Взаимодействие персонала в Центре гигиены и эпидемиологии в Алтайском крае будет организовано в eDocLib: Актив Бизнес

едеральное бюджетное учреждение здравоохранения «Центр гигиены и эпидемиологии в Алтайском крае» входит в единую федеральную централизованную систему органов и учреждений, осуществляющих государственный санитарно-эпидемиологический надзор. В структуре ФБУЗ «ЦГЭ» 46 подразделений, включая пятнадцать территориально-распределенных филиалов. Общая штатная численность персонала – более 1000 человек.
 
Текущая схема документооборота ФБУЗ «ЦГЭ» предусматривает централизованную журнальную регистрацию входящих и исходящих документов. При этом в некоторых подразделениях также ведутся отдельные журналы для фиксирования входящей корреспонденции и исходящих писем, подписанных руководством этого подразделения. Внутренние документы имеют различные маршруты прохождения и места регистрации – так, договорная документация регистрируется в отделе юридического обеспечения, приказы – у секретаря и т.д. Контроль исполнения документов ведется сотрудниками Организационно-методического отдела посредством контрольных карточек, куда вручную заносятся сведения об исполнении поручений и документов. Текущий контроль в подразделениях возложен на их руководителей.
 
Обследование схемы движения документов, бизнес-процессов и взаимодействия сотрудников в ФБУЗ «ЦГЭ» началось в середине февраля. По итогам обследования выявлен ряд задач, которые должна решить внедряемая система:
 
    обеспечение хранения и автоматизированной обработки документов, поручений, проектов документов и иной информации, находящихся в структурированных файлохранилищах на серверах учреждения;
    создание системы оперативного и достоверного контроля исполнительской дисциплины с возможностью автоматизированной подготовки статистической и аналитической информации о движении и исполнении документов и поручений;
    обеспечение инструментария для реализации внедренной Системы Менеджмента Качества и мониторинга актуальности действующих ОРД, процедур, формуляров, с возможностью формирования отчетов для осуществления текущего мониторинга;
    модернизация взаимодействия подразделений, служб и филиалов (транспортные, хозяйственные и прочие заявки для обеспечения деятельности учреждения);
    обеспечение возможности интеграции внедряемой системы с иными информационными системами заказчика.
 
Концепция проекта, разработанная по итогам обследования, предусматривает автоматизацию делопроизводства и документационного обеспечения управленческой деятельности ФБУЗ «ЦГЭ», а также создание единого информационного пространства для коллективного взаимодействия персонала при работе с документами и поручениями в рамках существующих производственных процессов деловой активности. Система должна охватывать все документы, включая переписку с корреспондентами, внутренние документы, ОРД, за исключением документов оперативного и бухгалтерского учета, обрабатываемых имеющимися учетными информационными системами (1С:Предприятие и т.д.).
 
Результатами внедрения «eDocLib: Актив Бизнес» должны стать:
 
    внедрение единого унифицированного порядка индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях;
    повышение оперативности и качества работы с документами, усиление контроля исполнения;
    оптимизация и сокращение временных и материальных затрат на выполнение производственных задач учреждения;
    создание условий для поэтапного отказа от создания и обработки бумажных копий документов и перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному;
    повышение доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами, снижение трудозатрат на рутинные операции;
    создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства (своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений).
 
На первом этапе проекта заказчиком приобретено 60 рабочих мест на систему «eDocLib: Актив Бизнес», а также 60 лицензий на приложение «ДокАгент». Напомним, что данное приложение является собственной разработкой компании «КС-Консалтинг» и является дополнением к системе eDocLib. Оно предназначено для мониторинга и оповещения пользователя eDocLib о событиях, происходящих в его личных папках: поступлении новых документов и изменениях в ранее просмотренных регистрационных карточках (появление новых заданий, отчетов и т.д.).
 
Кроме этого, для решения задач по интеграции с Microsoft Outlook приобретено 20 лицензий на «Модуль интеграции eDocLib: Актив Бизнес с Microsoft Outlook». Он также разработан компанией «КС-Консалтинг» специально для обеспечения пользователям максимально удобного управления информацией и заданиями. Данный модуль значительно расширяет функционал системы eDocLib: он дает возможность автоматической регистрации и связывания переписки по электронной почте с документами «eDocLib: Актив Бизнес», позволяет синхронизировать контакты Outlook с единой базой контактов системы eDocLib, а также обеспечивает синхронизацию поручений, задач и своевременное получение пользователями напоминаний, даже если в настоящий момент система «eDocLib: Актив Бизнес» недоступна. Модуль особенно полезен мобильным сотрудникам, так как они могут в любой момент видеть на экране своего ноутбука, планшета или смартфона актуальные контакты, запланированные задачи и другую необходимую информацию.
 
Реализация проекта разбита на три этапа. На первоначальном этапе пользователями системы станут ключевые должностные лица, отвечающие за документальные процессы. На второй стадии проекта система должна охватить все основные делопроизводственные и управленческие процессы в ФБУЗ «ЦГЭ», включая оперативное взаимодействие с представителями филиалов. Третий этап (перспективный) предполагает полномасштабное вовлечение в работу ранее неохваченных должностных лиц всех подразделений и филиалов ФБУЗ «ЦГЭ», а также автоматизацию обработки и хранения архивных документов. Также заказчик рассматривает возможность интеграции «eDocLib: Актив Бизнес» с иными АИС, используемыми в учреждении.