Автоматизация документооборота в Алтайской государственной педагогической академии

В Алтайской государственной педагогической академии автоматизирован документооборот на базе СЭД «ДЕЛО».

Исполнитель: ООО «Корпоративные системы - Консалтинг», г. Барнаул. – Партнер ЭОС в Западной и Восточной Сибири.

Цели проекта

Цель для Заказчика и Исполнителя   была очевидна – перейти на новый уровень организации документооборота и управления документами в учреждении, но прежде всего, решить первые, наиболее важные задачи:

  • упорядочить технологию обработки документов и пересмотреть правила регистрации документов в связи с грядущим применением  автоматизированной системы;
  • автоматизировать учет документов и уйти от «журнального учета»;
  • наладить оперативное получение актуальной информации об исполнении документов в режиме «on-line»;
  • разграничить функциональные обязанности специалистов общего отдела в автоматизированной системе;
  • автоматизировать  работу по формированию  реестров передачи документов, реестров внешней отправки документов, аналитических и отчетных форм.

Решение

Реализовать поставленные цели и задачи  позволит  система, в которой можно полностью настроить правила работы с документами с учетом специфики делопроизводства ВУЗа, требований ГОСТ и норм ДОУ. Но, это лишь первый этап перехода ВУЗа на использование современных технологий в области управления документами. Выбранная система должна обеспечивать легкое масштабирование, возможность частичного перехода на электронный документооборот и полный набор функций по управлению документами и задачами/поручениями, который обеспечит массовое вовлечение персонала ВУЗа в работу в системе. Известно, что от качества услуг внедрения системы автоматизации зависит очень многое: сроки запуска в промышленную эксплуатацию, уровень подготовки пользователей системы, эффективность решения системой поставленных задач.  

Учитывая эти и другие немаловажные факторы, Заказчиком был сделан  выбор  в пользу СЭД «ДЕЛО». Система отвечает вышеизложенным требованиям, что подтверждает многолетняя практика успешного применения системы в организациях различного вида деятельности. В качестве  поставщика системы и исполнителя проекта была выбрана компания  ООО «Корпоративные системы - Консалтинг» («КС-Консалтинг»), имеющей более чем десятилетний опыт работы в отрасли и положительно  зарекомендовавшей себя на рынке внедрения СЭД.

Реализация проекта

Переход к использованию системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота требует тщательной подготовки и участия не только со стороны Исполнителя, но и со стороны Заказчика проекта. Специалисты общего отдела Алтайской государственной педагогической академии активного содействовали в реализации проекта и проявляли заинтересованность в скорейшем достижении намеченной цели. Проведя обследование документооборота Заказчика, специалисты ООО «КС-Консалтинг» не только настроили систему на специфику учебного заведения, но и разработали рекомендации по оптимизации делопроизводства и документооборота, в связи с применением автоматизированной системы.

Результаты и перспективы проекта

При вводе СЭД «ДЕЛО» в промышленную эксплуатацию специалисты общего отдела ощутили явные преимущества автоматизированного делопроизводства перед «традиционным»: Во-первых, в процессе настройки системы были сформированы четкие правила обработки и движения документов с учетом разграничения функциональных обязанностей сотрудников. Во-вторых, журнальная регистрация уступила место автоматизированной регистрации входящих, исходящих, внутренних документов. В-третьих,  в общем отделе начальник получил возможность оперативно  получать информацию об исполнение документов, а сотрудники теперь используют в работе автоматически формирующиеся в системе реестры передачи, реестры отправки документов, и отчетные формы. В  приемных ректора и проректора по научной работе, уже на данном этапе сотрудниками ведется работа  со своими документами и поручениями в «кабинетах» системы «ДЕЛО». Следующим шагом на пути ВУЗа к электронному документообороту, руководство академии рассматривает вовлечение в работу в системе «ДЕЛО» персонала деканатов.

Редактор раздела: Юрий Мальцев (maltsev@mskit.ru)

Рубрики: Интеграция, ПО

наверх
 
 
     
Оставить комментарий
Имя:
E-mail:
Комментарий (не более 2000 знаков):



     
 

ITSZ.RU: последние новости Петербурга и Северо-Запада

17.10.2018 Инновации в России: фестиваль форматов

16.10.2018 Цифровая трансформация: пора налить воду в бассейн

16.10.2018 На «ПРОФ-IT» показали отечественные интегрированные решения

15.10.2018 Россияне распробовали бесконтактные платежи

14.10.2018 Великий Новгород хочет стать цифровым регионом

09.10.2018 Информационная безопасность сбавит темы роста

04.10.2018 Цифровой опыт разочаровывает пользователей

03.10.2018 Microsoft обновляет Windows 10 и поднимает цену на Office 365

MSKIT.RU: последние новости Москвы и Центра

NNIT.RU: последние новости Нижнего Новгорода