Четыре этапа внедрения СЭД в органах госвласти: от управления документами к управлению информацией

Олег Карпицкий проанализировал и систематизировал опыт Digital Design по внедрению систем электронного документооборота в федеральных и региональных органах государственной власти. На основе этих и других проектов эксперты Digital Design выработали оптимальный подход к автоматизации органа государственной власти. 

Внедрение СЭД в государственных структурах выполняется в несколько этапов. Первый – автоматизация документооборота в центральном аппарате (включая создание электронного архива, системы управления исполнительской дисциплиной, согласования распоряжений и договоров). После того, как решение разработано и внедрено, происходит тиражирование в подразделениях и подчиненных ведомствах. По окончанию этих двух этапов заказчик получает полноценное решение, способное выполнять традиционные функции СЭД. 

Однако возможности информационной системы этим не исчерпываются. В качестве третьего этапа можно рассматривать интеграцию внедренной СЭД с другими системами заказчика. В их числе «Общественная приемная», автоматизирующая работу с обращениями граждан. Особо стоит отметить интеграцию с системой Межведомственного Электронного Документооборота, которая свяжет орган государственной власти с другими ведомствами. 

Еще одной важной задачей, требованием сегодняшнего дня, является автоматизация деятельности руководителя. По опыту Digital Design, ее успешность зависит от двух ключевых аспектов – удобства пользования и наличия необходимого контента для принятия управленческих решений. Первую задачу организация решает при помочи специально разработанного «Рабочего места руководителя», имеющего реализацию как на базе традиционного десктопа, так и на базе планшета (например, активно набирающие популярность iPad). Наличие необходимого контента зависит от продуманности и эффективности выполнения предыдущих этапов внедрения СЭД.