного проекта компания приняла решение адаптировать локализованные конфигурации "1С:Управление производственным предприятием 8" с последующим внедрением по соответствующим моделям бизнес-процессов в юридических лицах Metso в Украине и Казахстане.

Генеральный директор ЗАО "Метсо Минералз СНГ" Андрей Соловьев: "Реализованный проект – важный шаг к построению полнофункциональной ERP-системы. Решены главные задачи: систематизированы и упорядочены все бизнес-процессы, разграничены роли пользователей в системе. Сам процесс продаж стал соответствовать стандартам холдинга – старая информационная система этого не позволяла. На основе "1С:Управление производственным предприятием 8" мы построили комплексную систему, соответствующую уровню нашей компании и позволяющую строго контролировать ее деятельность".

ЗАО "Метсо Минералз СНГ" - дочернее предприятие международного машиностроительного концерна Metso, головной офис которого находится в г.Хельсинки. Компания Metso является мировым поставщиком надежных технологий и услуг для горнодобывающей, строительной промышленности, производства электроэнергии, автоматизации, перерабатывающей и целлюлозно-бумажной промышленности. Около 27000 специалистов компании работают в более чем 50 странах мира.