Внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО» в Законодательном Собрании Омской области

Первое, с чего начался проект - это принятие «политического» решения на уровне руководства организации о том, что электронному документообороту быть. Затем начался следующий этап работы – обследование организации с целью выявить те участки работы, которые в первую очередь нуждались в автоматизации обработки документов, в уменьшении трудоемкости работ, в оптимизации документопотоков.

Основные цели, стоящие перед проектом, были обозначены как:

- автоматизация функций делопроизводства;

- обеспечение учета движения документов на бумажных носителях;

- организация электронного документооборота.

От реализации проекта мы ожидали:

- ускорения движения документов за счет автоматизированной технологии рассылки документов и поручений;

- улучшения процессов контроля исполнения документов и поручений;

- обеспечения оперативного поиска и просмотра документов и поручений в соответствии с правами доступа;

- обеспечения оперативной подготовки отчетов по документообороту;

- обеспечения оперативной подготовки справок об исполнении документов и поручений;

- повышения сохранности документов;

- уменьшения трудоемкости работ, связанных с размножением документов.

В настоящее время можно констатировать, что все ожидания, связанные с разработкой и реализацией проекта, оправдались.

Проект был реализован на основе системы электронного документооборота «Дело».

Обследование организации и подготовка процедуры работы в системе документооборота продолжалась примерно полгода. За это время была подготовлена не только процедура управления документами, но также три рабочие инструкции, регламентирующие правила подготовки документов, правила обработки документов и правила поиска документов в системе автоматизированного делопроизводства и документооборота. Рабочие инструкции содержат пошаговые рекомендации пользователям при выполнении тех или иных операций и позволяют работать в системе самостоятельно, не прибегая к помощи системного технолога и системного администратора.

Подготовленные документы легли в основу распоряжения Председателя Законодательного Собрания Омской области. Таким образом, была создана нормативная база для внедрения системы электронного документооборота. Распоряжением также были назначены системный технолог и системный администратор системы «Дело», а также обозначены сроки опытной эксплуатации. Было закуплено 50 лицензированных рабочих мест пользователей и 3 рабочих места потокового сканирования. После того, как все рабочие места были подготовлены, разработчиками проекта было проведено обучение всех сотрудников аппарата Законодательного Собрания Омской области на уровне пользователей системы. Обучение проходило небольшими группами с демонстрацией системы в учебном классе, который был создан специально для этих целей. Отдельно были обучены системные технологи и системные администраторы.

Только после этого началась опытная эксплуатация системы «Дело». Необходимо отметить, что практически каждый сотрудник аппарата Законодательного Собрания Омской области является пользователем системы «Дело» и активно в ней работает.

В процессе обследования было принято решение перевести на автоматизированную платформу весь поток исходящих документов, практически весь поток внутренних документов и большой массив входящей корреспонденции. Входящая корреспонденция при первичной обработке распределяется на регистрируемую в системе «Дело» и нерегистрируемую. Корреспонденция, регистрируемая в системе «Дело», сразу делится на несколько больших групп в зависимости от вида корреспондента, каждая группа имеет в системе индивидуальный индекс, что позволяет в дальнейшем значительно упростить поиск исходного документа. Было принято решение не вносить в систему «Дело» следующие группы входящих документов:

- депутатская корреспонденция;

- документы о проведении обучающих семинаров, курсов повышения квалификации;

- заявки на участие в конкурсах, аукционах, котировочные заявки;

- заявки на участие в публичных слушаниях;

- заявления на участие в конкурсе на замещение должности государственной гражданской службы;

- счета, накладные, договоры, акты, иные бухгалтерские документы;

- вызовы на обучение, переподготовку;

-информацию органов местного самоуправления Омской области о планируемых и проведенных заседаниях;

- проекты документов, переданные на согласование.

Также предстояло решить вопрос о сканировании документов. Процедурой предусмотрено безусловное сканирование всех исходящих документов. В отношении входящих документов было принято решение сканировать все входящие документы, за исключением: обращений граждан (в том числе принятых в ходе личного приема), переписки по обращениям граждан, копий нормативных правовых актов Российской Федерации, копий нормативных правовых актов Омской области, документов, содержащих конфиденциальную информацию (в том числе с пометкой (грифом) «Для служебного пользования»), информационных документов, книг и брошюр, являющихся приложениями к служебным письмам. Если документ имеет приложения, не подлежащие сканированию, об этом делается отметка в поле «примечание» электронной регистрационной карточки. Такой подход позволяет не сканировать достаточно большой массив документов, которые можно найти в самых разных информационно-поисковых системах, при этом электронная регистрационная карта на документ заводится, и в ней отмечаются все реквизиты документов. Таким образом, это экономия информационных ресурсов, при этом не пострадало качество обработки документов. В целом за 2 года эксплуатации системы «Дело» на сервере накопилось 9 гигабайт информации. Документы сканируются и хранятся в графических файлах, что позволяет оставлять неизменным электронный облик документа, который при необходимости выгружается из системы «Дело», распознается пользователем и может в дальнейшем использоваться в работе в любом текстовом редакторе.

В настоящее время регистрация документов распределена на 4 рабочих места. Три сотрудника регистрируют входящие и внутренние документы, в зависимости от их вида, и один сотрудник регистрирует исходящие документы. При этом сохраняется целостность базы, так как регистрация осуществляется в единой центральной картотеке. Документ регистрируется единожды, и в дальнейшем в процессе работы пользователи обращаются к первичной регистрационной карточке. При регистрации документа заполняется электронная регистрационная карточка и происходит сканирование документа, электронный образ которого прикрепляется к ней.

Реализация проекта была начата в мае 2008 года сразу в отношении входящих, внутренних и исходящих документов и на всех рабочих местах пользователей одновременно.

Опытная эксплуатация продолжалась в течение полугода, после этого система была принята актом, и мы приступили к промышленной эксплуатации, которая продолжается по сегодняшний день.

Особенность функционирования законодательного органа государственной власти накладывает свой отпечаток и на работу пользователей системы «Дело». Каждый вид пользователей в зависимости от функциональных обязанностей имеет и разные полномочия в системе «Дело». Немаловажным было и то, что депутатский корпус Законодательного Собрания Омской области в своей основной массе не работает в Законодательном Собрании на постоянной основе, из семи председателей комитетов нет ни одного, работающего на постоянной основе. Таким образом, были определены должностные лица, уполномоченные от имени председателей комитетов работать в системе «Дело», вносить резолюции и отчеты по исполнению документов.

Для обслуживания системы «Дело» используется отдельный сервер, на котором установлено программное обеспечение и происходит накопление и пополнение базы документов.

В настоящее время оперативная и архивная базы не разделены, так функциональные возможности сервера позволяют системе работать в обычном режиме без потери качества и быстродействия. Судя по динамике накопления материалов, стандартные 5 лет хранения оперативной информации будут выдержаны, после этого документы будут оформляться на архивное хранение, то есть мы вплотную подойдем к задаче формирования электронного архива.

Если проанализировать объем документов, проходящих через систему «Дело», в отношении общего объема документов, по состоянию на 2009 год, то сложилась следующая картина: внутренние и исходящие документы стопроцентно включены в электронный документооборот, входящие документы включены в электронный документооборот на 26,5%. Такой низкий процент объясняется тем, что большой массив депутатской корреспонденции, около 44% всей входящей корреспонденции, проходит в Законодательном Собрании только первичную обработку, в дальнейшем передается помощникам депутатов, которые в приемных депутатов осуществляют основную регистрацию такой корреспонденции и дальше работают с ней самостоятельно. Если говорить в абсолютных цифрах, то, по состоянию на 2009, год мы имеем:

- почти 19 тысяч входящих писем, из них в системе «Дело» зарегистрировано 5 тысяч документов;

- около одной тысячи единиц внутренней переписки;

- около 13 тысяч исходящих документов.

Система обеспечивает функционирование смешанного документооборота, то есть поддерживает рабочий цикл бумажного входящего и бумажного исходящего документа, которые не изменились, документы поступают к нам на бумажном носителе, документы отправляются от нас также на бумажном носителе. При этом обеспечивается полноценное формирование базы данных всех документов, исчезла необходимость какого-либо внутреннего копирования документов для нужд исполнителей. Поручение и исполнение поручения оформляется в электронном виде. Исполнитель конкретного документа работает с электронной карточкой документа и электронным образом документа, не имея на руках бумажную копию. В отношении внутренних документов все стало еще проще. Многие виды документов, такие как служебная записка, поручение, стали существовать в основном только в электронном виде.

Велось отслеживание динамики роста документооборота на протяжении многих лет. Если в период становления Законодательного Собрания Омской области, начиная с 1994 года, в среднем годовой документооборот составлял примерно 5 тысяч документов в 1994 году, к 2000 году он вырос до 17 тысяч документов, в 2005 году – почти 24 тысячи документов, 2006 год – около 35 тысяч документов, 2007 и 2008 годы – соответственно 34 и 39 тысяч документов, то после введения электронного документооборота в 2009 году эта цифра составила 32 тысячи документов, то есть произошло снижение общей цифры на 7 тысяч единиц. Согласитесь, это немало.

Но не только абсолютными цифрами нужно измерять полученный эффект внедрения системы электронного документооборота. Произошло не только количественное изменение документооборота, произошло качественное изменение работы с документами и исполнительской дисциплины.

Изменилась система контроля исполнения документов, практически у исполнителей отпала необходимость осуществлять бумажный самоконтроль и вести знакомые всем записи в ежедневниках с напоминанием подготовить проект того или иного документа. Любой исполнитель, войдя в свой рабочий электронный кабинет в системе «Дело», имеет возможность видеть все поручения, в том числе срок исполнения которых истек или истекает. Есть возможность формирования собственных папок с необходимым набором определенных документов.

Поисковые возможности системы трудно переоценить. Сформировалась информационная база, банк документов, доступный для работы. Не только регистраторы, но все пользователи системы имеют возможность осуществлять поиск необходимых документов по заданным реквизитам, это во многом разгрузило сотрудников отдела документационного обеспечения. При этом у регистраторов появилось дополнительное время для более внимательной и тщательной работы с документами, а, следовательно, более качественной их обработки.

Сейчас мы идем по пути расширения функциональных возможностей системы и обработки новых видов документов.

В июле 2009 года распоряжением Председателя Законодательного Собрания Омской области была утверждена процедура управления документами законодательного процесса в системе автоматизированного делопроизводства и документооборота Законодательного Собрания Омской области. С этого периода началось формирование единой базы по законодательному процессу, включающей в себя весь массив информации и документов, сопровождающих законотворческий процесс. В настоящий момент каждый проект закона, находящийся на рассмотрении в Законодательном Собрании Омской области, имеет свой паспорт. Войдя в паспорт проекта, вы всегда отследите актуальную информацию, можете посмотреть, в какой стадии рассмотрения находится проект, какие замечания и предложения либо поправки и каких субъектов поступили к данному законопроекту, ознакомиться с постановлениями Законодательного Собрания по данному проекту. Информация всегда поддерживается в актуальном состоянии. Документы законодательного процесса также формируются в единой центральной картотеке.

С ноября 2009 года идет накопление документов в рамках государственного систематизированного учета законов Омской области и постановлений Законодательного Собрания Омской области нормативного характера. С этой целью в базе данных идет регистрация еще нескольких новых видов документов.

Таким образом, система является живым организмом, постоянно подстраивается под текущие нужды государственного органа.

Для обеспечения сохранности базы данных и избежания непредвиденной ситуации полной либо частичной утери электронной базы ведется постоянное оперативное почасовое копирование баз, информация хранится в течение пяти дней. Таким образом, в случае какой-либо аварийной ситуации мы имеем возможность полностью восстановить базу данных по состоянию на последний час работы.

Конечно, внедрение не всегда проходило гладко. Но был большой плюс – стремление руководства внедрить эту систему. Также немаловажным было и то, что сначала были тщательно подготовлены и проработаны нормативные документы, регламентирующие работу системы, проведено обучение всего персонала, а уже затем наступил этап внедрения. С проблемой человеческого фактора, нежелания или невозможности сотрудников работать в рамках автоматизированного документооборота мы почти не столкнулись. Конечно, на первых порах, особенно первые 2 или 3 недели, приходилось подсказывать и показывать некоторые операции, но постепенно с приобретением пользовательского навыка и эта необходимость отпала. В настоящий момент обучение и консультации проводятся только для сотрудников, впервые начинающих работу в системе «Дело».

В перспективе - внедрение электронной цифровой подписи. В настоящий момент функциональные возможности системы позволяют обходиться без нее. Но внешний обмен электронными документами неизбежно приведет нас к этому. Пока не решена проблема электронной рассылки документов заседания Законодательного Собрания для депутатов. В настоящий момент документы копируются на бумаге и выдаются депутатам в бумажном виде. Не сформирован электронный архив документов Законодательного Собрания предыдущих созывов, хотя в этом есть необходимость. В дальнейшем при внедрении в организации электронного документооборота будет идти постоянное пополнение архивных фондов из документов, находящихся в работе.