rss Twitter Добавить виджет на Яндекс
Реклама:

Тесты цифровой техники

     
 
 
 
     
     
 

Центральный государственный исторический архив Республики Башкортостан: система web-доступа на базе корпоративного документального сервера eDocLib

Государственная стратегия, направленная на развитие информационного общества, в качестве одной из составляющих предполагает возможность доступа населения к различным архивным документам. Причем, речь идет, прежде всего, об удаленном доступе к документам – для России это особенно значимо, так как архивы и библиотеки расположены в территориально удаленных друг от друга и от потенциальных пользователей регионах. Таким образом, актуальность интернет-решений, позволяющих предоставить свободный удаленный доступ к документам архивов, в последнее время заметно выросла. Однако до сих пор многие считают, что внедрение таких решений – дело хлопотное и занимающее продолжительное время, особенно применительно к архивам, содержащим старинные документы. На самом деле это не совсем так, о чем и свидетельствуют уже реализованные проекты. Одним из таких проектов стало создание системы web-доступа на базе корпоративного документального сервера eDocLib компании «Электронные Офисные Системы», осуществленного в Центральном государственном историческом архиве Республики Башкортостан компанией «Медиалюкс». Особенностью проекта в данном случае стали чрезвычайно короткие сроки его реализации.

О заказчике

Центральный государственный исторический архив Республики Башкортостан (ЦГИА РБ) берет начало с Уфимского губернского архива, образованного 11 августа 1919 как отделение Главархива РСФСР, и Архива БАССР, созданного в марте 1920 в г. Стерлитамаке. С образованием Большой Башкирии происходит объединение двух архивов в Центральный архив БАССР при БашЦИКе. С 1939 учреждение стало называться ЦГА БАССР, с 1991 - ЦГИА БССР, с 1992 - ЦГИА РБ. Сейчас в Архиве хранятся документы по истории социально-экономического, общественно-политического и культурного развития.

В фондах ЦГИА РБ хранятся архивы губернских и уездных учреждений Оренбургской и Уфимской губерний, Оренбургского военного губернатора, горных заводов (Тирлянского, Белорецкого, Узянского, Катав-Ивановского и др.), Оренбургского магометанского духовного собрания, ревкомов, республиканских и местных органов власти советского периода, промышленных предприятий и объединений, учреждений сельского хозяйства, профсоюзных организаций. В архиве также находятся личные фонды деятелей науки и культуры,  имеется различная научно-техническая документация.

Кроме того, в Центральном государственном историческом архиве Республики Башкортостан находятся на хранении документы переписей населения с конца XVIII века. Это ревизские сказки – списки лиц, составленные во время проведения ревизий населения Оренбургской губернии. В них записывались лица, относившиеся к податным сословиям: крестьяне, посадские люди, однодворцы, ясачные люди, бобыли, ямщики, работные люди, вольные «гулящие люди» и другие. Помимо ревизских сказок в фонде Оренбургской казенной палаты находятся городовые обывательские книги, введенные согласно городовому положению 1795 года.

Цели проекта

Создание web-системы доступа к документам Архива преследовало сразу несколько целей. Первая была связана с необходимостью организации простого и удобного доступа к документам ЦГИА Республики как для сотрудников-архивистов, так и для пользователей. Кроме того, система позволила снизить нагрузку на сотрудников Архива, которым приходилось обрабатывать огромное количество запросов от граждан, желающих узнать свою родословную, историю фамилии и корни на территории Башкирии. Еще одна цель проекта – повышение сохранности исторических документов, хранящихся в архиве: в большинстве архивов и библиотек, к сожалению, до сих пор есть случаи вандализма по отношению к уникальным и особо ценным документам, а также случаи непреднамеренного повреждения ветхих экземпляров. Таким образом, создание электронного архива документов позволит сохранить оригиналы «Ревизских сказок» для последующих поколений в первозданном виде.

Используемое решение

Новое время, социальная обстановка в республике диктуют новые задачи. В соответствии с комплексной программой  по реализации в 2007 году основных положений Послания Президента Республики Башкортостан Государственному Собранию - Курултаю Республики Башкортостан принято распоряжение Правительства Республики Башкортостан от  24 октября 2007 года № 1180-р о создании в Центральном государственном историческом архиве РБ технических условий по переводу в 2008-2009 годах на электронные носители материалов переписей населения Уфимской и Оренбургской губерний за XVIII-XIX века. Проблема перевода в электронный формат (оцифрование) уникальных архивных документов, к тому же находящихся в ветхом физическом состоянии, была обозначена давно. Еще в 1995 году на базе ЦГИА РБ были проведены круглые столы «Ревизские сказки и проблемы их сохранения» с участием архивистов, исследователей, ученых, общественности. Но стоимость сканирующего оборудования и информационных хранилищ данных на тот период составляла десятки миллионов рублей и ЦГИА РБ не имел таких средств. С развитием технологий сканирования и хранения архивных данных к 2007 году стоимость реализации подобных проектов снизилась в разы. С 2004 года Управление по делам архивов приступило к изучению рынка оборудования и программного обеспечения, необходимых  для создания Электронных архивов документов (ЭАД). Корпорация «ЭЛАР», г.Моcква предлагала готовые проектные решения, «под ключ». При этом предполагалось, что целая лаборатория приезжает в Уфу, делает «залповый» ввод (оцифрование) документов, создание поисковых БД и выдает архивистам готовый результат – ЭАД. Но при этом увозит все свое оборудование. Но проблема оцифрования и создания страхового фонда пользования «ревизких сказок» – далеко не единственная. В архивах много документов, к которым хотят получить доступ исследователи, учнные, граждане. 18 июня 2008 года Управлением по делам архивов была утверждена и согласована с Аппаратом Правительства РБ редакция 3 проекта «Типовое проектное решение на создание Электронного архива документов на базе ЦГИА РБ» на базе 8 рабочих мест.

После выделения финансирования в размере 3,148 млн рублей  был проведен аукцион по пяти лотам. И уже к концу 2008 года ЦГИА РБ получил два планшетных сканера, сервера и рабочие станции, лицензионное системное и прикладное ПО.

В январе 2009 года был запущен четвертый контроллер домена INTRANET-сети Государственной архивной службы Республики Башкортостан. В этот домен вошли два сервера, два рабочих места сканирования и два рабочих места графического редактирования. На последних предполагалось делать  обработку каждого отсканированного графического образа (страницы уникального архивного документа), то есть обрезка, балансировка плотности, привязка к Автоматизированной информационно-поисковой системе (АИПС) и к современным административно-территориальным единицам (районам). В единое целое связан крупный аппаратно-программный комплекс, в котором архивный документ проходит перевод в электронный формат, графическое редактирование и «привязку» к поисковой системе АИПС.

С февраля 2009 года, после получения всего необходимого комплекта аппаратно-программных средств и перераспределения годового плана работы, ЦГИА РБ реально приступил к реализации этого проекта. В качестве базового решения для создания системы web-доступа к ЦГИА РБ был выбран корпоративный документальный сервер eDocLib разработки компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Система eDocLib создана на платформе Microsoft.NET и предназначена для хранения, систематизации и коллективного доступа к электронным документам, данным, знаниям практически произвольной структуры, включая как единичные, так и табличные данные. Среди ее основных особенностей – масштабируемость, наличие дружественного web-интерфейса, ориентированного, в том числе, и на непрофессиональных пользователей, а также возможность создания любых справочников, классификаторов и рубрикаторов, с помощью которых впоследствии и будет осуществляться работа с базой документов.

«Сегодня абсолютное большинство компаний и организаций используют в ежедневной работе традиционный способ хранения информации в виде структурированных или не структурированных папок и файлов, находящихся как на компьютерах пользователей, так и на сервере. У такой системы есть как преимущества, так и недостатки, - рассказывает об используемых решениях для создания доступа к архивам Валерий Брекоткин, директор ООО «Медиалюкс». - В числе преимуществ – быстрота сохранения файла из любого приложения на любой локальный или сетевой диск и возможность быстро «переписать» файл на «флешку» или другой носитель. Недостатков же значительно больше. Во-первых, часто тяжело найти файл – либо название файла говорит слишком мало, либо забывается, куда файл был сохранен (на сервер или локальный диск или в какую папку). Во-вторых, незащищенность данных при варианте хранения файлов вне сервера: здесь угрозы исходят как от самих пользователей и так называемого «человеческого фактора», так и со стороны аппаратной части используемой системы – например, может «полететь» винчестер и так далее.  Отмечу также низкую степень удаленной доступности информации, что делает практически невозможной самостоятельную работу из дома или в командировке с файлами, и засорение дисков и почтового ящика временными и отложенными для последующего удаления файлами и папками. Одним из важнейших недостатков таких систем является и тот факт, что совместная работа и версионность данных практически не прижилась: на компьютерах пользователей часто хранятся разные версии одного и того же документа, причём сложно отследить, кто делал последние изменения и какие именно. При этом предполагается только «папочная» классификация файлов, т.е. нельзя отнести один файл сразу к нескольким папкам».

Г-н Брекоткин отметил преимущества системы eDocLib: «При использовании системы eDocLib преимущества и недостатки диаметрально меняются между собой. И, как видно, преимуществ становится в несколько раз больше чем недостатков. Рассмотрим недостатки. К основному недостатку, а вернее, к издержкам использования системы eDocLib, можно отнести тот факт, что для сохранения файла из любого приложения не всегда достаточно ввести только имя. Если потребуется, то необходимо указать и рубрику или категории: например, вид документа «Проектные документы», реквизит 1 «ООО СанТехРемонт», реквизит 2 «Схема принципиальная».

В данном примере указание трех дополнительных критериев является не недостатком, а издержками, точно также, как и красные светофоры в городе не являются недостатком, а лишь необходимой издержкой для снижения аварийных ситуаций. Поскольку система eDocLib встраивается в операционную систему, то пользователи могут сохранять файлы в нее прямо из приложений. eDocLib определяется, как новый диск в системе и позволяет сохранять данные привычным образом. То же касается и редактирования. Найдя файл в eDocLibe, его можно тут же открыть, отредактировать и сохранить. Изменения будут внесены автоматически. Таким образом, выгоды от использования корпоративного документального сервера на лицо. Во-первых, это скоростной поиск как по тексту документа, так и по реквизитам и названию файлов. Во-вторых - удалённый доступ к файлам из дома и командировок. Также к преимуществам решения относятся разграничение прав доступа, автоматическое резервирование данных и создание произвольной структуры рубрикации и классификации. При этом стоимость системы такова, что её может позволить себе сегодня любая организация. Для сравнения, средняя стоимость пакета MS Office на 1 компьютер примерно в 4 раза выше, чем стоимость одной лицензии на eDocLib».

Ход и результаты проекта

Все работы по внедрению eDocLib в Центральном государственном историческом архиве Республики Башкортостан ведет компания «Медиалюкс», дистрибьютор компании ЭОС в Республике Башкортостан. В реализации проекта были задействованы 2 сотрудника «Медиалюкс» – это аналитик-методист и специалист по технической части, а также сотрудники Государственной архивной службы РБ. Среди них -  начальник Управления по делам архивов при Правительстве РБ  Хисматуллин Ахмет Ахатович и руководитель проекта - главный инженер-электроник Управления по делам архивов при Правительстве РБ Перескоков Юрий Александрович. После запуска проекта вся нагрузка легла на  рабочую группу ЦГИА РБ, которая организовала и реализовала сканирование, графическое редактирование, привязку к БД и привязку к современным районам РБ  информации населённых пунктов, содержащихся в 807 уникальных исторических документах. Заместитель директора ЦГИА РБ Калимуллина Гульнара Тимирьяровна возглавила организационную часть проекта, главный инженер-электроник архива Абдрахманов Айдар Гумарович – техническую. На сканировании задействовано 9 сотрудников ЦГИА РБ, на графическом редактировании – около 20 сотрудников Управления по делам архивов, ЦГАОО РБ и ЦГИА РБ.

Подготовительная часть реализации проекта по обеспечению web-доступа на базе  eDocLib стартовала и завершилась в феврале 2009 года и заняла всего три дня. В рамках проекта была создана специальная система классификации документов. В настоящий момент она представлена рядом параметров, указав один или несколько из которых, пользователь может найти отсканированные документы летописей по конкретному населенному пункты начиная примерно с 1795 года. Среди реквизитов, применяемых для классификации документов, - населенный пункт, год, губерния, волость, уезд, опись, социальный слой, современный район, номер документа и так далее.

«На сокращение сроков реализации повлияло три  фактора. Во-первых - наличие тематической БД «Ревизские сказки» объемом 42092 записей, созданной специалистами ЦГИА РБ в период 1994-1999 гг. для исполнения тематических запросов, во-вторых - продуманность системы eDocLib, которая без доработки идеально подошла для задачи по созданию электронной библиотеки архивных документов. Кроме того важным фатором стало отсутствие необходимости разработки сложной структуры каталога, - пояснил Валерий Брекоткин. -  Все данные, которые требовалось внести в систему, имели простую классификацию. В рамках проекта ставилась задача перенести отсканированные документы в электронный каталог и предоставить удобный механизм поиска по тем немногочисленным критериям, которые имели отсканированные данные. Отмечу, что, работая в отрасли документооборота и имея опыт внедрения различных систем документооборота, мы постоянно сталкиваемся с избытком функциональности (50-70 % из которой «надумано» и никогда никому не понадобится), сложностью внедрения и даже методической неграмотностью (несоблюдение требований отраслевых стандартов), которую приходится самостоятельно исправлять доработками, а то и терпеть убытки. Человеку удобно пользоваться тем, что работает сразу, без лишних вопросов: достал из коробки, нажал кнопку и получай удовольствие – eDocLib как раз относится к такому классу продукции».

По информации Управления по делам архивов, на данный момент практически закончен этап сканирования и все людские ресурсы брошены на следующие этапы внедрения. ЦГИА РБ закупил еще две лицензии для редактирования данных, в настоящее время 7 редакторов ежедневно пополняют и редактируют БД.

Как рассказали в ООО «Медиалюкс», в ходе уже проведенного тестирования системы предполагалось отследить действия пользователей и на основе них продумать способы повышения комфорта в использовании, а также разработать план дальнейшего расширения системы.

Кроме того, система была проверена на стабильность работы. В частности, были выявлены проблемы с внезапным прерыванием работ пользователя. Как оказалось, они были связаны со сбоями в работе сетевого оборудования. В дальнейшем планируется вносить незначительные изменения в конфигурацию: они будут касаться, прежде всего, повышения юзабилити в зависимости от вида информации с которой работает пользователь.

Сейчас с документами АИПС на портале www.gasrb.ru (раздел «Шежере»=>> «Архивные источники») могут работать четыре «внешних» пользователя одновременно, причем, по наблюдениям сотрудников «Медиалюкс», три из точек доступа постоянно заняты.  Количество документов и других файлов, доступных для просмотра с помощью eDocLib, в настоящее время приближается к  полумиллиону. 

Об исполнителе

ООО «Медиалюкс» - дистрибьютор компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) в Республики Башкирия. Среди крупных реализованных проектов – внедрения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» в администрациях городского округа г. Стерлитамак, городского округа г. Кумертау, МУП «Служба заказчика и технического надзора», ООО «Башспецгеострой», ООО «ВЭН», ОАО «Башэлектромонтаж», Уфимской Государственной Академии Экономики и Сервиса, ФГУП УАП «Гидравлика» и так далее. Кроме того, в настоящий момент «Медиалюкс» ведет пилотный проект по внедрению системы eDocLib в компании, занимающейся обслуживанием газопроводов.

Автор: Алена Журавлева (info@mskit.ru)

Рубрики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: автоматизация учета, автоматизация управления, автоматизация бизнес процессов, автоматизация производств, автоматизация бизнеса, автоматизация склада, автоматизация технологических, программы автоматизации, система документооборота, автоматизация документооборота, автоматизация делопроизводства, СЭД, автоматизация, автоматизация процессов, система управления предприятием, система управления, автоматизация торговли, система электронного документооборота, ЭОС, электронный документооборот, системы автоматизации, автоматизация предприятий, системная интеграция, ЦОД, системный интегратор, ИТ инфраструктура, СЭД Дело, ИТ решение, ИТ услуги, высокие технологии, hi-tec, информационные технологии, программно аппаратный комплекс, электронные офисные системы

наверх
 
 
     
Оставить комментарий
Имя:
E-mail:
Комментарий (не более 2000 знаков):



     
 

ITSZ.RU: последние новости Петербурга и Северо-Запада

22.08.2017 Бесконтактная POS-атака

15.08.2017 Рынок смартфонов: перегнать докризис

02.08.2017 Таксисты хотят понять иностранцев

20.07.2017 «Билайн» намерен заработать на бесплатном безлимите

17.07.2017 «ВКонтакте» доставляет. Мобильно и безлимитно

06.07.2017 Не уронить велосипед

04.07.2017 Скажи мне, что ты смотришь

03.07.2017 Богатые тоже плачут. От технологий

MSKIT.RU: последние новости Москвы и Центра

NNIT.RU: последние новости Нижнего Новгорода