Бесшовная интеграция

Какая задача по проекту ставилась со стороны заказчика?
 
Игорь Калиничев: Заказчиком проекта выступал крупный финский инвестиционно-строительный холдинг. В России он представлен десятью юридическими лицами (в основном, в Москве и Санкт-Петербурге). Проект внедрения Invoice Automation, то есть автоматизация обработки счетов к оплате, проходил в мировом масштабе, и контракт был подписан сторонами в Финляндии на уровне головных компаний. Для России в контракте было прописано внедрение «basic process». Однако западные и российские компании в это понятие вкладывают два разных смысла. На Западе процесс включает в себя исключительно обработку счетов, что вполне достаточно для бухгалтерии и для руководства в целом. В России количество документов, требующих обработки, гораздо больше. Поэтому заказчик попросил нас дополнительно настроить обработку счетов-фактур, накладных и актов. Это повлекло за собой увеличение сроков реализации проекта и больших трудозатрат.
 
Александр Ермаков: Действительно, перед компанией Basware стояла непростая задача. За рубежом бухгалтерия следует за бизнесом и просто протоколирует его шаги. В России ситуация прямо противоположная – бухгалтерия зачастую диктует бизнесу, что ему нужно делать. Другими словами, российский учет основан не на сущности операции, а на ее формальном признаке – бумаге. Если она есть, то операцию можно учесть, а если нет – то нельзя. Таких бумаг всегда много. Поэтому в нашей стране проекты автоматизации проводить сложнее. Если же говорить непосредственно о задачах проекта, то они формулировались так: добиться минимизации ручного труда для избежания двойного ввода и по максимуму автоматизировать весь документооборот.
 
Чем интересен осуществленный проект?
 
Игорь Калиничев: У этого проекта была одна особенность. Параллельно с внедрением продуктов Basware в компании проходила консолидация программ 1С. Российские юридические лица работали на разных версиях этой системы. Необходимо было объединить их в единый контур. Консультантом и исполнителем по этому направлению и выступила компания «Авенир». Она же стала партнером Basware в проекте автоматизации обработки счетов.
 
Александр Ермаков: Как уже отметил мой коллега, данные из разных систем заказчика необходимо было объединить в одну базу, с одними справочниками, чтобы исключить дублирование. Это, в том числе, позволило бы компании работать с единым планом счетов. Для консолидации был выбран продукт «1С:Предприятие 8. Подрядчик и строительство». Только после того, как была закончена эта работа, мы приступили к интеграции с Basware.
 
Как вы оцениваете результаты проекта?
Александр Ермаков: Я могу назвать сотрудничество с Basware успешным. Наша компания впервые реализовала интеграцию 1С и Basware. Но, конечно, главным результатом стало то, что мы полностью выполнили главную задачу, поставленную заказчиком. Был реализован процесс учета, последующей обработки и согласования входящих счетов. Благодаря гибкому разграничению пользовательских прав на одобрение документов система позволяет хранить в себе и обрабатывать входящие счета. Единожды введенная информация об одобренном счете автоматически попадает в бухгалтерскую систему, и ее не нужно дублировать вручную. Кроме того, решение позволяет вводить в систему и другие бухгалтерские документы. И здесь можно перекинуть мостик к последующему автоматическому распознаванию бумажной документации. Основа для этого уже заложена.
 
Игорь Калиничев: Мы, со своей стороны, также удовлетворены результатами проекта. То же самое можно сказать и о компании-заказчике. Ее бизнес растет, и сейчас идет речь о дальнейшей автоматизации ключевых процессов при помощи Basware. Клиент уже «зондируют почву» на предмет того, какие решения у нас есть для процесса закупок.