Завершено внедрение DIRECTUM в ГК "Русское море"

Группа компаний "Русское море" является одним из ведущих предприятий на российском рынке продуктов питания. Это вертикально интегрированная компания, работающая по трем основным направлениям: производство готовой рыбной продукции (компания "Русское море"), поставка охлажденной и свежемороженой рыбы и морепродуктов ("Русская рыбная компания"), аквакультура ("Русское море – Аквакультура"). Группа компаний имеет более 30 офисов и филиалов на территории Российской Федерации. Общая численность персонала составляет более 2 000 человек.

Сезонность рыбного бизнеса значительно влияет на интенсивность бизнес-процессов компаний, занятых в этой отрасли. Большое количество сделок заключается в осенне-зимний период, и в связи с этим в этот период существенно возрастает нагрузка на сотрудников, занимающихся договорным управлением. Руководство ГК "Русское море" ощутило необходимость в поддержке непрерывности договорной деятельности с помощью современных технологий и поставило задачу – осуществить качественное и полноценное внедрение ECM-системы в компании и, в частности, полностью автоматизировать процессы управления договорными документами.

Летом 2010 года руководство компании инициировало выбор ECM-системы, по результатам которого была выбрана система DIRECTUM. Поставщиком системы выступил Генеральный партнер DIRECTUM – компания Акелон.

В ходе проекта участниками рабочей группы, в которую вошли специалисты ГК "Русское море" и консультанты компании Акелон, был выработан ряд организационных решений в области делопроизводства, которые позволили значительно повысить исполнительскую дисциплину сотрудников.Автоматизация процессов делопроизводства была осуществлена с использованием стандартного функционала модуля "Канцелярия" системы DIRECTUM, полностью реализующего принципы ГСДОУ. Система DIRECTUM стала единым местом регистрации входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов, а также архивом для хранения электронных образов документов. Благодаря системе DIRECTUM значительно сократилось время на поиск документов, и была практически исключена необходимость работы с бумажными оригиналами.

Для решения задачи управления договорными документами в ГК "Русское море" было разработано и внедрено специализированное решение на базе модуля "Управление договорами" системы DIRECTUM. В решении используется матрица согласования, которая позволяет гибко настраивать состав участников договорного процесса в зависимости от параметров договорного документа. Типовые маршруты согласования договоров разработаны с учетом уже существующей в компании деловой практики и обеспечивают значительное сокращение сроков согласования, а также прозрачность и управляемость данного процесса, благодаря жестким временным ограничениям и оптимально выстроенной последовательности прохождения договорных документов.

Дополнительно специалисты компании Акелон разработали ряд отчетов, позволяющих сотрудникам ГК "Русское море" формировать аналитические сводки по договорному документообороту, для своевременного получения актуальной информации в различных разрезах. Также специалисты компании Акелон осуществили первоначальное заполнение ключевых справочников DIRECTUM за счет автоматической загрузки данных из других используемых в ГК "Русское море" корпоративных систем.

Для исключения последующего дублирования ввода информации была осуществлена интеграция DIRECTUM и корпоративного портала "1C: Битрикс". В частности, была проведена синхронизация организационной структуры. Разработка коннектора позволила DIRECTUM автоматически отслеживать изменение данных портала и актуализировать собственные данные. Была реализована возможность автоматической публикации документов DIRECTUM на корпоративном портале для удобства массового доступа сотрудников ГК "Русское море" к организационно-распорядительным и информационно-справочным документам.

13 ноября 2010г. система DIRECTUM была переведена в промышленную эксплуатацию. Пользователями системы стали все сотрудники ГК "Русское море", задействованные в договорном управлении, и сотрудники секретариата. В дальнейшем планируется интеграция системы DIRECTUM с финансово-учетной системой "1С: Предприятие 8.0" и внедрение бизнес-решения "DIRECTUM: Финансовый архив".