Как внедряли СЭД в пивоваренной компании

-  Как был организован документооборот до старта проекта и что не устраивало? 

До внедрения СЭД, документооборот в нашей компании был организован без использования каких-либо технологических средств – все делалось на бумаге. К примеру, для утверждения документа сотруднику необходимо было обойти всех, кто участвовал в процессе согласования, чтобы получить их резолюцию – все это сотрудник делал, теряя время на звонки для уточнения статуса документа, а затем на возможные повторные согласования при необходимости корректировать текст, а порой и на поиск потерявшегося документа, проверяя всю цепочку согласующих. Были у нас случаи, когда к согласующему выстраивались очереди, что, разумеется, влияло на рабочий процесс. Нас это не устраивало, и мы приняли решение об автоматизации документооборота.

- Какие задачи должна была решить СЭД, и какие требования к системе предъявлялись?

Нам необходимо было добиться многого. Прежде всего, мы хотели, чтобы процесс согласования и утверждения документов компании проходил в автоматическом режиме, чтобы в результате снизились временные и денежные издержки на согласование. Также нам было необходимо централизованное корпоративное электронное хранилище документов – это позволило бы нам не терять документы и систематизировать их. Кроме того, мы понимали, что система электронного документооборота должна обеспечить возможность совместной работы над документами – это также влияет на скорость работы с ними.

СЭД должна была стать инструментом, с помощью которого мы могли бы наладить контроль и мониторинг исполнения документов и поручений – это очень важно для нашей компании, которая работает в условиях регламентированных сроков согласно бизнес-процедурам. Результатом усиления контроля в компании должно было стать повышение административной дисциплины работников всех категорий.

Так что мы очень вдумчиво выбирали решение: для нас важны были функциональность и быстродействие, хорошее соотношение цены и качества, простота и дружелюбность интерфейса, профессиональная и своевременная техподдержка продукта. В результате выбор был сделан в пользу EOS for SharePoint.

- Как проходил проект?   

Полноценное внедрение системы EOS for SharePoint началось еще весной 2015 года. С помощью компании-интегратора «Юниксофт» (это партнер разработчика EOS for SharePoint компании ЭОС) были сформированы первые группы документов, созданы картотеки для них и маршруты согласования.

Переход на СЭД происходил поэтапно. Так, вначале на работу в СЭД был переведен лишь один департамент и только одна группа документов. Постепенно, с каждым кварталом увеличивалось как количество сотрудников, использующих СЭД, так и количество групп документов, согласование которых происходило в системе.

В мае 2016 года наша компания перешла с версии 4.0 на 4.2, что было сопряжено с некоторыми незначительными трудностями. Например, новый интерфейс потребовал адаптации со стороны сотрудников, поэтому были небольшие сбои в работе проектов, созданных в предыдущей версии СЭД, а также иные технические вопросы, которые были успешно решены с помощью сотрудников компании «Юниксофт».

На этом мы не остановились: система продолжает развиваться. В 2017 году был запущен процесс использования функционала по поручениям. Также активно осваиваются другие возможности системы EOS for SharePoint, например, зоны общения и обмена информацией, воплощенные в виде тематических сайтов, различного рода библиотек и баз данных. Также был приобретен пакет ПО для работы на мобильных устройствах. Благодаря этому на данный момент мы весьма успешно работаем в СЭД на устройствах, базирующихся на платформе iOS – мы используем мобильное приложение iEOS.

- Каковы результаты проекта?

К текущему времени настроено и используется 27 групп документов, создано более 120 маршрутов согласования, подключена к СЭД значительная часть сотрудников компании. Мы смогли решить те задачи, которые ставили в начале проекта.

Мы удовлетворены результатами. Система EOS for SharePoint отличается гибкостью и возможностью удовлетворения большинства запросов наших сотрудников разного уровня, хотя и не лишена некоторых недостатков. Но важно, что большинство из них можно устранить с помощью дополнительных опций, не входящих в «коробочный» функционал.

- Каковы планы по развитию проекта. Связаны ли они с планами по развитию компании?

Сейчас мы видим, что не весь потенциал СЭД нами исчерпан, поэтому будем расширять набор используемых функций. Так, в дальнейшем мы планируем полностью перенести работу по поручениям из области Outlook в СЭД, осваивать функционал СЭД на мобильных устройствах, базирующихся на платформе Android. Кроме того, мы намерены продолжать переносить различные типы документов внутреннего документооборота в СЭД.