Компания Basware представляет модель «от закупки до платежа» для оптимизации потоков денежных средств в организациях

Компания Basware, мировой лидер в области разработки решений «от закупки до платежа», представила The Cash Flow Manifesto («Манифест о движении денежных средств»). Документ подробно описывает модель «от закупки до платежа» (Purchase to Pay, P2P), позволяющую компаниям любого размера определить, каким образом они могут оптимизировать движение наличных денежных средств, а также вне зависимости от своего местоположения управлять расходами и оборотным капиталом.

Под моделью «от закупки до платежа» понимается весь процесс, начиная с подбора поставщиков и заказа товаров или услуг и вплоть до оплаты счетов. При этом все операции с поставщиками находятся под постоянным контролем, и компания получает возможность существенно оптимизировать финансовые потоки. Модель «от закупки до платежа» является ключевым компонентом бизнес-процессов компании, который позволяет управлять расходами и доходами и оперирует одновременно на уровне нескольких подразделений – отдела финансов, закупок, счетов к оплате и казначейства.

Организовав систему электронного документооборота, финансовый отдел сможет обеспечить прозрачность финансовых потоков и контроль над движением денежных средств. Унификация внутренних протоколов позволит целиком скоординировать процесс закупок с целями компании. В результате организация начинает слаженно работать ради достижения общей цели и экономии за счет повышения эффективности. Последняя четко прослеживается на каждом этапе в виде снижения расходов и увеличения оборотного капитала, и, в конечном итоге, положительно влияет на чистую прибыль компании.

Благодаря решениям Basware организации по всему миру могут преобразовать свои процессы «от закупки до платежа». Ресурсы сети Basware на сегодняшний день позволяют обрабатывать более 15 млн заказов на закупку и электронных счетов клиентов компаний из различных отраслей промышленности.

На основе своего опыта корпорация Basware выделила четыре стадии, через которые обычно проходят компании, цель которых объединить закупки с финансовыми процессами и достичь наглядности и прозрачности процессов «от закупки до платежа»:

Новая компания – автоматизация процессов является одним из первых шагов, которые делают компании данного типа. Счета представляют собой источник достоверных сведений об обязательствах, которые имеются у компании относительно расходов и наличных денежных средств. Традиционное выставление бумажных счетов весьма затратно, занимает массу времени и не обеспечивает прозрачность расходов. Ведение бумажного документооборота также ограничивает возможность отдела кредиторской задолженности оперативно отвечать на запросы как внутренних, так и внешних заинтересованных лиц, включая поставщиков. Благодаря исключению бумажного обмена и автоматизации процесса обработки счетов, Новая компания добивается более высокого уровня прозрачности и контроля. Это позволяет ей максимально точно соблюдать обязательства перед поставщиками.

Состоявшаяся компания – основной характеристикой Состоявшейся компании является более тесная интеграция и скоординированная работа отделов закупок и финансов, достигнутая благодаря соблюдению мировых стандартов управления и технологий закупок. Финансовые отделы таких компаний могут создавать процедуры соответствия, способствующие снижению количества случайных закупок до 40%, а сотрудники отделов закупок начинают интегрировать свою базу поставщиков в систему прямого заказа товаров, обеспечивая тем самым доступность полной отчетности по процессу P2P в любой момент.

Сетевая компания – характерной особенностью Сетевой компании является переход к полностью интегрированной модели, объединяющей в себе финансы, закупки и внешних поставщиков. Это позволяет выбирать стратегически эффективных поставщиков и управлять всем жизненным циклом контрактов. Выгода от применения модели «от закупки до платежа» начинает возрастать в разы. Это происходит благодаря использованию открытой сети, объединяющей продавцов и покупателей различного масштаба, и позволяет поставщикам также получать дополнительную выгоду за счет снижения расходов на ведение бизнеса, большей прозрачности процессов и ускорения оплаты счетов. Отдел закупок укрепляет отношения с поставщиками, обеспечивая бесперебойный поток платежей, что существенно облегчает возможности прогнозирования.

Динамичная компания – на этой стадии у компании уже полностью оптимизированы расходы на обработку документов на протяжении всего цикла «от закупки до платежа» и сокращено время возврата инвестиций. Руководители отделов вместе работают над внедрением инновационных стратегий совершения платежей, а полная прозрачность потоков денежных средств позволяет компании снизить стоимость капитала и оптимизировать распределение текущих активов. Доход акционеров и рейтинг кредитоспособности компании возрастают, что оказывает влияние как на валовой доход, так и на чистую прибыль. Компании с высоким уровнем наличных денежных средств могут также внедрять инновационные стратегии платежей. Это позволит им максимизировать скидки при закупках и гарантировать стабильное положение поставщикам, одновременно оптимизируя показатели периодов погашения кредиторской задолженности и просрочки оформленных заказов. Подобная прозрачность и налаженные процессы позволят Динамичной компании значительно повысить финансовую и организационную маневренность.

Модель, основанная на знаниях экспертов Basware, также аккумулирует передовой опыт ведущих мировых компаний, что позволяет обеспечить быструю и надежную интеграцию поставщиков в цепь «от закупки до платежа». Возможность участия поставщиков, вне зависимости от их размера, отрасли или географического положения, во всех P2P процессах компании, а также электронном обмене документами, чрезвычайно важный элемент процесса «от закупки до платежа», но зачастую он остается без должного внимания. Это может привести к ухудшению контроля над расходами и снижению возврата инвестиций в развитие процесса «от закупки до платежа».

«Экономическая ситуация на рынке сегодня требует, чтобы управление наличными денежными средствами стало основной задачей финансового отдела и отдела закупок. Решение «от закупки до платежа» представляет собой идеальную платформу, на базе которой они могут объединить свои усилия, - прокомментировал Эндрю Бартолини, главный директор по исследованиям компании Ardent Partners. – По мере развития и усовершенствования программы «от закупки до платежа» преимущества, которые компания получает при первичном внедрении решения, включая инвестиции в дополнительные ресурсы и технологии, могут существенно ускорить возврат инвестиций и обеспечить максимизацию преимуществ от применения модели «от закупки до платежа».

Стив Мадиман, старший вице-президент компании Basware, отметил: «В 2011 году наличный капитал по-прежнему остается принципиально важным фактором для бизнеса, поэтому все больше и больше времени уделяется изучению движения денежных средств от поступления их в форме доходов до превращения в исходящие затраты. Недостаточная прозрачность на протяжении всего цикла зачастую приводит к искажению информации о доступном капитале из-за потери из виду части средств. По данным Cost of Control 2010 (отчета о затратах на управление), прозрачность – это ключевой фактор, который позволяет оценивать эффективность не только финансового отдела, но и общий коммерческий успех бизнеса. Данная платформа создана специально для того, чтобы позволить компаниям оценить, насколько эффективно применение процесса P2P как непосредственно в их компании, так и во взаимодействии с поставщиками. Также она предоставляет им возможность проложить собственный путь к совершенствованию внутренних процессов в соответствии с текущим положением компании, ее целями и культурой».