Работа без ошибок. В Администрации Таганрога внедряют СЭД «Дело»

«Каждый документ – это чьи-то законные интересы»

В Администрации Таганрога к вопросу автоматизации процессов подошли весьма вдумчиво. В 2012 году, когда был создан отдел информационного-коммуникационных технологий, было принято стратегическое решение сначала создать современную ИТ-инфраструктуру, а уже затем на ее основе внедрять автоматизированные системы.

«Ни о какой стабильности работы ИТ-систем на коммуникациях 1973 года выпуска и говорить не приходилось, – вспоминает Дмитрий Симоньянц, начальник отдела информационно-коммуникационных технологий Администрации города Таганрога. – Именно поэтому мы начали работу комплексно и постепенно: начали создавать развитую ИТ-инфраструктуру с запасом на будущее, чтобы потом уже было не важно, какие сервисы внедрять. Так что в течение 2012-2015 годов мы строили нормальную инфраструктуру, которая могла бы дать нам гарантию того, что, как только мы внедрим электронный документооборот, он будет работать стабильно, без сбоев».

До старта проекта по внедрению СЭД в Администрации города Таганрога документооборот осуществлялся исключительно на бумаге. Как отмечает Дмитрия Симоньянц, это был такой «слоеный пирог из собственных понятий и нормативных документов», которые определяли, что именно и в какой последовательности нужно делать.   

«Нужно понимать, что каждый документ, который входит к нам и выходит от нас – это чьи-то законные права и интересы. Для кого-то этот документ, возможно, жизненно важен. Однако при использовании бумажного документооборота существовал целый ряд проблем. Нас не устраивала прежде всего скорость работы. Документ мог «гулять» по муниципалитету до пяти рабочих дней – это слишком долго. Так что было принято решение внедрять электронный документооборот: проект стартовал в январе 2015 года, – рассказывает г-н Симоньянц. – Замечу, что сейчас очень удачное время для подобных проектов. Еще лет семь назад информационные технологии в органах власти жили как нелюбимый ребенок в семье. Вроде бы, уже вышли на определенный уровень развития технологий, интуиция подсказывала, что ими нужно пользоваться, но закостенелая реакция и мнение, что «раньше же работали – значит, обойдемся», тормозили развитие. Финансирование также велось по остаточному принципу. Сейчас ситуация кардинально изменилась: благодаря политике государства в области развития ИТ и уровню развития технологий произошел прорыв и в органах власти начали активно внедрять информационные технологии. И наш регион – не исключение».

Помощь из центра

Выбор Администрацией Таганрога был сделан в пользу СЭД «Дело» компании ЭОС. Принять такое решение помогло то, что эта система давно была выбрана Правительством Ростовской области в качестве корпоративного стандарта для создания электронного документооборота.

«Правительство Ростовской области предоставило нам лицензии СЭД «Дело». Все данные также хранятся на серверах правительства Ростовской области. Это огромный плюс для нашего региона: мы смогли уйти от весьма затратной проблемы – приобретения ПО и оборудования, внедрения и поддержки. Таким образом фактически мы получили облачное решение, – рассказывает Дмитрий Симоньянц. – Как ни велика значимость ИТ для органов власти, для муниципалитета отдельного города такой проект запустить очень тяжело: есть большое количество отраслей, которые всегда более недофинансированы и более важны – ЖКХ, «социалка» – те, где финансирование напрямую завязано на конкретного жителя региона. И любой руководитель понимает, что, если стоит выбор построить садик или вложиться в СЭД, садик будет приоритетным. Так что в этом вопросе правительство нам существенно помогло. Кроме того, с нами поделились еще и опытом внедрения СЭД, что не менее важно, чем финансовая помощь. Мы внедряем, не набивая шишек, потому что нас консультируют те, кто уже прошел все эти круги и сделал выводы из ошибок».

На первом этапе специалистами отдела информационно-коммуникационных технологий Администрации города Таганрога была проведена серьезная аналитическая работа, в рамках которой были созданы блок-схемы, отражающие существующие маршруты прохождения различных документов и те, которые хотелось бы реализовать при переходе на электронный документооборот.

В процессе обследования выяснилось, что документооборот был организован в соответствии с нормативными актами, которые зачастую принимались еще в начале 90-х годов, а затем дополнялись различными современными нормами. Также оказалось, что в некоторых случаях в принципе не ясно, почему определенный документ идет в ведомстве именно таким путем – просто так было всегда. Аналитическая работа дала свои плоды: благодаря ей было выявлено множество «задвоенных» и избыточных процессов и функций.  

Созданная за полтора месяца блок-схема, в соответствие с которой планировалось организовать электронный документооборот, была представлена на обсуждения экспертам Министерства информационных технологий и связи Ростовской области, которые оказывали консультативную поддержку при реализации проекта. С их помощью удалось максимально оптимизировать все маршруты и процессы.

«Конечно, можно было в это плаванье отправиться и в одиночку, но в таком случае мы бы вряд ли смогли учесть все нюансы, пришлось бы потом «допиливать» и переделывать, - уверен Дмитрий Симоньянц. - Но документооборот прочно связан конечными пользователями. Допустим, мы их научили, сказали, что именно так делать правильно, а потом пришлось бы переделывать и объяснять каждому пользователю, что теперь надо все делать иначе – это могло бы стать проблемой. Коллеги из Минсвязи Ростовской области нас уберегли от большого количества граблей, на которые мы могли бы наступить – это никакими деньгами не померить, это опыт, который был передан безвозмездно и очень нам помог». 

Дорога к мобильности

В рамках проекта специалистами отдела информационно-коммуникационных технологий Администрации Таганрога были организованы защищенные каналы связи с Правительством Ростовской области, проведена настройка рабочих мест. Автоматизация документооборота проводится в несколько этапов. На первом этапе в электронный вид переведена вся служебная переписка, на втором планируется перевести – процессы согласования и принятия нормативно-правовых актов и документации – аукционной, муниципальных контрактов и так далее. 

«На текущий момент полностью завершен первый этап: все муниципальные учреждения (садики, школы, муниципальные предприятия и так далее) и Администрация города ведут переписку в СЭД. Все структуры, где мы можем задать правила игры, уже являются участниками электронного документооборота или находятся в процессе подключения: покрытие составляет около 85 %. На бумаге документы уходят только непосредственно гражданам и организациям, которые не являются участниками электронного документооборота – коммерческим предприятиям или учреждениям, которые не подключены к СЭД «Дело». Сейчас входящая документация поступает в канцелярию, где переводится в электронный вид, регистрируется, а дальше уже все этапы проходит полностью в электронном виде».

То, что в Правительстве Ростовской области уже работают в СЭД «Дело», повлияло и на скорость внедрения. Как отметил Дмитрий Симоньянц, знание факта, что в другом ведомстве, работающем в том же правовом поле, уже используют это решение, причем, весьма успешно и на всех уровнях, оказало положительное влияние.  

Второй этап в пилотном режиме планируется запустить ориентировочно в третьем квартале: в электронный вид будет переведено визирование нормативно-правовых актов. В начале 2016 года в планах запустить визирование муниципальных контрактов.

В планах и использование мобильных решений для работы с документами. Однако здесь требуются более серьезные финансовые вложения, так как надо будет приобретать мобильные устройства всем руководителям, участвующим в визировании и подписании документов. Но сначала надо запустить основной функционал системы. 

Индивидуальный подход

Много внимания было уделено обучению персонала. Первичное обучение пользователей провели представители Министерства, а дальнейшее было организовано собственными силами.

«Возрастной состав сотрудников Администрации варьируется от 23 до 65 лет, при этом кто-то быстрее схватывает, кто-то медленнее. Были и те, кто считал, что и раньше все работало хорошо, так что менять не нужно. Поэтому нам пришлось найти индивидуальный подход к каждому пользователю, - рассказывает Дмитрий Симоньянц. - Мы сделали специальную инструкцию – хотя она насчитывала всего 15 страниц, но давала базис для того, чтобы можно было начать работать с системой. Если же в процессе работы возникали дополнительные вопросы, мы работали в индивидуальном порядке. Были и те, кто говорил, что очень занят, ему некогда прочить инструкцию. В этом случае нам опять помог опыт наших коллег: мы напоминали нашим сотрудникам, что губернатор работает лично в этой системе, а также его заместители, министры – после таких примеров время находилось».

Несмотря на то, что проект еще не завершен, ведомству удалось добиться существенных результатов. Если раньше документ мог проходить до адресата на протяжении рабочей недели, то сейчас от момента поступления документа в здание до получения его конечным исполнителем проходит меньше половины одного рабочего дня.

«Время прохождения документа – один из главных показателей, но не единственный. Структура администрации такова, что сотрудники не находятся в одном здании. Помимо того, что у нас есть географически распределенные структурные подразделения, разбросанные по городу, есть и муниципальные учреждения, - комментирует Дмитрий Симоньянц. - Раньше, чтобы передать юридически значимый документ (не копию, которую можно передать по факсу, а именно юридически значимый), нужен был курьер, который отвез бы бумагу на другой конец города – а это время, это финансовые расходы. Сейчас создается карточка, нажимается кнопка «отправить» – и в эту же секунду документ получили все адресаты – и это юридически значимый документ. Это быстро и удобно. К тому же мы уже добились экономии бумаги. Раньше ее тратились тонны: бывали документы по 20-30 страниц и более, которые рассылались 15 адресатам – сейчас этих затрат нет. А как только перейдем к визированию нормативных документов, которые исчисляются десятками и даже сотнями листов, мы начнем экономить еще больше».

Лучше, чем девушка из канцелярии

Также среди результатов специалисты отмечают повышение прозрачности и контроля над документооборотом.

«Раньше, когда в Администрацию поступал документ, девушка из канцелярии несла его в определенный отдел, руководитель отдела передавал его сотруднику и поручал отрабатывать. В конце указанного срока сотрудник мог начать жаловаться на сложность документа, просить дополнительного времени на работу над ним, хотя на самом деле открыл его только в последний день, - рассказывает Дмитрий Симоньянц. - Сейчас любой руководитель может зайти в систему и проверить, когда попал документ к одному адресату, когда к следующему, работал ли конечный исполнитель с документом, или нет. Если документ сотрудник не открывал или открыл в последний день, то истории про сложность работы над документом уже не пройдут. Внедренная СЭД настолько вертикально интегрирована, что все прозрачно, а для такой структуры, как наша, вопрос контроля очень важен. К тому же теперь потеряться из-за человеческого фактора где-то в процессе передачи из одного отдела в другой ни один документ не может. Все это делает работу нашего ведомства более качественной, эффективной и прозрачной».

Кроме того, есть и дополнительные плюсы. Напомним, что по обращениям граждан есть определенный срок «отработки» документа – 30 дней. Как отмечают в ведомстве, теперь благодаря структурированности и прозрачности системы появилась возможность сделать эту работу раньше. По мнению Дмитрия Симоньянца, это очень позитивный результат, так как если человек обращается к власти, то у него какая-то проблема, и чем быстрее она будет решена, тем лучше. К тому же «Дело» позволяет проследить хронологию обращений. Если человек регулярно обращается с одним и тем же вопросом, то это легко можно проследить, тогда как при бумажном документообороте этого добиться тяжело, а некоторых случаях и невозможно.

Также благодаря внедренной системе в ведомстве могут избежать сложностей, которые неминуемо возникают при смене сотрудников. Если раньше знания по статусу работы над тем или иным документом зачастую хранились только в голове ответственного сотрудника и при его уходе терялись, то теперь это невозможно. Новый сотрудник в системе видит, что было сделано по какому документу, кому посылал запросы и так далее.

«Мы были приятно удивлены возможностями СЭД «Дело», - резюмирует Дмитрий Симоньянц. – К моменту внедрения в муниципалитетах она была доработана под требования госструкртур. Понятно, что у органов власти и ведомств есть уникальные потребности, которые ни в одной коммерческой организации не будут востребованы – коммерсанты так глубоко с документами не работают. Для нас документы – это сфера регламентации и серьезной работы. До начала проекта у нас были опасения, что останутся процессы, в которых придется использовать гибрид бумаги и электронного документооборота, но они не подтвердились. Все, что необходимо, есть во внедренном решении».