Компания «Диасофт» переходит на формат обмена с клиентами юридически значимыми документами при помощи облачного сервиса электронного документооборота.
В целях повышения эффективности документооборота компании руководство приняло решение реализовать в электронном формате полный жизненный цикл документов, от подготовки до подписания и отправки. Первым шагом «Диасофт» на пути к достижению этой цели стала реализация внутреннего проекта по ЭДО на основе ECM-системы DIRECTUM, что позволило перевести процесс согласования договоров внутри компании в электронную форму и внедрить автоконтроль соблюдения регламента на всех этапах процесса.
После этого было принято решение отказаться от бумажных носителей и перейти на подписание и передачу юридически значимых документов клиентам в электронной форме. В ходе тщательного анализа специализированных решений, представленных на рынке, компания выбрала сервис «Контур.Диадок» от оператора ЭДО – «СКБ Контур». Работа через оператора позволяет подписывать документы, используя усиленную квалифицированную электронную подпись. Такой цифровой документ имеет полноценную юридическую силу, как и его бумажная версия. При этом электронный формат взаимодействия обладает рядом существенных и ранее недостижимых для компании преимуществ.
Теперь обмен документами становится мгновенным независимо от удаленности контрагентов, значительно сокращаются издержки на логистику, появляется возможность отслеживать статусы отправленных документов или поступление новых, устранить зависимость от обязательного присутствия подписантов в офисе за счет функции подписи договоров с любого устройства и из любой точки мира, а также многое другое.
«Диасофт» адаптировал внутренние процессы, правила, шаблоны документов к переходу на ЭДО и уже взаимодействует с десятками клиентов в этом формате в части оформления не только первичных документов (счетов, счетов-фактур, актов), но также договоров, гарантийных писем и уведомлений. Благодаря технологии роуминга для обмена документами между операторами ЭДО, «Диасофт» может взаимодействовать в новом формате с клиентами, которые используют сервисы ЭДО других операторов.
«Область применения юридически значимого ЭДО гораздо шире, чем это было несколько лет назад, когда подобные сервисы имели массовое распространение для сдачи отчетности в электронном виде или формирования ответов на запросы регулирующих органов, – говорит Антон Крылов, заместитель директора по продажам в области методологии и реализации внутренних проектов компании «Диасофт». – Благодаря сформированной законодательной базе такие сервисы все чаще востребованы бизнесом для комплексного усовершенствования документооборота. За короткий срок десятки клиентов уже перешли на ЭДО с нами или заканчивают организационные мероприятия в рамках перехода. Мы рады, что можем не только предложить клиентам лучшие условия сотрудничества, но и предоставить им возможность оптимизировать процессы ведения документооборота».
«Сегодня от скорости принятия решений зависит успешность бизнеса, поэтому для нас очевидны преимущества электронного формата взаимодействия с контрагентами, – комментирует Юрий Эрнестович Габов, заместитель председателя правления «Северный Народный Банк» (ПАО). – Это целесообразно как с точки зрения сокращения расходов, так и с позиции создания современного успешного банка, в котором все процессы должны быть технологичны и работать как часы».
В ближайших планах «Диасофт» – обеспечить полную и сквозную автоматизацию внутренних корпоративных систем с сервисом «Контур.Диадок» и одновременно с этим продолжить переход на электронный формат взаимодействия со всеми контрагентами.
