Особенности сборки. «eDocLib: Актив Бизнес»

На пути к «eDocLib: Актив Бизнес»

«На наш взгляд, потребность таких решений в секторе малого и среднего бизнеса достаточно высока. Любое современное предприятие, с численностью офисно-менеджерского состава от 10-15 человек, в той или иной степени нуждается и в средствах управления взаимодействием команды, и в элементарных функциях CRM, причем и потребности в базовых функциях классического делопроизводства тоже присутствуют, - рассказывает о предпосылках создания «eDocLib: Актив Бизнес» Андрей Балабанов, генеральный директор компании «Корпоративные Системы - Консалтинг» (www.cs-consult.ru). - А что есть на рынке? Мы сами проходили это путь, поэтому знакомы с ситуацией не понаслышке. Есть много систем для автоматизации документооборота, но управление задачами (безотносительно документов) в них, как правило, приемлемо реализовать не получается. Есть хорошие CRM-системы, но они либо очень громоздки для малого и среднего бизнеса, либо живут «сами по себе» и с трудом интегрируются с теми же СЭД. Причем, обойтись без такой интеграции трудно, так как те же договоры согласуются и учитываются, по ним ведется переписка и так далее. Есть программное обеспечение, позволяющее автоматизировать управление задачами, но опять-таки возникает вопрос, как эти задачи увязать с теми же договорами. Опять интегрировать? Нет у SMB таких ресурсов, ни денежных, ни кадровых – просто нет ИТ-специалистов, которые бы все это «сшивали». Получатся, что либо очень дорого, либо очень сложно с большим количеством «швов», - резюмирует г-н Балабанов. - Поэтому, с нашей точки зрения, и нужно было создать простую и надежную систему «Plug and Play» за разумные деньги. Тогда мы проанализировали свои потребности, как типичного малого предприятия, пообщались с предприятиями-коллегами, вспомнили потребности наших клиентов по СЭД и – получился «Актив Бизнес».

Работы над «eDocLib: Актив Бизнес» начались довольно давно, прототип делался еще на платформе eDocLib 2.4. Как рассказал Андрей Балабанов, работы шли в основном в перерывах между реализацией коммерческих проектов, а тестирование решения проводилось на собственной компании – решение использовалось в компании около года. Кроме того, работа «eDocLib: Актив Бизнес» демонстрировалась партнерам, а затем уже, по итогам тестирования и демонстрации, было создано «коробочное» решение – уже на базе eDocLib 2.5. 

Версия 2.5

eDocLib – это универсальная платформа управления документами и информацией  и взаимодействием персонала. Среди основных функций решения – управление документами, образами документов (Document Imaging), электронными записями (ERM) и данными,  рабочими процессами (Workflow), веб-контентом (WCM) и мультимедиаконтентом (DAM), а также знаниями (Knowledge Management). Также решение позволяет организовать коллективную работу (Сollaboration) и создавать пользовательские порталы.

eDocLib 2.5 – новая версия ECM-системы, официально представленная лишь в декабре текущего, 2010, года. Основные изменения, появившиеся в версии 2.5, коснулись интерфейса, который стал еще более Windows-ориентированным, возможностей поиска и интеграции с другими приложениями, настройки и администрирования.

Что касается интеграции, то письма, находящиеся в Microsoft Outlook, можно регистрировать в eDocLib в качестве документов, а документы eDocLib можно рассылать с помощью Outlook. При этом регистрация в  eDocLib может быть как ручной, так и автоматической, т.е. заданной заранее.  Интеграция с системой поточного сканирования позволяет запустить процесс сканирования из системы eDocLib и прикрепить к рабочей карточке документа его отсканированный электронный образ.

Для большего упрощения системы поиска появилось понятие плавающего диапазона, т.е. можно задать не только точную дату для поиска, но и диапазон в несколько дней вокруг этой даты. Представлена возможность поиска документа по дате последнего редактирования или «по всему» - и по реквизитам, и по содержимому файла. Кроме того, поисковый запрос, используемый для добавления ссылок, теперь может быть настроен каждым пользователем по своему усмотрению.  

В  eDocLib 2.5 реализован новый механизм вывода данных секций документов в результатах поиска, причем свойства секции при создании запроса позволяют настроить вид отображения данных. Можно выбрать максимально отображаемое количество записей секции или использовать таблицу, с помощью которой настраивается порядок вывода отдельных реквизитов. Еще одно нововведение – возможность задать формат печатной формы, в котором будет выводиться список найденных документов.

В новой версии решения, как рассказали в компании ЭОС, доработаны механизмы ввода информации в систему. Так, eDocLib 2.5 поддерживает работу с системой поточного сканирования, что позволяет организовать перевод данных с бумажных носителей в ECM-систему максимально быстро. В утилите экспорта/импорта появилась возможность сохранения пользовательских настроек для последующего использования.  

Для разработчиков, использующих eDocLib в качестве платформы для создания собственных приложений, предоставлена возможность выполнения программного кода на языке С# при загрузке и завершении работы с документом, а также механизм обработки событий (триггеров).

«eDocLib: Актив Бизнес»

Функционал разработанного «Корпоративные Системы – Консалтинг» приложения «eDocLib: Актив Бизнес» довольно широк. В частности, решение может обеспечить автоматизацию документооборота на предприятии, ведение договоров, управление взаимоотношениями с клиентами, базовые функции Help desk/Service desk, управление корпоративным контентом и заданиями, а также интеграцию с MS Outlook и КПК.

К примеру, с помощью решения можно организовать учет входящих, исходящих и внутренних документов, генерацию печатных форм типовых документов по шаблонам, контроль исполнения, движения и возврата оригиналов, сканирование документов, контроль исполнения поручений по документам, их электронное визирование и согласование.

Что касается CRM-функционала, то в решении охвачены задачи и маркетинга, и продаж. Для сбора и обработки предварительных запросов потенциальных клиентов существуют документы «Интерес» и «Возможная сделка», а для дальнейшей работы менеджеров по продажам в «eDocLib: Актив Бизнес» используются «Коммерческое предложение», «Проект договора», «Поручение», «Задача», «Звонок», «Встреча», «e-mail». В компании отмечают, что «в данной версии конфигурации «eDocLib: Актив Бизнес» не акцентировали внимание на таких функциях, как разработка маркетинговых акций, предложений, заданий для телемаркетинга и т.п. В случае интереса заказчиков к этим функциям соответствующая бизнес-логика будет проработана в последующих версиях конфигурации».

В рамках ведения договоров и другой коммерческой документации «eDocLib: Актив Бизнес» позволяет обеспечить учет договоров любого типа с возможностью создания индивидуальной регистрационной карточки для договора каждого типа, учет актов с возможностью генерации стандартной печатной формы акта по шаблону на основании данных регистрационной карточки. Также есть возможность вести учет бухгалтерских документов: счетов, счетов-фактур, накладных. Кроме того, для всех документов можно организовать хранение их файлов, сканирование и хранение образов, прописать маршруты движения документов по организации, предоставить возможность для коллективной работы над документом и обеспечить контроль исполнения.

Еще одной особенностью решения является функция связывания, которая позволяет видеть каждый документ «в окружении» логически связанных с ним документов – к примеру, договор и связанные с ним счета и акты. Заметим, что решение обеспечивает возможность управления и неструктурированными документами – такими как деловая переписка или мультимедийные документы.

Благодаря интеграции с приложением Microsoft Outlook и мобильными устройствами (КПК, смартфоны)  «eDocLib: Актив Бизнес» обеспечивает синхронизацию контактов и задач, регистрацию e-mail. Таким образом, мобильные сотрудники могут автоматически синхронизировать наиболее важные для работы данные с MS Outlook на своем ноутбуке или с КПК.   

Базовые функции автоматизации сервисной службы (Help desk/Service desk), включенные в «eDocLib: Актив Бизнес» позволяют вести учет обращений в службу технической поддержки, автоматический учет обращений по электронной почте и последующей переписки по разрешению проблемы, контроль сроков решения проблем и накопление базы знаний. С помощью функции управления заданиями обеспечивается возможность формирования задач для персонала компании, маршрутизацию заданий и контроль их исполнения, позволяют объединять в единый процесс различные бизнес-функции.  

Андрей Балабанов считает, что именно многофункциональность решения делает его весьма перспективным с точки зрения различных потребителей: «Оно будет очень полезно ИТ-компаниям (интеграторам, аутсорсерам и т.п.) – кроме управления задачами, договорами и взаимоотношениями с клиентами, для них в «Актив Бизнес» есть еще и блок функций для автоматизации службы технической поддержки. Интересно данное решение и для инжиниринговых компаний: в этом бизнесе есть потребность и в ведении договоров, и в организации работы команды по исполнению проекта или договора, есть достаточно серьезная официальная переписка. Среди потенциальных пользователей «eDocLib: Актив Бизнес» - торговые компании и сети магазинов, строительные компании. Спектр применения нашего приложения очень широк, так как практически любая компания, которая прошла этап становления, готова активно применять в повседневной работе современные информационные технологии и ищет пути организации максимально эффективной работы персонала, четкой и эффективной работы с клиентами, минимизации издержек при работе с документами и так далее», - подчеркивает г-н Балабанов.

Путевка в жизнь

Несмотря на тот факт, что решение фактически еще является новым, уже есть реализованный проект – в его рамках «eDocLib: Актив Бизнес» запущено в эксплуатацию. Заказчиком в данном случае выступает петербургская компания «Международная энергосберегающая корпорация» (www.iescorporation.org). Это компания, выполняющая широкий комплекс работ на промышленных предприятиях и в сетях в области энергетике: от энергоаудита допроектных решений в вопросах электроснабжения, энергосбережения, качества электроэнергии, генерации, тригенерации, отопления, водоснабжения до изготовления запроектированных изделий «в железе», проведении шефмонтажа и пуско-наладки систем на объектах, получения разрешения на ввод в эксплуатацию. Дополнительно компания осуществляет сервисное обслуживание предприятий, модернизацию, техническую поддержку и  ремонт оборудования заказчиков.

«Изначально мы несколько сомневались, подойдет ли им наш «коробочный» вариант, - рассказывает Андрей Балабанов, - или придется на его базе модифицировать конфигурацию, адаптируя под достаточно специфическую деятельности компании. Однако этого делать не пришлось: оказалось, что здесь присутствуют все те же бизнес процессы, все те же злободневные задачи».

Сейчас в стадии обсуждения находится проект по интеграции «eDocLib: Актив Бизнес»  в одной из алтайских строительных компаний.

Г-н Балабанов замечает, что в продвижении «eDocLib: Актив Бизнес» есть некоторые особенности: «Продвижение приложений для системы «ДЕЛО», конечно, очень специфично. Здесь рынок заранее ограничен теми заказчиками, которые или уже используют эту СЭД и нуждаются в дополнительных возможностях, или планируют применять «ДЕЛО» и оценивают набор дополнительных сервисных компонентов.  Продвигаются приложения, соответственно, только через партнерскую сеть ЭОС. А вот «eDocLib: Актив Бизнес» - совсем другая история. Это самостоятельное и самодостаточное прикладное решение, решающее широкий круг насущных бизнес-задач, к тому же имеющее широкие возможности интеграции с другими системами. Так что рынок широк, потенциальные потребители очень разные. Для одних ценность решения в том, что, быстро заполнив справочники, они решили одним продуктом несколько задач. Другие могут использовать «eDocLib: Актив Бизнес» как первый «кирпичик» ECM-системы, охватывающей их предприятие. И здесь круг потенциальных клиентов не замыкается представителями SMB. Ведь мы легко можем дополнить базовое решение «eDocLib: Актив Бизнес», допустим, неким модулем автоматизации специфических бизнес-процессов. Или дополнить базовый набор документов какими-то очень специфическими формами. Можно в этой же системе организовать хранение и управление неструктурированной информацией и так далее. Поэтому «eDocLib: Актив Бизнес» мы намерены продвигать широко, в том числе и в Интернете, а возможно и через компании, занимающиеся продажей «коробочного ПО».

Копилка для приложений

«eDocLib: Актив Бизнес» - не первое приложение, разработанное специалистами компании «Корпоративные Системы - Консалтинг» на базе решений ЭОС. «У нас есть ряд дополнительных приложений для системы «ДЕЛО», продукта, внедрением которого наша компания занимается уже почти 11 лет, - поясняет г-н Балабанов. - Наиболее востребованное из них – это «Мониторинг документов», приложение, обеспечивающее удобные и широкие возможности оповещения пользователей о событиях в СЭД. Число ее инсталляций перевалило уже за 1500 рабочих мест. Из новых и также достаточно удачных и интересных наших решений выделю приложение «ЭДО – Филиал», использующее криптографическую платформу «КАРМА». Оно предназначено для организации электронного документооборота в рамках больших корпоративных структур со значительным количеством подведомственных организаций или структурных подразделений – таких как администрация субъекта РФ, администрации городов и так далее. Наше приложение позволяет обеспечить прием и чтение документов, отправленных из головной организации средствами системы «ДЕЛО» в адрес подведомственных структур, не оснащенных системой «ДЕЛО». Это был наш первый опыт создания решения на базе «КАРМА». Есть еще ряд решений, использующих подсистему «Управления процессами» для системы «ДЕЛО».