Как внедряли СЭД в пивоваренной компании

Московская Пивоваренная Компания – один из самых динамично развивающихся отечественных производителей. Напитки собственного производства этой компанией были выведены лишь в 2008 году, первоначальная производственная мощность составлял 2,4 млн гл в год, а на сегодня возможности производства составляют уже 5 млн гл с постепенным расширением до 7 млн гл в год. При этом производитель практически каждый год представляет новые сорта напитков. Наличие не только производства, но и собственного дистрибьюторского и логистического центров приводит к большому объему внутреннего документооборота. О том, как он был автоматизирован и каких результатов при этом удалось добиться, рассказывают в Московской Пивоваренной Компании.

-  Как был организован документооборот до старта проекта и что не устраивало? 

До внедрения СЭД, документооборот в нашей компании был организован без использования каких-либо технологических средств – все делалось на бумаге. К примеру, для утверждения документа сотруднику необходимо было обойти всех, кто участвовал в процессе согласования, чтобы получить их резолюцию – все это сотрудник делал, теряя время на звонки для уточнения статуса документа, а затем на возможные повторные согласования при необходимости корректировать текст, а порой и на поиск потерявшегося документа, проверяя всю цепочку согласующих. Были у нас случаи, когда к согласующему выстраивались очереди, что, разумеется, влияло на рабочий процесс. Нас это не устраивало, и мы приняли решение об автоматизации документооборота.

- Какие задачи должна была решить СЭД, и какие требования к системе предъявлялись?

Нам необходимо было добиться многого. Прежде всего, мы хотели, чтобы процесс согласования и утверждения документов компании проходил в автоматическом режиме, чтобы в результате снизились временные и денежные издержки на согласование. Также нам было необходимо централизованное корпоративное электронное хранилище документов – это позволило бы нам не терять документы и систематизировать их. Кроме того, мы понимали, что система электронного документооборота должна обеспечить возможность совместной работы над документами – это также влияет на скорость работы с ними.

СЭД должна была стать инструментом, с помощью которого мы могли бы наладить контроль и мониторинг исполнения документов и поручений – это очень важно для нашей компании, которая работает в условиях регламентированных сроков согласно бизнес-процедурам. Результатом усиления контроля в компании должно было стать повышение административной дисциплины работников всех категорий.

Так что мы очень вдумчиво выбирали решение: для нас важны были функциональность и быстродействие, хорошее соотношение цены и качества, простота и дружелюбность интерфейса, профессиональная и своевременная техподдержка продукта. В результате выбор был сделан в пользу EOS for SharePoint.

- Как проходил проект?   

Полноценное внедрение системы EOS for SharePoint началось еще весной 2015 года. С помощью компании-интегратора «Юниксофт» (это партнер разработчика EOS for SharePoint компании ЭОС) были сформированы первые группы документов, созданы картотеки для них и маршруты согласования.

Переход на СЭД происходил поэтапно. Так, вначале на работу в СЭД был переведен лишь один департамент и только одна группа документов. Постепенно, с каждым кварталом увеличивалось как количество сотрудников, использующих СЭД, так и количество групп документов, согласование которых происходило в системе.

В мае 2016 года наша компания перешла с версии 4.0 на 4.2, что было сопряжено с некоторыми незначительными трудностями. Например, новый интерфейс потребовал адаптации со стороны сотрудников, поэтому были небольшие сбои в работе проектов, созданных в предыдущей версии СЭД, а также иные технические вопросы, которые были успешно решены с помощью сотрудников компании «Юниксофт».

На этом мы не остановились: система продолжает развиваться. В 2017 году был запущен процесс использования функционала по поручениям. Также активно осваиваются другие возможности системы EOS for SharePoint, например, зоны общения и обмена информацией, воплощенные в виде тематических сайтов, различного рода библиотек и баз данных. Также был приобретен пакет ПО для работы на мобильных устройствах. Благодаря этому на данный момент мы весьма успешно работаем в СЭД на устройствах, базирующихся на платформе iOS – мы используем мобильное приложение iEOS.

- Каковы результаты проекта?

К текущему времени настроено и используется 27 групп документов, создано более 120 маршрутов согласования, подключена к СЭД значительная часть сотрудников компании. Мы смогли решить те задачи, которые ставили в начале проекта.

Мы удовлетворены результатами. Система EOS for SharePoint отличается гибкостью и возможностью удовлетворения большинства запросов наших сотрудников разного уровня, хотя и не лишена некоторых недостатков. Но важно, что большинство из них можно устранить с помощью дополнительных опций, не входящих в «коробочный» функционал.

- Каковы планы по развитию проекта. Связаны ли они с планами по развитию компании?

Сейчас мы видим, что не весь потенциал СЭД нами исчерпан, поэтому будем расширять набор используемых функций. Так, в дальнейшем мы планируем полностью перенести работу по поручениям из области Outlook в СЭД, осваивать функционал СЭД на мобильных устройствах, базирующихся на платформе Android. Кроме того, мы намерены продолжать переносить различные типы документов внутреннего документооборота в СЭД. 

Редактор раздела: Тимофей Белосельцев (info@mskit.ru)

Рубрики: Интеграция, ПО

наверх
 
 
     
Оставить комментарий
Имя:
E-mail:
Комментарий (не более 2000 знаков):



     
 

ITSZ.RU: последние новости Петербурга и Северо-Запада

17.10.2018 Инновации в России: фестиваль форматов

16.10.2018 Цифровая трансформация: пора налить воду в бассейн

16.10.2018 На «ПРОФ-IT» показали отечественные интегрированные решения

15.10.2018 Россияне распробовали бесконтактные платежи

14.10.2018 Великий Новгород хочет стать цифровым регионом

09.10.2018 Информационная безопасность сбавит темы роста

04.10.2018 Цифровой опыт разочаровывает пользователей

03.10.2018 Microsoft обновляет Windows 10 и поднимает цену на Office 365

MSKIT.RU: последние новости Москвы и Центра

NNIT.RU: последние новости Нижнего Новгорода