EOS for SharePoint: no paper

Поскольку переход на полностью безбумажный документооборот – дело будущего, то на сегодняшний день большинство известных продуктов в области СЭД являются «смешанными», позволяя оперировать документами как для электронного, так и для бумажного документооборота. В этом ключе продукт корпорации Microsoft - Microsoft Office SharePoint можно рассматривать как большой шаг вперед в направлении именно безбумажного документооборота. Он был выпущен на рынок в 2007 году, и уже сегодня данную платформу используют порядка 70 % российских компаний. Тем не менее, одной из актуальных задач стало привнесение в нее специфики, присущей именно российскому документообороту, то есть отвечающей нормативным требованиям и отечественной практике. Причиной этого служат специфические требования к организации документооборота в России. Будучи продуктом западного «происхождения», изначально MOSS 2007 не предлагает российскому клиенту таких возможностей. Это сформировало определенную нишу на рынке СЭД, которую достаточно быстро стали заполнять независимые разработчики. В начале 2009 года компания ЭОС вывела на рынок первое «коробочное» решение - EOS for SharePoint. В новую систему был интегрирован опыт, накопленный компанией ЭОС в области разработки решений для работы с электронными документами как для государственных структур, так и для коммерческих организаций.

 

EOS for SharePoint представляет собой мощное платформенное решение для автоматизации документооборота и контроля исполнения поручений, которое полностью интегрируется в любой портал на базе MOSS 2007 – как действующий, так и создаваемый «с нуля». При этом система легко адаптируется и настраивается силами заказчика.

 

К основным функциональным блокам системы можно отнести электронное хранилище, предназначенное для централизованного хранения всего структурированного и неструктурированного контента, систему электронного документооборота, корпоративный портал, интеграционную платформу, сервисы поиска и бизнес-аналитики, а также контур безопасности. На уровне пользователей решение представлено в виде набора веб-узлов: справочники, узлы подразделений и личные узлы пользователей. Гибкая, масштабируемая система хранения данных позволяет организовать документы по отделам, по годам и иным признакам.

 

 

Данный продукт имеет понятный Windows-интерфейс, что значительно сокращает время на обучение сотрудников, которые будут работать в привычной для себя среде приложений MS Office.

 

Совместное использование платформы SharePoint и решения EOS for SharePoint позволяет объединить в одной системе комплексное управление всеми информационными ресурсами, процессами и коммуникациями организации.

 

Обозначим основной круг задач, которые решает программный продукт компании ЭОС в области автоматизации электронного документооборота.

 

Ключевой особенностью, которую EOS for SharePoint привнес в стандартный функционал MOSS 2007, является набор функций в области автоматизации электронного документооборота (records management) и работы с поручениями (task management). При этом с помощью EOS реализована возможность работы с документами в соответствии с российскими нормативными требованиями, а также российскую практику организации документооборота.

 

Поскольку организация электронного документооборота предполагает в первую очередь автоматизацию стандартных процессов обработки управленческих документов и контроля исполнения поручений, то EOS for SharePoint предоставляет возможность минимизировать роль «человеческого фактора» на всем этапе жизненного цикла документа. Это достигается за счет того, что функции автоматизации полностью интегрированы в платформу.

 

 

Так, уже на этапе регистрации в процессе заполнения карточки документа, ей автоматически присваивается регистрационный номер и определяются права доступа.

 

Дальнейшее ее прохождение, связанное с ведением журналов, рассылкой прикрепленных файлов, созданием поручений, сбором отзывов, визированием и движением через определенные этапы и т.п., также поддерживается за счет автоматизации. Система обеспечивает удобство работы с электронной почтой для пересылки карточек и прикрепленных документов, а также сбор отзывов или утверждений. Последнее актуально, если в компании предусмотрены параллельные или сложные процессы согласования и утверждения.

 

Система через автоматизацию функций контролера позволяет отслеживать ход работы с любым документом. Со своего рабочего места на персональном веб-узле портала сотрудник имеет возможность с помощью набора индикаторов контролировать, на каком этапе сейчас находится тот или иной документ и степень его готовности.

 

 

Поручения могут быть выданы как по документу, так и быть самостоятельными. При этом для каждого исполнителя на основе поручения автоматически формируются персональные задачи. Все зарегистрированные в системе пользователи получают соответствующий статус и набор инструментов для совместного исполнения и подготовки документов.

 

Система предоставляет возможность осуществлять полнотекстовый и атрибутивный поиск любой информации, содержащейся в системе. Таким образом, при необходимости пользователь имеет возможность быстро получить информацию о других пользователях, файлах любого формата, документах, поручениях, задачах и других информационных ресурсах.

 

Одной из особенностей EOS for SharePoint является внимание, которое разработчик уделил вопросам информационной безопасности. Помимо стандартного разграничения прав доступа к документам в настоящее время в системе реализована поддержка криптографической защиты информации, включающая применение электронной цифровой подписи (ЭЦП) и шифрование данных. Для этих целей используется новая разработка ЭОС – система криптографического обеспечения «Карма».

 

Широкие возможности платформы Microsoft SharePoint могут также использоваться для организации межведомственного (межкорпоративного) документооборота (МЭД) на основе портальных решений. На рынке СЭД данная функция на сегодняшний день является одной из наиболее актуальных, поскольку позволяет повысить эффективность взаимодействия государственных органов власти между собой, с населением и организациями, способствую решению ряда актуальных задач.

 

Помимо разработки тиражируемого решения компания ЭОС также активно использует платформу SharePoint при реализации различного рода проектов по построению систем межведомственного и межкорпоративного документооборота (в том числе, на основе интеграции SharePoint с СЭД «Дело»).

 

Организация МЭД предполагает формирование единой для ведомств нормативно-правовой базы, разработку нормативно-методического обеспечения, включающего административные регламенты и стандарты взаимодействия.

Архитектура МЭД должна включать Общероссийский государственный информационный центр, поставляющие для него информацию региональные информационные центры, использующие ведомственные системы электронного документооборота.

 

Система EOS for SharePoint появилась на рынке относительно недавно, однако, с учетом того, что она объединяет возможности системы электронного документооборота и ECM-платформы, продукт стал пользоваться значительным спросом.

 

EOS for SharePoint можно приобрести различными способами. Помимо единовременной покупки лицензий вендор предоставляет возможность аренды продукта по модели «SaaS». Также в настоящее время ЭОС в рамках предложения «Программные продукты ЭОС – в лизинг (рассрочка платежа)!» предоставляет своим клиентам возможность использовать полнофункциональные версии систем «Дело», «EOS for SharePoint» и «eDocLib» при минимальных начальных вложениях.

В EOS for SharePoint оказались реализованы практически все основные возможности, которые сегодня должны предоставлять современные системы электронного документооборота: регистрация документов, потоковое сканирование, маршрутизация, контроль исполнения поручений, контроль исполнения поручений, формирование отчетов по документообороту, а также поддержка работы с ЭЦП. Как не трудно заметить, большинство реализованных в EOS for SharePoint принципов и методов работы, «достались по наследству» от флагманского продукта ЭОС – СЭД «ДЕЛО». При этом EOS for SharePoint остается полностью самостоятельным решением, которое развивается параллельно с другими продуктами ЭОС.

 

Весьма вероятно, в будущем стоит ожидать массового создания таких решений российскими разработчиками. Эта тенденция должна еще более укрепить позиции SharePoint как основы для построения комплексных систем управления корпоративным контентом.