Система электронного документооборота и оказания государственных услуг в электронном виде на базе решения EOS for SharePoint в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия

История проекта берет начало в 2003 году, когда компания «Офис-Док» выполнила работы по внедрению системы электронного документооборота в Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия. Впоследствии к системе были подключены все органы государственной власти Республики – компания «Офис-Док» оказывала услуги по сопровождению и технической поддержке. 

В 2010 году, исходя из новых требований к системе и планов по развитию государственных услуг в электронном виде, было принято решение о модернизации системы. В качестве платформы для обновленной системы был выбран только что вышедший Microsoft SharePoint Server 2010 (SharePoint 2010), а в качестве прикладного решения, реализующего функции электронного документооборота – продукт компании «Электронные Офисные Системы» EOS for SharePoint, полностью встроенный в платформу SharePoint и существенно расширяющий её возможности. 

Специалисты компании «Офис-Док» провели предпроектное обследование исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия, изучили потребности заказчика и разработали техническое задание на модернизацию системы. Все необходимые компоненты для реализации этого технического задания были включены компанией «Электронные Офисные Системы» в решение EOS for SharePoint. Таким образом, на базе одной из наиболее популярных в мире ECM-платформ – Microsoft SharePoint – было построено решение, обладающие всеми преимуществами продукта Microsoft и при этом полностью соответствующее всем требованиям по организации документооборота в российских органах государственной власти. 

В ряде случаев потребовалась значительная доработка штатных возможностей SharePoint 2010. Например, построенная система поддерживает ведение раздельных картотек в одной базе данных, т.е. когда в каждом органе власти ведется своя картотека документов, но документ, зарегистрированный в картотеке одного министерства, может быть направлен сотрудникам другого министерства. Несложная, на первый взгляд, задача потребовала расширения штатных средств SharePoint 2010 в части обеспечения доступа к документам – теперь появилась возможность выдачи индивидуальных прав доступа пользователей к документам из картотек других министерств. 

Большая работа была проведена по адаптации интерфейса под нужды разных категорий пользователей. Всего было разработано шесть видов интерфейса: 

для делопроизводителей,

исполнителей,

руководителей среднего звена,

руководителей высшего звена,

помощников руководителей высшего звена,

контролеров.

Таким образом, интерфейс стал максимально «заточен» под выполнение функциональных обязанностей конкретной категории пользователей – под рукой всё необходимое и нет ничего лишнего. 

Также было реализовано или усовершенствовано множество других, не менее важных, функций: периодический (ежедневный, еженедельный, ежемесячный) контроль за исполнением документов; контроль исполнения в многопунктовых документах; полноценный атрибутный поиск; поточное сканирование документов; возможность для пользователя выбирать сертификат при подписании документов электронной цифровой подписью и т.д. 

Автоматизация классических функций документационного обеспечения управления важная, но не единственная задача, решенная в ходе реализации проекта. Работы, выполненные компаниями «Электронные Офисные Системы» и «Офис-Док», позволили перевести в электронную форму процесс оказания государственных услуг в Республике Бурятия. 

В частности, были автоматизированы такие функции как: регистрация заявок на оказание госуслуг; направление заявок на рассмотрение; собственно рассмотрение заявок; создание запросов на получение информации, необходимой для рассмотрения заявок; мониторинг хода рассмотрения заявок; контроль исполнения заявок; ответ заявителю в электронной форме. Заявка на оказание госуслуги представляет собой регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами – документами заявителя. В карточке отражаются не только регистрационные данные, но и весь ход рассмотрения заявки. 

Реализация системы на единой базе данных и единой платформе SharePoint 2010 исключает возникновение проблем, связанных с межведомственным взаимодействием различных органов государственной власти при оказании государственных услуг. 

SharePoint 2010 показал себя как гибкий и удобный инструмент для реализации разного рода задач, при наличии у подрядчика соответствующего опыта, глубокого знания предметной области и специфики документооборота в органах государственной власти, а также наличия квалифицированных кадров для разработок на платформе SharePoint. 

По завершении первого этапа модернизации системы электронного документооборота и оказания государственных услуг в электронном виде в Республике Бурятия автоматизировано 280 рабочих мест. Системой охвачены три органа государственной власти: Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия, министерство финансов и министерство имущественных и земельных отношений. Все работы на объектах заказчика по установке, настройке программного обеспечения и обучению пользователей выполнялись специалистами компании «Офис-Док». 

В планах заказчика на 2011-2012 г.г. – тиражирование системы на все исполнительные органы государственной власти Республики Бурятия.