Электронный архив у машиностроителей. Установили «Алее Софтвер»

ОАО "Машиностроительный завод "Арсенал" – одно из старейших предприятий России, завод основан в 1711 году. В настоящее время это современное оборонно-промышленное предприятие страны, производящее военную технику и продукцию общегражданского машиностроения.

Компания «Алее Софтвер» (ALEE Software) основана в 1997 году в Петербурге. Она оказывает услуги по организации и ведению архивов электронных документов, в том числе проводит организационный консалтинг, сканирование документов, разработку структуры каталогов и карточек документов, поставку программного обеспечения «Алее Архив», ввод и импорт/экспорт данных, техническую поддержку.

Электронный архив «Алее Архив» - это система управления электронным архивом документов, которая позволяет организовывать электронный архив на предприятии, переводить документацию в электронный вид и эффективно управлять ею. Первая версия «Алее Архив» была анонсирована в июле 2002 года. На данный момент готовится к выходу третья версия продукта. Как правило, это ПО выбирают крупные промышленные предприятия. Среди них - Мирнинский горно-обогатительный комбинат (один из крупнейших объектов компании «АЛРОСА»), ОАО «Кольская горно-металлургическая компания» (дочернее предприятие ОАО «ГМК «Норильский никель»), ОАО «Ижорские заводы», ОАО «Акционерное общество Ленинградский металлический завод», ОАО «Тюменский завод медицинского оборудования и инструментов» и др.

Первые опыты сотрудничества МП «Арсенал» и «Алее Софтвер» состоялись более 3 лет назад. За это время были реализованы пилотные проекты для различных подразделений завода, нуждавшихся в электронных архивах нормативно-технической документации, сформированы пожелания по поставке ПО и объему внешних документов. «Необходимость в электронном архиве у МЗ «Арсенал» появилась уже давно. Другое дело, что данная необходимость не сразу оформилась в четкое видение того, что именно нужно предприятию. Все то время, которое мы сотрудничаем с «Арсеналом», сотрудники ИТ-отдела завода присматривались к нашей системе, сравнивали с конкурентными предложениями. По моему мнению, выбор был остановлен на «Алее Архив» как на наиболее открытой и гибкой системе, способной масштабироваться под растущие потребности заказчика. Кроме того, наш продукт может быть значительно модифицирован, вплоть до разработки новых модулей под конкретные задачи заказчика», - рассказал генеральный директор «Алее Софтвер» Станислав Ким.

Проект стартовал в начале 2006 года. Как рассказали в «Алее Софтвер», на первом этапе было проведено предпроектное обследование МП «Арсенал», в ходе которого совместно с заказчиком была разработана структура документов архива, структура метаданных и определены общие требования к архиву. На втором этапе проводилось непосредственно конфигурирование ПО под требования заказчика. Окончательной стадией было внедрение системы в подразделениях «Арсенала», настройка ПО и обучение персонала основным навыкам работы в «Алее Архив». «Поскольку на первом этапе реализации аналогичных проектов основная нагрузка делается на ввод документов, то до заливки основной массы документов пользователями системы будут в основном специалисты отдела качества и стандартизации», - пояснил Станислав Ким. В проекте было задействовано 5 специалистов компании «Алее Софтвер» и ряд работников заказчика.

Предполагается, что созданная система позволит значительно упростить работу сотрудников завода с внешними и внутренними нормативными документами предприятия, полностью устранить потери документов, снизить общие накладные расходы. Специалисты «Алее Софтвер» отмечают, что установленная версия продукта включает в себя новый модуль просмотра файлов, позволяющий просматривать изображения как непосредственно внутри системы без подгрузки родного приложения, так и через соответствующую программу, что делает работу с системой более комфортной. Вместе с тем добавлены расширенные функции экспорта содержимого данных в различных форматах, что создает дополнительные удобства при передаче данных подразделениям, не имеющим прямого доступа к серверу архива, – например, некоторым цехам.

«В лице «Арсенала» мы видим не столько конечного заказчика, сколько стратегического партнера по дальнейшему развитию «Алее Архив». Внедренные на «Арсенале» решения эффективно работают и развиваются, надеюсь, что наш проект станет одним из таких», - резюмирует Станислав Ким. По данным spbIT.su, на «Арсенале» также работают, например, самописное ПО, программы TechСard и SmartTeam, а также ERP-система «Галактика».