ТД «Гулливер и Ко» объявил первые результаты внедрения БИТ.ФИНАНС: срок обработки платежей сократился на 3 часа в день. Высвобождено 70 человеко-часов рабочего времени в месяц

Посредством программы «БИТ.ФИНАНС» была создана эффективная система управления корпоративными финансами. Оптимизирован процесс сбора и консолидации управленческой отчетности по группе компаний, сократился срок обработки платежей, снижены трудозатраты персонала. Автоматический контроль бюджета позволил высвободить 70 человеко-часов рабочего времени персонала.

ТД «Гулливер и Ко» - крупнейший дистрибьютор детских товаров в России. Занимается производством товаров под собственной торговой маркой Gulliver, а также реализацией мужской и детской одежды и обуви известных мировых брендов (Tiny, Bruder, Tomy, Playmobil и пр.). Филиальная сеть представлена в Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Ростове-на-Дону, Новосибирске, Самаре, а также в Беларуси, Украине и Казахстане. В планах руководства - открытие 30 новых торговых точек в 2014 году.

Для успешной реализации кампании по расширению бизнеса было принято решение о внедрении специализированной системы автоматического управления финансами - «БИТ.ФИНАНС.Управленческий учет». Выбор программы был обусловлен наличием широкого функционала, который охватывает контур всех производственных и управленческих задач.

Исполнителями проекта выступили разработчики программы, специалисты компании «Первый БИТ». На начальном этапе они провели аудит бизнес-процессов в ТД «Гулливер и Ко». Полученные данные легли в основу технического задания.

В центральном офисе установлена программа «БИТ.ФИНАНС»: на 5 рабочих местах отдела казначейства и 8 – планово-экономического отдела.

Итоги проекта:

Внедрены блоки «Казначейство» и «Бюджетирование».

В части расчета графиков финансовых договоров реализованы два механизма:

• автоматический перенос платежа с перерасчетом суммы на следующую/предыдущую рабочую дату;

• расчет комиссии за неиспользованный кредитный лимит по дням с учетом выдачи нескольких траншей в течении одного месяца и выплаты общей суммы за месяц.

Посредством интеграции БИТ.ФИНАНСа и программ 1С, используемых в компании (1С:Бухглтерия 8, 1С:Розница 8, 1С:Управление торговлей 8) был организован оперативный сбор консолидированной управленческой отчетности с территориально распределенных подразделений компании. Реализовано автоматическое формирование бюджета амортизации основных средств (ОС) с применением источников данных и пула подключений. В результате автоматизации на 3 часа в день удалось сократить интервал времени на обработку платежей. Ускорились процессы формирования платежных поручений на оплату и выгрузки банковских выписок в учетные базы.

Детальный анализ бюджетных показателей обеспечивает своевременный контроль исполнения бюджета, и избавляет бюджетных контролеров от трудоемкой выверки данных. Бюджет доходов и расходов формируется автоматически на основании рассчитанных операционных бюджетов. Операционные бюджеты формируются путем ввода пользователями объемов, на основании которых производится автоматический расчет бюджета по нормам, предоставленным отделом логистики. Бюджет амортизации составляется автоматически посредством механизма получения данных бюджета по пулу подключений к базам «Бухгалтерия предприятия». Отражение факта по бюджетам осуществляется через документ «Получение фактических данных» путем подключения по пулу к базам «Бухгалтерия предприятия».

Автоматизация процессов позволила высвободить до 70 человеко-часов в месяц рабочего времени.