Сегодня любой современный менеджер по проектам, независимо от сферы деятельности, будет применять облачные системы, чтобы гарантировать качественное ведение проектов. На рынке облачных систем регулярно появляются новые компании, и спрос решительно стремится за предложением. В чем же незаменимость данных облачных систем для управления проектами? Мы решили ответить на данный вопрос, опираясь на облачную систему GroupCamp, представленную на российском рынке с 2010 года.
Итак, почему облачные технологии можно смело назвать движком управления проектами ? 1. Сотрудничество с клиентом меняет прежний облик.
На сегодняшний день клиент принимает самую активную роль в ведении его проекта и отслеживании результатов. Благодаря облачным системам клиент имеет доступ к информации о графиках работы, основных этапах проекта, отчетах о затраченном времени и т.д. Благодаря облачным системам клиент получает то, что не мог получить во время коммуникации по электронной почте, где все данные были собраны в кучу, а в лучшем случае отсортированы по папкам.
К нашему дню, Общение, Сотрудничество и Синхронизация информации как внутри коллектива, так и в работе с клиентом, стали составляющими успеха. Например, стало возможным: - Хранить, пополнять, редактировать информацию в едином пространстве; - Назначать задачи и следить за их выполнением; например, работая с облачной системой GroupCamp, Вы можете создавать задачи, просто отсылая мейл, через электронный адрес drop box.
- Отслеживать затраченное время на проект и рассчитывать его бюджет; - Делиться мнением/идеями с участниками проекта (раздел «Обсуждения» в облачной системе GroupCamp) - Синхронизовать расписание сотрудников с календарем в Microsoft Outlook или Google Calendar. Расписание всех участников проекта доступно в разделе «Обзор» системы GroupCamp.
Уверенности менеджерам добавляет безопасность облачных систем, гарантированная поставщиками услуг. Менеджер решает, кому предоставить либо ограничить доступ к информации проекта.
2. Единое пространство для работы и общения Как уже говорилось, поставщик облачных систем гарантирует безопасность хранения информации. Так, GroupCamp предоставляет безопасную экстрасеть (SSL 256 бит – доступ в https), чтобы клиент, поставщики, партнеры могли вести проекты на должном уровне. Администратор проекта дает разрешение на загрузку документов. Если же Ваша фирма пользуется приложением Google Apps for Business, то GroupCamp предоставляет доступ к документам, хранящимся напрямую в пространстве Google Drive. В случае конфиденциальности информации, участникам проекта следует авторизовать обсуждения только в пределах экстарсети.
3. Управление временем проекта и расчет его бюджета Правильное управление временем позволит сэкономить ресурсы, как материальные, так и физические. Таким образом, просто необходимо иметь под рукой приложение, которое дает полный отчет о затраченном времени. В приложении Табель учета временем от GroupCamp, Вы можете скачать отчеты в формате Excel/csv, и расчитывать бюджет будущих проектов, опираясь на полученные результаты.
