Отсканированный документ хорош вовремя: как справиться с бумажной волокитой, заполняя налоговую декларацию

В России уже более 10 лет назад начался постепенный переход к системе представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде. Согласно Федеральному закону от 28.06.2013 №134-Ф3, с 2014 года все плательщики НДС теперь переходят на сдачу деклараций в электронном виде. Безусловно, процесс перехода в безбумажный документооборот будет продолжаться, а значит, необходимы и технические инновации для адаптации к новым стандартам.
 
Одной из самых распространенных проблем в мире, с которой сталкиваются бухгалтеры и ИП, более того, одним из принципиальных факторов, побуждающих людей отказываться от индивидуальной предпринимательской деятельности - необходимость в самостоятельной оценке собственных доходов для составления налоговой декларации. На самостоятельные расчеты по налогам у ИП уходит очень много времени. В Интернете можно найти настоящие сборники полезных советов, форумов и инструкций. Все они призваны помочь растерянным налогоплательщикам правильно заполнить налоговую декларацию.
 
Многим из нас наверняка доводилось слышать разговоры о том, что в современной рабочей среде используется все меньше бумаги. Действительно, когда со всех сторон нас окружают ноутбуки, планшеты и смартфоны, легко может показаться, что бумага больше никому не нужна. Но человек, заполняющий налоговую декларацию, знает, что это не так. Во время заполнения налоговой декларации вокруг нее возникают целые ворохи самых разнообразных бумаг: чеки, счета, билеты на поезд, инвойсы и квитанции. А поскольку в последнее время мы стали очень зависимы от цифровых технологий — привыкнув решать любую проблему простым щелчком мыши или движением пальца по сенсорному экрану, — работа с материальными документами превратилась для многих в непосильное испытание. Считается, что заполнение «бумажек» — это одна из сложнейших задач повседневной деловой жизни.
 
Но на рынке существует целый ряд технологических решений, созданных специально для того, чтобы облегчить бремя заполнения налоговой декларации путем облегчения работы с бумажной документацией. Так, некоторые продукты представляют собой полезное ПО для сканирования, способное перевести документ, к примеру, расписку — в цифровой формат и отправить его в виртуальное хранилище, из которого документ при необходимости можно будет быстро извлечь. ScanSnap, новая линейка компактных сканеров от Fujitsu, отличается управлением «в одно нажатие», что делает процесс сканирования быстрым и понятными для пользователя. Они идеально подходят для небольших предприятий и ИП и смогут помочь им оптимизировать обработку документов. Вам больше не придется кропотливо разбирать кипы квитанций, накопившихся за несколько недель. Все, что нужно — это просто сканировать их, а устройство само превратит ваши квитанции в поддерживающие поиск файлы, используя функцию оптического распознавания текста (OCR).

Подобные технологии крайне важны для лиц, заполняющих налоговые декларации и предприятий в целом, поскольку затруднения с документацией не только влекут за собой неудобства и стресс, но и понижают рентабельность бизнеса. Экономичность цифровых систем хранения файлов рассматривается в исследовании, опубликованном Fujitsu совместно с AIIM (Ассоциацией управления информацией и изображениями) — «Сканируйте больше, печатайте меньше — большая выгода для малого предприятия». AIIM, глобальное сообщество экспертов в области информации, полагает, что на составление одного бумажного документа у небольшого предприятия в Великобритании уходит примерно 13 фунтов. Потеря или неправильное заполнение документов приводит к дальнейшему росту издержек — по подсчетам AIIM, каждый утерянный документ обходится предприятию в среднем в 80 фунтов. Ассоциация ARMA International, некоммерческое объединение экспертов в информационной сфере, в свою очередь, указывает на то, что среднестатистическое предприятие в Великобритании неправильно заполняет около 20 % документов.
 
Таким образом, издержки малого предприятия или ИП из-за плохо организованного документооборота могут достичь заоблачных высот. С другой стороны, затраты на внедрение в компании технологий сканирования и обработки документов, напротив, окупаются очень быстро. Исследования, проведенные Fujitsu в области окупаемости технологий обработки изображений, в том числе с использованием расчета ROI, показывают, что только один сканер способен помочь небольшому предприятию в Великобритании сэкономить до 1030 фунтов в год.
 
Создание электронных архивов — инновационное решение в области, в которой до сих пор используется бумажная документация. А конец налогового года — как раз та ситуация, когда вложения в эффективную обработку печатных документов смогут повлиять на деловую производительность бизнеса и, как следствие, на доход, получаемый фрилансером или ИП. Применяя в течение всего календарного года процессы цифровой обработки документов, вы избавите себя от затрат и стресса во время заполнения налоговой декларации. В свою очередь, представители индустрии высоких технологий берут на себя обязательство не прекращать поиски оптимальных решений для оптимизации деятельности ИП и малых предприятий.