Специалисты ЛЕТОГРАФ автоматизировали документооборот мэрии г. Череповец

В декабре 2010 г. перед специалистами ЛЕТОГРАФ была поставлена задача максимально оперативной автоматизации документооборота мэрии г. Череповец. Особенности данного проекта были обусловлены методикой ведения документооборота в организации: вся входящая и исходящая корреспонденция мэрии на бумажных носителях проходит через службу «экспедиции», которая организует предварительную обработку и сканирование документов, осуществляет маршрутизацию корреспонденции в зависимости от типа документа (входящий или исходящий документ, обращения граждан, правительственные документы, поручения Губернатора, договоры). Согласно технологии работы службы экспедиции, ответственный сотрудник осуществляет предварительную обработку и сканирование поступающих документов и заполнение «карточки приема». После перевода входящего документа в электронный вид его образ вместе с «карточкой приема» передается на исполнение одному из регистраторов, являющихся исполнителями по тем или иным видам документов и отвечающих за формирование регистрационных карточек документов и их дальнейшую обработку. Исходящие документы также проходят через службу экспедиции, где их образы переводятся в электронный вид и регистрируются в системе. 

Важным требованием к системе электронного документооборота мэрии стала необходимость организации работы с поручениями «первых лиц» (мэра и заместителей мэра). Специально для руководителей высокого ранга в системе ЛЕТОГРАФ была настроена специальная форма «Резолюции первых лиц» с уменьшенным количеством полей. Благодаря этому первые лица организации получили возможность давать поручения по документам, не тратя время на заполнение карточек с большим количеством полей (в поле просмотра доступны только номер документа, его электронный образ, краткое содержание и история поручения по документу, а также ссылка на полную регистрационную информацию). Дальнейшую обработку поручений выполняют регистраторы. 

Экспресс-проект разработки и внедрения системы электронного документооробота мэрии г. Череповец был осуществлен силами сотрудников компании ЛЕТОГРАФ на платформе типового решения «ЛЕТОГРАФ.Основа». Отработанная методика внедрения и подготовленность типового решения для автоматизации стандартных процедур документооборота, таких как регистрация и согласование документов, контроль исполнения поручений, позволили реализовать весь проект в кратчайшие сроки. В настоящее время в организации полностью автоматизирована работа с входящей и исходящей документацией на бумажных носителях, контроль исполнения поручений по документам, в том числе поручений «первых лиц». 

«Приступая к автоматизации документооборота мэрии г. Череповец мы опирались на наш опыт работы с госструктурами различного уровня, благодаря которому у нас изначально существовало понимание бизнес-процессов организации, особенностей и привычных схем работы с документами, - рассказывает Елена Шелястина, технический директор компании ЛЕТОГРАФ. – Важным преимуществом решения «ЛЕТОГРАФ.Основа» для данного проекта стала гибкость настроек, позволившая максимально оперативно автоматизировать работу с документами на бумажных носителях, а также организовать специфичную для мэрии задачу работы с поручениями «первых лиц». За счет внедрения системы документооборота из бизнес-процессов мэрии была исключена задача физического перемещения бумажных оригиналов, а сами пользователи при выдаче поручения и исполнении документов работают только с электронными образами, что значительно сокращает трудозатраты сотрудников организации».