«Кондитерская фабрика им. Н.К.Крупской»: автоматизация обработки заявок на закупку

О компании

«Кондитерская фабрика им. Н.К.Крупской» была основана в 1938 году в Петербурге. Сфера деятельности предприятия - производство шоколадных изделий, ежегодный объем которого составляет 20 тыс. тонн. Недавно производственная линейка фабрики подверглась обновлениям – было приобретено новое оборудование швейцарской компании Buhler для приготовления шоколадных масс, а также запущена линия по производству помадных двухслойных конфет от немецкой компании WinklerDunnebier. Всего на фабрике производится более 130 сортов шоколадных изделий, в том числе и популярные сладности, как шоколадная плитка «Мишки на Севере», наборы «Санкт-Петербург» и «Вернисаж», «Русские сезоны» и др. В штат компании входит более 1 тыс. сотрудников. По результатам телефонного опроса, проведенного Центром мониторинга социальных процессов СПбГУ в 2003 году по заказу фонда «Петербургская Политика», более 30% жителей, признали главной торговой маркой Северной Столицы – продукцию «Кондитерской фабрики им. Крупская».

В 2006 году «Кондитерская фабрика им. Крупской» сменила владельца - 75% акций предприятия были приобретены норвежским промышленным холдингом Orkla, сферы деятельности которого - производство потребительских и химических товаров, издательская деятельность, а также финансовые инвестиции. Компания является поставщиком товаров широкого потребления на скандинавский продовольственный рынок, рынки Восточной и Западной Европы, а также России и Украины. В общей сложности, численность персонала компании достигает примерно 35 тыс. человек. На российский рынок компания пришла в 2004 году, выкупив кондитерское предприятие «СладКо», производственные мощности которого расположены в Ульяновске и Екатеринбурге. Позже, норвежский холдинг приобрел 45,5% акций другого предприятия, специализирующегося на производстве конфет – «Кондитерской фабрики «Волжанка».

Цели проекта

В начале 2006 года на «Кондитерской фабрике им. Крупской» стартовал проект по автоматизации одного из ключевых элементов внутреннего корпоративного документооборота предприятия – процесса обработки заявок на закупку, который осуществлялся в бумажном виде. Как пояснил начальник отдела закупок «Кондитерской фабрики им. Крупской» Александр Боярсков, бизнес-процессы закупки на фабрике делятся на два потока – закупка производственных и материально-непроизводственных ценностей. К первому потоку относятся ингредиенты для кондитерского производства – эта информация хранится в ERP-системе «Парус», установленной на фабрике, и строго регламентирована; под вторым понимаются любые непроизводственные ценности, начиная от оборудования для производственного цеха, и заканчивая канцелярскими товарами для офисных помещений. В формировании заявок на закупку непроизводственных ценностей принимает участие, в общей сложности, около 200 сотрудников фабрики.

«Процедуры этого бизнес-процесса довольно сложные. Заявки могут двигаться по разным маршрутам в зависимости от предмета закупки, стоимости и других параметров. Например, от инициатора заявка попадает в отдел закупок, откуда идет на согласование в отдел бюджетирования. Уже этот этап чреват заминками, поскольку сотрудники отдела закупок вынуждены выполнять не свои обязанности – а именно заниматься согласованием документов. Мы хотели получить прозрачный инструмент, где каждый сотрудник мог бы видеть движение той или иной заявки, и который также позволил бы разгрузить отдел закупок от лишней работы», - прокомментировал Александр Боярсков.

В качестве платформы было решено использовать систему IBM Lotus Domino, которая с приходом норвежского инвестора Orkla является корпоративным стандартом на фабрике. Информационная система Lotus Domino была развернута на «Кондитерской фабрике им. Крупской» в 2006 году и первоначально использовалась сотрудниками как система электронной почты. Автоматизация процесса обработки заявок на закупку стала первым проектом по созданию системы электронного документооборота.

На этапе поиска подрядчика «Кондитерской фабрикой им. Крупской» был проведен тендер, в рамках которого были рассмотрены несколько компаний-интеграторов. Первоначально были рассмотрены те компании, которых рекомендовало российское подразделение корпорации IBM. Затем отбор претендентов проводился ИТ-отделом фабрики. Оценивая уровень компетенции, заказчиком были подробно рассмотрены этапы, по которым в компаниях осуществляются процессы разработки, а также дальнейшая поддержка внедренных систем. В результате выбор был сделан в пользу компании «Поликом Про».

В задачи проектной группы «Поликом Про» входила разработки и последующее внедрение программного модуля, а также его интеграция с ERP-системой фабрики. В рамках внедряемой системы требовалось упорядочить движение документа по инстанциям, сделать данный процесс более прозрачным автоматизировать такие процессы, как создание заявки в единой форме, контроль сроков исполнения заявок. Кроме того требовалась разработка электронного хранилища, для содержания архива заявок.

Ход проекта

Соглашение о сотрудничестве между предприятием «Кондитерская фабрика им. Н. К. Крупской» и компанией «Поликом Про» было подписано 27 марта 2007 года. Стадия предпроектного анализа длилась около двух недель. Начиная с мая, в течение двух месяцев, сотрудниками проектной группы «Поликом Про» вылась разработка программного модуля на базе продуктов Lotus Domino. На этом этапе к проектной команде присоединились сотрудники фабрики: бизнес-заказчик – руководитель отдела закупок, а также ИТ-специалисты. В дальнейшем проходила отладка системы.

Кроме того, разработанный модуль был интегрирован с системой «Парус», с помощью которой на фабрике производится расчёт потребностей производства. На основе подготовленных в «Парусе» данных автоматически создаются заявки на закупку для производства, которые далее проходят обработку по заданному маршруту в системе документооборота. Данная часть проекта была реализована совместными усилиями проектной команды «Поликом Про» и ИТ-специалистами фабрики.

Итоги проекта

В рамках проекта был автоматизирован весь путь движения заявки по всем инстанциям. Движение «бумажных» заявок на закупку товарно-материальных ценностей прекращено, а все процессы создания, утверждения и исполнения заявок производятся в электронном виде и сохраняются в единой базе данных. Механизм уведомлений интегрирован с электронной почтой, благодаря чему каждый сотрудник получает напоминания о поступивших в его распоряжение документах и других событиях, связанных с процессом, в котором занят сотрудник. Кроме того, автоматизация процессов обработки заявок на закупку позволила повысить контроль расхода средств, прозрачность процессов и общую ответственность персонала.

Согласование заявки происходит автоматически, что снимает с отдела закупок ненужную работу. После того, как заявка составлена инициатором, она сразу попадает в отдел бюджетирования, где выносится решение, отклонить или принять документ. Таким образом, значительный объем заявок отсеивается на этом предварительном этапе, а в отдел закупок приходят только те заявки, которые действительно требуют исполнения.

Кроме того, сотрудниками компании «Поликом Про» было проведено обучение пользователей на «Кондитерской фабрике им. Крупской». Обучение состояло из двух разделов – закупки для производственных и не производственных нужд.

Комментируя проект, руководитель отдела корпоративных решений компании «Поликом Про» Виктор Таранов, отметил, что обработка заявок на закупку является хорошим примером бизнес-процесса, автоматизация которого действительно приносит пользу предприятию. «С одной стороны, этот процесс является достаточно сложным, а с другой – массовым, и перевод его на безбумажную основу в результате даёт эффект, ощутимый для каждого сотрудника», - сообщил руководитель отдела корпоративных решений компании «Поликом Про» Виктор Таранов.

В настоящее время предприятие «Кондитерская фабрика им. Крупской» и компания «Поликом Про» рассматривают варианты продолжения сотрудничества, подробности которого пока не разглашаются..

О подрядчике

Компания «Поликом Про» основана в 1992 году в Петербурге, в 2003 году открылось ее представительство в Москве. Сфера деятельности компании охватывает широкий спектр продуктов и услуг по системной интеграции. Компания специализируется в нескольких областях деятельности: автоматизация процессов управления, ИТ-инфраструктура и безопасность, аутсорсинг информационных систем, обучение специалистов в области автоматизации процессов управления и ИТ, лицензирование и управление лицензиями на ПО.
Одним из ключевых направлений компании является разработка и внедрение систем электронного документооборота. «Поликом Про» работает с такими вендорами, как IBM, Microsoft, Kofax, ABBYY. «Поликом Про» обладает статусом IBM Premier Business Partner.

Первый проект, в рамках которого интегратором были автоматизированы процессы закупок на предприятии реализован в 2001 году в рамках сотрудничества с компанией Alcatel. В числе примеров проектов интегратора можно отметить проект по автоматизации документооборота в компании Wrigley, реализованный в 2002 году, где на базе платформы IBM Lotus Workflow был автоматизирован процесс внедрения рационализаторских предложений; система документооборота на базе платформы Lotus Domino в 2004 году была установлена в компании «Силовые Машины»; на базе этой же платформы специалистами «Поликом Про» была разработана и внедрена система для учета и обработки предложений сотрудников на предприятии Dirol-Cadbury, условное название которой – Idea Grabbing Systems.