Подключение к корпоративному документальному серверу eDocLib Администрации городского округа Стрежевой (Томская область) муниципальных учреждений

Создание единой информационной среды: история проекта

Начало созданию информационной системы управления документами в Администрации города Стрежевой было положено в 2003 году. Для автоматизации обработки основных документопотоков была приобретена СЭД «ДЕЛО». Первыми пользователями стали специалисты Управления делами Администрации городского округа, которые осуществляли следующие операции:

• регистрация входящей и исходящей корреспонденции (приемная Администрации городского округа Стрежевой);
• организация работы с обращениями граждан (регистрация, контроль);
• регистрация муниципальных правовых актов Администрации города (постановлений и распоряжений).

В настоящее время СЭД «ДЕЛО» обеспечивает процессы регистрации входящей и исходящей документации, проектов нормативных актов, листов согласования, подписанных (изданных) правовых актов. Средствами СЭД автоматизированы контроль исполнения поручений и работа с обращениями граждан. В СЭД «ДЕЛО» работают приемная, Управление делами Администрации города, заместители Мэра города, аппарат Думы городского округа. Также система «ДЕЛО» охватывает весь цикл работ с обращениями граждан – от ведения реестра граждан, регистрации обращений, контроля исполнения поручений по обращениям до отправки ответа, формирования отчетности и накопления истории взаимодействия с гражданами. В СЭД фиксируются как письменные, так и устные обращения.

Система управления корпоративной информацией eDocLib используется в органах местного самоуправления городского округа Стрежевой с 2009 года. Данная система выполняет функции корпоративного документального сервера, позволяющего организовать оперативные и архивные структурированные хранилища документов, объединить разнородную информацию пользователей локальных компьютеров в коллективный информационный ресурс и обеспечить доступ к этим данным максимального числа муниципальных служащих.

При этом eDocLib не подменяет собой СЭД «ДЕЛО», а дополняет ее. Система позволяет организовать многопользовательский доступ к документам, а также архивные хранилища в соответствии с установленной номенклатурой дел. В eDocLib созданы и активно используются справочники организаций города и сотрудников органов МСУ. Новые функции системы были освоены уже в рамках интеграционного проекта – eDocLib позволила автоматизировать процесс публикации правовых актов на официальном сайте.

Интеграция систем и модернизация сайта: результаты и перспективы

В конце 2012 – 2013 гг. компанией «КС-Консалтинг» в Администрации ГО Стрежевой был реализован проект по интеграции в единую информационную систему СЭД «ДЕЛО» и ECM-системы eDocLib с модернизированным официальным сайтом муниципалитета. Проект развивался в трех направлениях:

• перевод сайта на современную систему управления (CMS);
• создание Интернет-приемной и ее интеграция с СЭД «ДЕЛО»;
• автоматизация процессов публикации на официальном сайте нормативных правовых актов.

В настоящее время на официальном сайте органов местного самоуправления города создана Интернет-приемная, через которую все желающие могут обратиться в Администрацию городского округа. Автоматизирована выгрузка поступающих в Интернет-приемную обращений в СЭД «ДЕЛО», предусмотрена «обратная связь»: пересылка из СЭД «ДЕЛО» в «Личные кабинеты» заявителей (доступные через Интернет-приемную) сведений о ходе работы с обращением. Также предусмотрена возможность получения заявителем данных сведений по электронной почте.

Благодаря интеграции официального сайта с ECM-системой eDocLib автоматизирована публикация в сети Интернет нормативных документов. Появилась возможность отслеживания истории документа, предоставления сведений о его статусе, о внесении изменений, признании утратившим силу.

В целом процессы правотворчества и доведения подлежащих обнародованию нормативных актов до сведения населения в Администрации города Стрежевой выглядят следующим образом:

• при запуске проекта документа на согласование в системе «ДЕЛО» регистрируется лист согласования;
• если требуется проведение публичной экспертизы проекта документа, он регистрируется в системе eDocLib и выгружается на сайт;
• после прохождения процедуры согласования документ регистрируется в системе «ДЕЛО», затем передается на подпись Мэру городского округа или исполняющему его обязанности заместителю, после чего загружается в систему eDocLib и, если он подлежит публикации, выгружается на сайт.

Сегодня к eDocLib подключены все органы местного самоуправления городского округа Стрежевой:

• Мэр городского округа
• Администрация городского округа
• Дума городского округа
• Ревизионная комиссия городского округа

Доступ к eDocLib имеют все сотрудники указанных органов. Наиболее востребована документальная база системы сотрудниками Правового управления, Управления делами, экономистами. В декабре прошлого года были закуплены дополнительные лицензии на систему для юристов муниципальных учреждений городского округа. Всего Администрацией Стрежевого с начала использования eDocLib приобретено около 120 автоматизированных рабочих мест.

Подключение учреждений стало новым этапом развития корпоративной информационной системы муниципалитета. Таким способом Администрация города обеспечивает доступ этих организаций к актуальной информации о муниципальных правовых актах – их содержанию, сведениям о внесении изменений и статусе. В планах заказчика – постепенный переход к электронному документообороту, реализация выгрузки данных из СЭД «ДЕЛО» в eDocLib и полная синхронизации баз данных органов местного самоуправления городского округа Стрежевой.

Таким образом, корпоративная информационная система, созданная Администрацией города Стрежевой, не только решает задачи документационного и правового обеспечения аппарата управления, но и позволяет организовать информирование населения о деятельности муниципальных органов. Автоматизация публикации через систему eDocLib проектов правовых актов на официальном сайте дает возможность жителям города Стрежевой участвовать в их обсуждении. Кроме этого, через интеграцию с официальным сайтом системы «ДЕЛО» обеспечен доступ заявителям к актуальной информации о рассмотрении их обращений в Администрацию. Еще одна задача, которую решил интеграционный проект – создание и поддержание в актуальном состоянии на официальном сайте города Стрежевой общедоступной базы муниципальных правовых актов, подлежащих опубликованию.

Напомним, что ставшие основой для создания единой информационной системы Администрации города Стрежевой разработки ЭОС («ДЕЛО» и eDocLib)являются популярными продуктами для автоматизации управленческих процессов. Если говорить о муниципальных проектах, самое крупное внедрение eDocLib в органах местного самоуправления (по числу рабочих мест) осуществлено в г. Коврове Владимирской области. СЭД «ДЕЛО» – многолетний лидер отечественного рынка СЭД по количеству АРМ в данном сегменте государственного сектора. Кроме того, платформа eDocLib часто используется как база для создания прикладных конфигураций: компанией ЭОС и партнерами созданы такие решения, как «eDocLib: Актив Бизнес», «eDocLib: Хранение и оцифровка», «eDocLib: Реестры НКО», «Электронная амбулаторная история болезни» (ЭлАИБ), «Приемная Руководителя», а также совместное с Ростелекомом SaaS-решение «О7.ДОК».