Офис на выезде

Прежде всего, отметим, что, по заверениям самих производителей решений для организации электронного документооборота, превратить свой обычный офис в мобильный не только реально, даже если СЭД уже давно внедрена, но и довольно просто. Правда, надо при этом понимать, что решение одного вендора вряд ли можно будет интегрировать с решением другого. Т.е. если в компании внедрена система электронного документооборота определенного разработчика, то и решения для организации мобильного офиса лучше приобретать у него.

Еще один страх связан с тем, что подобные решения довольно-таки новые, а следовательно, могут быть еще не до конца «обкатанными», протестированными и доведенными до ума. В действительности, это не совсем так. В частности, решения для работы на ноутбуках представлены на рынке уже давно: программный продукт «ДЕЛО-WEB» компании ЭОС, к примеру, существует с 1999 года. А он – в качестве надстройки над системой электронного документооборота «ДЕЛО» – как раз и позволяет обеспечить сотруднику web-доступ ко всем данным и функциям СЭД для полноценной работы с документами, не зависимо от того, где он находится – в командировке, просто вне офиса или за своим рабочим столом. Для успешной организации удаленной работы, кроме СЭД «ДЕЛО», достаточно web-браузера Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (и выше) или полностью совместимого с ним программного обеспечения. Правда, работает данное приложение не только на ноутбуках, но и на других гаджетах с ОС Windows.  

Другое дело, если хочется воспользоваться новинкой последнего времени — планшетными компьютерами или смартфонами (многие из них работают на других операционных системах). Решения для работы с электронным документооборотом с помощью этих устройств действительно являются довольно новыми, однако длительный опыт работы с СЭД фактически является гарантией того, что сбоев не будет – сырой продукт на рынок никто не выпустит.

Однако решений для этого сегмента гаджетов (планшетные компьютеры и мобильные телефоны) пока не очень много. В линейке ЭОС, одной из первых выпустившей на рынок подобные решения, два приложения – «Мобильный кабинет» и «АРМ руководителя» – обе системы в настоящее время выходят на рынок. «Мобильный кабинет» доступен для использования на любом мобильном устройстве, способном работать с электронной почтой, вне зависимости от операционной системы  – работа может осуществляться как на смартфоне, так и на простом бюджетном сотовом телефоне. Приложение позволяет пользователю получать сообщения о необходимости работы с тем или иным документом, после чего сотрудник может просмотреть присланный договор или проект резолюции, скорректировать и утвердить его, завизировать, просмотреть присланные файлы, ввести отчет об исполнении поручения, новую резолюцию на документ или добавить новые файлы. Все общение с СЭД происходит путем цифровых команд (фактически это напоминает USSD-меню сотовых операторов). Отправленная команда будет отражена в СЭД.

Ситуация 1: Необходимо срочно согласовать текст договора, но один из сотрудников, ответственных за согласование (который должен завизировать текст перед подписанием), находится в командировке. С помощью решения «Мобильный кабинет», интегрированного в основную СЭД, ему направляются электронные письма, которые он обрабатывает прямо на своем мобильном телефоне. Отвечая на письма, сотрудник корректирует договор и затем визирует его так, как если бы он находился на своем рабочем месте. 

Второе решение, «АРМ Руководителя», является системой совсем другого класса и представляет собой программу, которая устанавливается на планшетный компьютер руководителя и интегрируется с существующей СЭД компании. Планшет можно выбрать практически любой – в соответствии с пожеланиями руководителя и финансовыми возможностями компании: главное – чтобы ПК работал под ОС Windows 7 и был установлен Office 2010.

«АРМ Руководителя» предоставляет своему обладателю возможность работать с электронными документами еще более просто – практически как с бумажными аналогами. Кардинальное отличие «АРМ Руководителя» в том, что его пользователю не нужны специальные знания и умения в работе с СЭД: все, что от него требуется – открыть документ и прямо на его тексте написать резолюцию. Сделать это можно наиболее привычным способом: стилусом или пальцем – прямо на открытом документе (разумеется, если это позволяет делать само устройство). Главной особенностью «АРМ Руководителя» является  возможность получения документа для утверждения проекта резолюции, визирования проекта документа или подписания проекта документа – т.е. в этом решении реализованы только те функции, которые необходимы топ-менеджеру, и умышленно убраны все рутинные делопроизводственные операции.

Ситуация 2: Руководитель компании постоянно находится в разъездах. Для организации мобильной работы он использует планшетный ПК с установленным решением «АРМ руководителя». Задействовав мобильные каналы передачи данных, система получает информацию от основной СЭД. При этом договор, который завизировал сотрудник из предыдущего примера, оперативно попадает  на подпись к руководителю без лишней информации – интерфейс освобожден от таких функций, как делопроизводство, контроль исполнения, отчетность и пр. Таким образом, начальник может легко сосредоточиться на содержании документа и принятии решения по нему. Руководитель использует стилус для выделения тех отрывков в тексте договора, которые его не устраивают, а также наговаривает устные замечания. Вся эта информация автоматически синхронизируется посредством мобильного Интернета, и подчиненные, находящиеся в центральном офисе, в режиме реального времени вносят исправления  в договор, руководствуясь указаниями начальства.

В итоге вся сложность сводится к одному: необходимо выбрать гаджеты для сотрудников, которым необходимо удаленное присутствие в СЭД. Так что все зависит преимущественно от финансовых возможностей компании: можно обойтись бюджетными сотовыми терминалами, а можно предпочесть им планшетные ноутбуки. Конечно, нужно учитывать и личные предпочтения – особенно это касается топ-менеджеров, так как именно руководители часто лоббируют ту или иную систему в зависимости от того, что именно «им удобно».