Современная рабочая среда позволяет сотрудникам компаний и их заказчикам работать одновременно в любом месте, в любое время и с помощью любых устройств. Однако согласно исследованию IDC, 80% компаний по-прежнему используют бумажный документооборот, и большинство организаций находится в начале пути перехода на цифровые технологии. При этом 72% участников опроса согласны с тем, что оптимизация документооборота позволит повысить уровень удовлетворенности заказчиков и/или увеличить ценность их бренда .
Учитывая тенденции рынка, потребности более чем 80 000 заказчиков и 20 000 000 бизнес-пользователей, компания Citrix продолжает создавать инновации для синхронизации и обмена файлами. Новые улучшения Citrix ShareFile включают более простое использование функций, возможность быстро просматривать и работать с файлами всех типов, получать обратную связь от коллег и утверждать документы. Кроме того, пользователи смогут совместно просматривать как медицинские снимки в формате DICOM, так и архитектурные 3D-изображения, а также формировать запрос на создание списков аудита и их мониторинг. Пользователи решения ShareFile становятся более продуктивными, защищенными и готовыми к совместной работе по мере того, как они переходят к рабочей среде будущего, от бумаги к цифровым технологиям.
Новые возможности решения ShareFile
В современных условиях ведения бизнеса наблюдается увеличение объемов данных и приложений, а также потребность в эффективной совместной работе, не зависимо от места расположения сотрудников компаний и их заказчиков. До выпуска на рынок решения ShareFile отсутствовал систематический подход к хранению, обмену, просмотру и утверждению документов. Решение изначально было создано для удовлетворения потребностей бизнеса и позволяло заказчикам легко сотрудничать со специалистами компаний за счет интегрированных функций отправки отзывов и возможности утверждать документы виртуально.
• Пользователи могут получать отзывы и запрашивать утверждения и электронные подписи с помощью веб-интерфейса ShareFile.
• Возможности отслеживать отзывы и утверждения в реальном времени, а также возможность установить сроки исполнения и просмотра статуса в любое время.
• Отсутствие необходимости отправки документов по электронной почте и отслеживания версий документов.
ShareFile позволяет работать более эффективно с помощью новой виртуальной панели управления и интерфейса.
• Пользователи могут легко получить доступ к недавно открытым файлам.
• Сотрудники могут успевать делать больше за меньшее время с помощью удобных в использовании функций и понятного дизайна решения.
• После входа в систему клиенты получают быстрый доступ к обучающим руководствам по использованию решения и необходимым ссылкам.
ShareFile предоставляет возможность легко увидеть информацию, содержащуюся в любых типах файлов, с помощью нового инструмента просмотра.
• Пользователи могут изучить содержимое более 60 типов файлов без необходимости их загрузки и, не покидая веб-браузера, могут выполнять их предварительный просмотр в наиболее популярных форматах, включая документы PDF.
• Пользователи прямо из инструмента просмотра могут обмениваться файлами, запрашивать отзывы и утверждения.
Новые и оптимизированные решения для профильных отраслевых решений
Многие отрасли, включая финансовые и страховые компании, а также организации, работающие в сфере недвижимости, имеют специализированные рабочие процессы и должны соответствовать определенным нормативным требованиям, включая FINRA, HIPAA и CFPB. Решение ShareFile удовлетворяет все эти потребности и может быть настроено таким образом, чтобы оптимизировать различные общие и профильные модели использования, в том числе – в бухгалтерии и медицине. Различные возможности для настройки, которыми обладает ShareFile, а также учет отраслевых требований на уровне системы, позволяет компаниям вести документооборот спокойно и в полном соответствии с индивидуальными потребностями и особенностями их бизнеса.
Решение ShareFile позволяет медицинским компаниям уменьшить объем использования CD-дисков за счет инструмента просмотра файлов формата DICOM и хранилища, соответствующего требованиям HIPAA. Медицинские организации теперь могут запрашивать, загружать, просматривать и обмениваться снимками и изображениями в рамках простой облачной среды. Практически на протяжении 10 лет бухгалтеры, использующие ShareFile для бухгалтерского учета, имели возможности легко обмениваться объемными файлами программы QuickBooks, ежемесячными и налоговыми отчетами. Теперь благодаря последним обновлениями ShareFile, они могут создавать и отслеживать списки, предоставляемые заказчиками и запрашивать электронные подписи для необходимых форм. Функция опросного листа позволяет отказаться от электронной почты и таблиц, что уменьшает избыточную сложность и вероятность возникновения ошибок.
Терри МакКлюр (Terri McClure), старший аналитик, облачные инфраструктуры и обмен файлами, ESG
«Руководители компаний осознают необходимость перехода на цифровые рабочие среды для оптимизации эффективности бизнес-процессов. Для этого необходимо проанализировать процедуры управления документами и информацией, и внедрить технологии, которые позволят увеличить их эффективность и сохранить надежную защиту данных. С помощью решения ShareFile и его функций обеспечения совместной работы и защиты компании получают гибкие и чётко структурированные процессы, что позволяет быстрее реализовать проекты и увеличить уровень удовлетворенности заказчиков – и всё это в соответствии с требованиями информационной безопасности».
Байрон Патрик (Byron Patrick), управляющий директор, CPA Practice, Network Alliance
«Всё более привлекательными для современных компаний становятся такие инновации как функции получения утверждений и возможность запроса на создание списков аудита, которые вошли в состав решения Citrix ShareFile. Функция утверждения документов упрощает сложный процесс сбора исходной документации и обеспечивает надежную защиту информации клиентов CPA. Компании, с которыми я работаю, ведут свой бизнес более эффективно за счет совместной работы с заказчиками, которые высоко ценят преимущества простотой системы».
Кевин Гарднер (Kevin Gardner), директор по производству, US Framing International
«Функция утверждения документов позволяет значительно сэкономить время, что очень выручает в сложной ситуации. Вы можете отказаться от необходимости отправлять туда и обратно многочисленные электронные письма и просто отслеживать изменения и комментарии. До этого на утверждение документа у нас уходила три дня, а сейчас благодаря этой функции мы можем сэкономить целый день».
Саманта Райс (Samantha Rice), администратор, McMahan, Thomson & Associates, P.C.
«Функция утверждения документов помогла нам оптимизировать процесс обмена информацией в рамках проектов с участием нескольких сотрудников. Теперь нам не нужно обмениваться многочисленными письмами, т.к. мы используем централизованное хранилище, в котором размещены все отзывы и изменения».
Нейт Спилкер (Nate Spilker), вице-президент, ShareFile и облачные сервисы, Citrix
«Компаниям любого масштаба нужны решения, которые позволят им работать из любой точки мира, что сделает их бизнес более эффективным и мобильным. Citrix продолжает оптимизировать свое решение ShareFile, добавляя в него помимо файлообмена и хранения новые функции, необходимые современным сотрудникам. Сейчас, благодаря более простому интерфейсу и специальным техническим возможностям для разных отраслей, ShareFile помогает увеличить продуктивность совместной работы сотрудников и заказчиков».
